So erstellen Sie eine KI-generierte Meeting-Zusammenfassung

Meetings zusammenzufassen hilft Teams, auf Kurs zu bleiben, Entscheidungen nachzuverfolgen und Aufgaben im Blick zu behalten – aber das Schreiben solcher Zusammenfassungen kann mühsam und zeitaufwendig sein. Mit KI-Tools wie ChatGPT oder Flowhunt verwandeln Sie jedes Meeting-Transkript sofort in eine professionelle, teilbare Zusammenfassung und gewinnen so Zeit für wertvollere Aufgaben.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ob Sie im HR, als Admin oder Projektkoordinator tätig sind – mit KI eine Meeting-Zusammenfassung zu erstellen, ist ganz einfach. So geht’s in wenigen Minuten:

1. Meeting-Transkript vorbereiten

Ein klares Transkript ist die wichtigste Grundlage für Ihre KI-Zusammenfassung. Die meisten modernen Meeting-Plattformen (Zoom, Teams, Google Meet) erstellen automatisch Transkripte. Falls Sie zusätzlich eine Agenda oder Notizen haben, legen Sie diese bereit. Sie bieten mehr Kontext, sind aber optional.

2. KI-Prompt formulieren

Der Prompt, den Sie der KI geben, bestimmt die Qualität Ihrer Zusammenfassung. Für eine allgemeine, professionelle Meeting-Zusammenfassung nutzen Sie einen Prompt, der klar und präzise ist, aber nicht auf eine bestimmte Rolle oder Abteilung zugeschnitten.

Sie sind ein Experte im Zusammenfassen von Meetings. Erstellen Sie auf Basis des folgenden Transkripts (und optionaler Agenda/Notizen) eine prägnante, gut lesbare Zusammenfassung, die für alle Teilnehmenden geeignet ist. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Diskussionspunkte, Kernentscheidungen und alle Aufgaben. Vermeiden Sie rollenbezogene Details oder Fachjargon und sorgen Sie dafür, dass die Zusammenfassung für jede anwesende Person leicht verständlich ist. Falls Agenda oder Notizen vorliegen, nutzen Sie diese zur Gliederung; andernfalls strukturieren Sie logisch nach eigenem Ermessen.
[HIER TRANSKRIPT EINFÜGEN]

3. In einen KI-Chatbot einfügen

Kopieren Sie Ihr Transkript sowie ggf. Agenda oder Notizen und fügen Sie alles zusammen mit Ihrem Prompt in ChatGPT, Flowhunt oder ein anderes KI-Chatbot-Tool ein. Warten Sie kurz. Die KI liefert Ihnen eine klar strukturierte Zusammenfassung, die Sie direkt teilen können.

Hier ein Beispiel für einen komplett ausgefüllten Prompt:

Sie sind ein Experte im Zusammenfassen von Meetings. Erstellen Sie auf Basis des folgenden Transkripts (und optionaler Agenda/Notizen) eine prägnante, gut lesbare Zusammenfassung, die für alle Teilnehmenden geeignet ist. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Diskussionspunkte, Kernentscheidungen und alle Aufgaben. Vermeiden Sie rollenbezogene Details oder Fachjargon und sorgen Sie dafür, dass die Zusammenfassung für jede anwesende Person leicht verständlich ist. Falls Agenda oder Notizen vorliegen, nutzen Sie diese zur Gliederung; andernfalls strukturieren Sie logisch nach eigenem Ermessen.
[TRANSKRIPT BEGINNT]
Moderatorin (Anna): Guten Morgen zusammen. Starten wir mit dem ersten Punkt auf der Agenda: Q3-Marketing-Ergebnisse.
James: Wir verzeichnen einen Anstieg von 12 % beim Engagement in den sozialen Medien, vor allem durch die neue Videokampagne. Allerdings sind die Klickraten bei E-Mails um 5 % gefallen.
Priya: Wir sollten unsere E-Mail-Strategie überdenken. Die Inhalte wurden seit Monaten nicht mehr aktualisiert.
Anna: Notiert. Wir vereinbaren nächste Woche einen Folgetermin mit dem Content-Team.
Nächster Punkt – Website-Relaunch. Mark, kannst du uns ein Update geben?
Mark: Das Entwicklerteam hat 80 % der Frontend-Arbeiten abgeschlossen. Bei der mobilen Optimierung gibt es Verzögerungen durch unerwartete CMS-Probleme.
Anna: Wann können wir mit einer Lösung rechnen?
Mark: Wir haben den Zeitplan angepasst. Die mobile Optimierung sollte bis zum 10. August fertig sein.
Anna: Super, danke. Gibt es Neuigkeiten zum Onboarding-Prozess für Kunden?
Lena: Wir haben ein Einführungsvideo ergänzt und die Anzahl der Formulare reduziert. Das erste Feedback ist vor allem von EU-Kunden positiv.
Anna: Sehr gut. Bitte das Feedback zusammentragen und im Slack-Kanal teilen.
Gibt es noch Anmerkungen?
James: Erinnerung: Die Q4-Planungssitzung findet am 15. statt.
Anna: Danke. Das Meeting ist beendet.
[TRANSKRIPT ENDET]

{< lazyimg src="/images/academy/42.png" alt=“Screenshot der KI-generierten Meeting-Zusammenfassung” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Vorteile und Nachteile

Fazit

Mit nur einem Transkript und einem einfachen Prompt können Sie per KI klare, handlungsorientierte Meeting-Zusammenfassungen in wenigen Minuten erstellen. Dieser Ansatz vereinfacht die Dokumentation, sorgt für Konsistenz und verschafft Ihnen Freiraum für wichtigere Aufgaben. Ein echter Gamechanger für vielbeschäftigte Profis, die Teams auf dem Laufenden halten wollen – ohne stundenlanges Mitschreiben.

Bereit, Ihre Meetings effizienter und produktiver zu gestalten? Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Meeting-Notizen, verabschieden Sie sich von manuellen Zusammenfassungen und verwandeln Sie jedes Gespräch in klare, umsetzbare Erkenntnisse.
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