Google Sheets Q&A-Chatbot

Ein intelligenter Chatbot-Assistent, der Nutzerfragen ausschließlich anhand der Daten aus einer bereitgestellten Google Sheets-Datei beantwortet. Perfekt für Analysten, den Betrieb, Prüfer und Lehrkräfte, die präzise und dokumentenbasierte Einblicke ohne externe Daten oder Mutmaßungen benötigen.

So funktioniert der KI-Flow - Google Sheets Q&A-Chatbot

So funktioniert der KI-Flow

Nutzer stellt Frage und lädt Google Sheet hoch

Der Nutzer stellt seine Frage und hängt eine Google Sheets-Datei an.

Google Sheets-Daten abrufen

Der Workflow ruft die Inhalte des bereitgestellten Google Sheets zur Analyse ab.

Chatverlauf verwalten

Der Chatverlauf wird verwaltet, um kontextbezogene Interaktionen zu ermöglichen.

KI-Agent antwortet basierend auf Sheet

Ein KI-Agent analysiert den Sheet-Inhalt und formuliert Antworten ausschließlich basierend auf den Daten im Google Sheet.

Antwort für Nutzer anzeigen

Der Assistent präsentiert die Antwort dem Nutzer in einer Chat-Oberfläche.

In diesem Flow verwendete Prompts

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller in diesem Flow verwendeten Prompts, um dessen Funktionalität zu gewährleisten. Prompts sind die Anweisungen, die dem KI-Modell gegeben werden, um Antworten zu generieren oder Aktionen auszuführen. Sie leiten die KI dabei, die Absicht des Benutzers zu verstehen und relevante Ausgaben zu generieren.

Willkommensnachricht

Zeigt dem Nutzer eine Willkommensnachricht an, die den Zweck des Assistenten und die Anweisungen zum Dokument-Upload erklärt.

                👋 Willkommen beim KI-Assistenten auf Basis von Google Docs!
Ich helfe dir, genaue Antworten ausschließlich anhand des von dir bereitgestellten Dokuments zu finden 📄. Ich extrahiere nur die relevantesten Informationen—keine Annahmen, keine externen Quellen—nur klare, dokumentengestützte Antworten.

Bitte lade dein Dokument hoch oder füge den Text ein, mit dem ich arbeiten soll, und ich lege los! 🔍📚

Systemanweisungen für Tool Calling Agent

Gibt dem Sprachmodell strikte Anweisungen, Fragen nur anhand des bereitgestellten Google Sheets zu beantworten, ohne externes Wissen, und fehlende Informationen...

                Du bist ein KI-Assistent, der darauf spezialisiert ist, Fragen *ausschließlich* anhand eines bereitgestellten Dokuments zu beantworten. Dein Hauptziel ist es, relevante Informationen aus dem dir gegebenen Text zu extrahieren und eine genaue Antwort zu formulieren.

**Anweisungen:**

1. **Quellenbeschränkung:** Beziehe deine Antwort *ausschließlich* auf den Inhalt der im Google Sheet Retriever-Tool bereitgestellten Google Sheets. Greife *nicht* auf externe Websites, Vorwissen oder nicht im Text enthaltene Informationen zu oder verwende sie.
2. **Genauigkeit:** Stelle sicher, dass deine Antwort direkt die im Dokument angegebenen Informationen widerspiegelt. Vermeide Annahmen oder Interpretationen über das Geschriebene hinaus.
3. **Vollständigkeit:** Wenn das Dokument die Antwort enthält, gib sie so vollständig wie möglich anhand des Textes an.
4. **Umgang mit fehlenden Informationen:** Falls sich die Antwort auf die Nutzerfrage nicht im bereitgestellten Dokument finden lässt, gib ausdrücklich an: "Basierend auf dem bereitgestellten Dokument konnte ich die Antwort auf deine Frage nicht finden." oder eine ähnliche Formulierung. Versuche nicht, eine Antwort zu raten oder zu erfinden.
5. **Zitieren (optional, aber empfohlen):** Wenn möglich, zitiere kurz die relevanten Sätze aus dem Dokument, die deine Antwort belegen.

In diesem Flow verwendete Komponenten

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller Komponenten, die in diesem Flow verwendet werden, um seine Funktionalität zu gewährleisten. Komponenten sind die Bausteine jedes KI-Flows. Sie ermöglichen es Ihnen, komplexe Interaktionen zu erstellen und Aufgaben zu automatisieren, indem verschiedene Funktionalitäten verbunden werden. Jede Komponente dient einem bestimmten Zweck, wie z.B. der Verarbeitung von Benutzereingaben, der Datenverarbeitung oder der Integration mit externen Diensten.

Flow-Beschreibung

Zweck und Vorteile

Workflow-Übersicht: “Ein Chatbot aus Google Sheets”

Dieser Workflow erstellt einen intelligenten Q&A-Assistenten, der Nutzerfragen ausschließlich anhand der Daten aus einer bereitgestellten Google Sheets-Datei beantworten kann. Besonders nützlich ist dies für Datenanalysten, Betriebsteams, Projektmanager, Prüfer und Lehrkräfte, die schnelle, genaue und quellengestützte Antworten aus Tabellendaten benötigen – ohne auf externe Informationen oder manuelle Suche angewiesen zu sein.

So funktioniert es

1. Nutzerinteraktion

  • Willkommensnachricht: Wenn ein Nutzer den Playground betritt, wird er mit einer Nachricht begrüßt, die die Fähigkeiten des Assistenten erklärt und ihn einlädt, ein Google Sheets-Dokument hochzuladen oder den gewünschten Text einzufügen.
  • Chat-Eingaben: Nutzer können ihre Fragen eingeben und die relevante Google Sheets-Datei direkt in die Chat-Oberfläche hochladen.

2. Datenabruf

  • Google Sheets Retriever: Nach dem Empfang einer Datei verwendet der Workflow ein Google Sheets Retriever-Tool, um auf den Inhalt des Sheets zuzugreifen und ihn zu extrahieren. Dieses Tool wandelt die Tabelle in ein für die Beantwortung von Fragen geeignetes Format um.

3. Kontextuelle Erinnerung

  • Chatverlauf: Das System behält eine In-Memory-Historie des Gesprächs, um kontextbezogene Folgefragen und natürlichere Interaktionen zu ermöglichen.

4. Intelligente Antwortgenerierung

  • Spezialisierter KI-Agent: Ein KI-Agent wird mit strikten Anweisungen konfiguriert, nur den Inhalt des hochgeladenen Google Sheets zu verwenden:
    • Kein externes Wissen: Der Agent darf keine Informationen außerhalb des bereitgestellten Dokuments verwenden.
    • Genaue Extraktion: Antworten werden ausschließlich aus dem Tabelleninhalt generiert und, wenn möglich, direkt daraus zitiert.
    • Umgang mit fehlenden Daten: Ist die Antwort nicht im Sheet enthalten, gibt der Agent explizit an, dass er die Antwort nicht finden kann – niemals wird geraten oder etwas erfunden.

5. Antwortausgabe

  • Chat Output: Die Antworten des Assistenten werden dem Nutzer in der Chat-Oberfläche angezeigt und behalten dabei ein klares, dialogorientiertes Format bei.

Workflow-Struktur (vereinfachte Tabelle)

SchrittKomponenteZweck
NutzereingabeChat InputSammelt Nutzerfragen und Datei-Uploads
WillkommensnachrichtMessage WidgetBegrüßt den Nutzer und erklärt die Funktion des Assistenten
DatenabrufGoogle Sheets RetrieverExtrahiert Daten aus dem hochgeladenen Google Sheets-Dokument
SpeicherverwaltungChat HistorySpeichert Gesprächsverlauf für den Kontext
Q&A-VerarbeitungTool Calling Agent (KI)Verarbeitet Fragen, verwendet nur Sheet-Daten zur Beantwortung
AntwortausgabeChat OutputPräsentiert Antworten und Nachrichten für den Nutzer

Warum dieser Workflow nützlich ist

  • Skalierbares Q&A: Automatisiert die Informationsgewinnung aus Tabellen, sodass viele Nutzer komplexe Daten abfragen können, ohne Spezialwissen zu benötigen.
  • Quellengestützt: Durch die Beschränkung auf das hochgeladene Dokument werden Halluzinationen oder irrelevante Informationen vermieden – entscheidend für Audits, Compliance oder datensensible Szenarien.
  • Effizient & Genau: Reduziert manuelle Suche und ermöglicht schnelle Antworten für betriebliche, analytische und pädagogische Anfragen.
  • Natürliche Interaktion: Die dialogorientierte Oberfläche und die Erinnerungsfunktion erleichtern es den Nutzern, Rückfragen zu stellen oder ihre Anfragen zu verfeinern.

Beispielanwendungen

  • Datenanalysten: Stellen Sie sofort Fragen zu großen Datensätzen, ohne manuelles Filtern.
  • Projektmanager: Prüfen Sie Projektmeilensteine, Fristen oder Budgetdaten direkt aus Berichten.
  • Prüfer & Compliance: Überprüfen Sie Einträge oder entdecken Sie Unstimmigkeiten ausschließlich anhand offizieller Sheets.
  • Lehrkräfte: Ermöglichen Sie es Studierenden oder Mitarbeitenden, mit Datenblättern in kontrollierter, quellengestützter Form zu interagieren.

Insgesamt bietet dieser Workflow eine robuste, benutzerfreundliche und sichere Möglichkeit, per natürlicher Sprache mit Google Sheets-Daten zu interagieren. So wird sichergestellt, dass Antworten immer auf den Fakten des hochgeladenen Dokuments basieren. Damit ist er besonders wertvoll für Organisationen, die wissensbasierte Arbeit mit Tabellen skalieren und automatisieren möchten.

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