KI-gestützte Outlook-E-Mail-Antwortautomatisierung

Dieser Workflow automatisiert den Prozess des Empfangens von E-Mails über Outlook, das Extrahieren ihres Inhalts, die Kontextanreicherung mit relevanten Wissensbasis-Dokumenten und die Erstellung professioneller, KI-basierter Antworten. Der KI-Agent kann Antworten direkt über Outlook versenden und so ein vollständig automatisiertes E-Mail-Antwortsystem bereitstellen.

Schritt-für-Schritt-Prozess

1. Empfang und Analyse eingehender E-Mails

• Auslöser: Der Prozess startet, sobald in Outlook eine neue Nachricht eingeht (Knoten „Outlook New Message Received“).
• Extraktion: Die E-Mail-Daten – einschließlich Absender, Empfänger, CC, BCC, Betreff und Nachrichtentext – werden extrahiert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.

2. Datenformatierung

• Umwandlung: Die Rohdaten der E-Mail werden an einen Parsing-Knoten („Parse Data“) übergeben, der sie mithilfe einer Vorlage in Klartext umwandelt. Dadurch ist sichergestellt, dass die Eingabe für den KI-Agenten strukturiert und sauber ist.

3. Wissensanreicherung

• Wissensabruf: Der Workflow integriert das Tool „Document Retriever“. Diese Komponente durchsucht alle angebundenen Wissensquellen (interne Dokumentation, Wikis, FAQs usw.) nach bis zu drei relevanten Dokumenten basierend auf dem Inhalt der eingehenden E-Mail. Die Abrufstrategie stellt eine ausgewogene Abdeckung aus jedem Dokument sicher und bezieht relevante Inhaltsabschnitte und Metadaten ein.

4. KI-gestützte E-Mail-Antwortgenerierung

• Sprachmodell: Das Anthropic KI-Sprachmodell (insbesondere das Modell „Claude 3.5 Haiku“) wird zur Generierung der Antworten verwendet. Das Modell ist mit maximal 4000 Tokens und einer Temperatur von 0 für deterministische, verlässliche Antworten konfiguriert.
• KI-Agent: Das Kernstück des Workflows ist ein KI-Agent mit folgenden Einstellungen:
  • Hintergrundgeschichte: Agiert als „E-Mail-Operator“.
  • Ziel: „Beantworte E-Mails professionell anhand der im Document Retriever bereitgestellten Wissensquelle und verwende den richtigen Ton und das richtige Format.“
  • Tools: Der Agent kann sowohl das Wissensabruf- als auch das Outlook-E-Mail-Versand-Tool nutzen, um Informationen zu suchen und Antworten zu versenden.
  • Performance: Der Agent ist auf bis zu 10 Iterationen eingestellt, mit maximal 300 Sekunden Ausführungszeit und einem Limit von 100 Anfragen pro Minute. Es wird Caching zur Effizienzsteigerung eingesetzt.

5. Verfassen und Versenden von Antworten

• E-Mail-Versand-Tool: Der Agent kann das Tool „Send Email in Outlook“ nutzen. Damit kann er E-Mails verfassen und versenden, einschließlich der Festlegung von Empfängern, CC, BCC, Betreff und Anhängen – der Antwortprozess ist somit vollständig automatisiert.

6. Ausgabe

• Benutzerausgabe: Die finale, von der KI generierte Antwort wird an einen „Chat Output“-Knoten weitergeleitet, der die Nachricht zur Überprüfung oder zum Auditieren in der Benutzeroberfläche anzeigt.

Visuelle Zusammenfassung

Warum dieser Workflow nützlich ist

• Skalierbarkeit: Automatisiert einen zuvor manuellen, zeitaufwändigen Prozess und ermöglicht die schnelle Bearbeitung großer Mengen an E-Mails ohne zusätzlichen Personalaufwand.
• Konsistenz: Gewährleistet professionelle, genaue und markenkonforme Antworten durch Nutzung aktueller interner Wissensquellen.
• Reaktionsfähigkeit: Verkürzt die Antwortzeiten auf Kunden- oder interne Anfragen erheblich.
• Auditierbarkeit: Jeder Schritt ist nachvollziehbar und überprüfbar, unterstützt Compliance und Qualitätskontrolle.
• Erweiterbarkeit: Zusätzliche Wissensquellen oder Tools (z. B. Kalenderintegration, CRM-Aktionen) können für komplexere Workflows einfach eingebunden werden.

Zusammengefasst:
Dieser Workflow ist ideal für Unternehmen, die Kundensupport, interne Helpdesks oder jede Situation automatisieren möchten, in der qualitativ hochwertige, wissensbasierte E-Mail-Antworten in großem Umfang benötigt werden. Er nutzt die Leistungsfähigkeit moderner LLMs, robusten Wissensabruf und nahtlose E-Mail-Integration für eine durchgängige Automatisierungslösung.