KI-Protokoll- und Follow-up-Generator für Meetings

Erstellt automatisch umsetzbare Meeting-Protokolle und Follow-up-E-Mails aus Ihren Meeting-Anhängen mithilfe von KI und exportiert die Ergebnisse als PDF. Ideal zur Optimierung von Meeting-Dokumentation und Kommunikation.

So funktioniert der KI-Flow - KI-Protokoll- und Follow-up-Generator für Meetings

So funktioniert der KI-Flow

Benutzer lädt Meeting-Dateien hoch

Der Benutzer stellt Meeting-Audio- oder Videodateien als Anhänge bereit.

KI extrahiert Kontext und Details

KI verarbeitet die Anhänge, um relevante Meeting-Informationen zu extrahieren.

Protokoll und Follow-up-E-Mail generieren

KI erstellt strukturierte Meeting-Protokolle und eine Follow-up-E-Mail basierend auf den Meeting-Inhalten.

Ergebnisse anzeigen & exportieren

Die generierte Meeting-Zusammenfassung und die Follow-up-E-Mail werden dem Benutzer angezeigt und als herunterladbares PDF exportiert.

Automatisiertes Follow-up versenden

Eine versandfertige E-Mail wird für ein schnelles Follow-up mit den Meeting-Teilnehmern generiert.

In diesem Flow verwendete Prompts

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller in diesem Flow verwendeten Prompts, um dessen Funktionalität zu gewährleisten. Prompts sind die Anweisungen, die dem KI-Modell gegeben werden, um Antworten zu generieren oder Aktionen auszuführen. Sie leiten die KI dabei, die Absicht des Benutzers zu verstehen und relevante Ausgaben zu generieren.

Prompt-Vorlage für Meeting-Protokolle

Prompt-Vorlage zur Generierung von Meeting-Protokollen basierend auf einer detaillierten Protokollvorlage und bereitgestelltem Kontext.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE

In diesem Flow verwendete Komponenten

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller Komponenten, die in diesem Flow verwendet werden, um seine Funktionalität zu gewährleisten. Komponenten sind die Bausteine jedes KI-Flows. Sie ermöglichen es Ihnen, komplexe Interaktionen zu erstellen und Aufgaben zu automatisieren, indem verschiedene Funktionalitäten verbunden werden. Jede Komponente dient einem bestimmten Zweck, wie z.B. der Verarbeitung von Benutzereingaben, der Datenverarbeitung oder der Integration mit externen Diensten.

Flow-Beschreibung

Zweck und Vorteile

Übersicht zum Workflow „Einfache Meeting-Protokolle“

Dieser Workflow mit dem Titel Einfache Meeting-Protokolle ist darauf ausgelegt, den Prozess der Umwandlung von Meeting-Anhängen (wie Audio- oder Videodateien) in gut strukturierte, umsetzbare Inhalte zu automatisieren und zu optimieren. Er erstellt präzise Protokolle und Follow-up-E-Mails und exportiert die Ergebnisse sogar als herunterladbare PDF-Datei. Der gesamte Prozess ist auf minimale Benutzerbeteiligung ausgelegt, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Workflow-Schritte

1. Begrüßung des Benutzers

  • Sobald die Chat-Oberfläche geöffnet wird, erhält der Benutzer eine freundliche Willkommensnachricht.
  • Die Nachricht weist darauf hin, dass der Benutzer seine Meeting-Audio- oder Videodatei anhängen soll, und erklärt, dass der Workflow Folgendes erstellt:
    • Detailliertes Meeting-Protokoll
    • Handlungsorientierte Follow-up-E-Mail

2. Benutzereingabe und Anhang

  • Der Benutzer lädt seine Meeting-Datei über die Chat-Eingabeoberfläche hoch.
  • Das System erfasst den Anhang und bereitet ihn als Kontextinput für die weitere Verarbeitung vor.

3. Protokoll-Erstellung

  • Der Workflow verwendet eine vordefinierte, umfassende Vorlage mit Abschnitten wie Meeting-Titel, Datum, Teilnehmer, Agenda, Diskussion, Aktionspunkte, nächste Schritte usw.
  • Die KI verarbeitet den Inhalt der angehängten Datei, extrahiert relevante Informationen und füllt die Vorlage aus, sodass das Protokoll klar, strukturiert und umsetzbar ist.

4. Erstellung einer Follow-up-E-Mail

  • Basierend auf demselben Meeting-Kontext wird eine Follow-up-E-Mail generiert.
  • Die E-Mail enthält eine freundliche Einleitung und hängt das vollständige Protokoll an das Ende an, sodass die Empfänger sowohl die Zusammenfassung als auch die Details leicht nachlesen können.

5. Ergebnisdarstellung

  • Das resultierende Protokoll und die Follow-up-E-Mail werden in der Chat-Oberfläche zur sofortigen Überprüfung angezeigt.
  • Der Workflow formatiert den Inhalt zudem in Markdown, um Übersichtlichkeit und Struktur zu gewährleisten.

6. Export als PDF

  • Der Workflow exportiert das generierte Protokoll und die Follow-up-E-Mail automatisch als PDF-Datei.
  • Der Benutzer erhält einen Link zum Herunterladen dieses PDFs, was das Teilen oder Archivieren der Meeting-Dokumentation erleichtert.

Technische Flow-Zusammenfassung

SchrittModulZweck
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetBegrüßung und Anweisungen
2ChatInputEmpfang der Meeting-Datei/des Anhangs
3PromptTemplate (Protokoll) + GeneratorStrukturierte Meeting-Notizen generieren
4PromptTemplate (Follow-up-E-Mail) + GeneratorFollow-up-Kommunikation generieren
5ChatOutputGenerierten Inhalt anzeigen
6PromptTemplate (Kombiniert)Protokoll und E-Mail zur Exportausgabe zusammenführen
7ExportToPDFFileDownloadbares PDF erstellen
8ChatOutputDownload-Link bereitstellen

Warum dieser Workflow nützlich ist

  • Zeitersparnis: Automatisiert die mühsame Erstellung von Protokollen und Follow-ups, die oft wiederkehrend und zeitaufwändig sind.
  • Konsistenz: Stellt sicher, dass jedes Protokoll und jede Follow-up-E-Mail einer professionellen, strukturierten Vorlage folgt.
  • Skalierbarkeit: Kann mehrere Meetings schnell verarbeiten und ermöglicht es Organisationen, die Dokumentation ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu skalieren.
  • Zugänglichkeit: Mit Ausgaben sowohl im Chat als auch als herunterladbare PDF-Dateien wird das Teilen und Archivieren zum Kinderspiel.
  • Handlungsorientiert: Durch die Integration klarer Aktionspunkte und Zusammenfassungen wird die Nachverfolgung nach Meetings verbessert.

Ideale Anwendungsfälle

  • Unternehmen und Teams: Für regelmäßige Teammeetings, Projekt-Updates oder Kundengespräche.
  • Veranstaltungsorganisatoren: Zur Dokumentation von Diskussionen und Entscheidungen bei Events oder Workshops.
  • Akademische und Forschungsgruppen: Um Fortschritte und Aktionspunkte im Blick zu behalten.
  • Remote-Arbeit: Besonders effektiv für verteilte Teams, die konsistente Kommunikation benötigen.

Fazit

Der Workflow Einfache Meeting-Protokolle automatisiert die Umwandlung von Meeting-Aufzeichnungen in umsetzbare Dokumentation, kombiniert KI-gestützte Inhaltsextraktion, professionelle Formatierung und automatisierten Export. Er ist ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die die Meeting-Administration optimieren, Follow-ups verbessern und die Effizienz ihrer Organisation steigern möchten.

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