Einen Kontakt in HubSpot aktualisieren

Das manuelle Verwalten Ihrer CRM-Kontakte verlangsamt Ihren Arbeitsablauf und birgt Fehlerpotenzial. Diese Komponente bietet eine intelligentere Möglichkeit, Ihre HubSpot-Kontaktliste zu pflegen und zu erweitern, indem Kontakte automatisch anhand von Daten aus Ihren bestehenden Tools, Gesprächen und anderen Quellen aktualisiert werden.

Was ist die Komponente “Einen Kontakt in HubSpot aktualisieren”

Die Komponente “Kontakt in HubSpot aktualisieren” ermöglicht es Ihnen, Ihre HubSpot-Kontakte in all Ihren Workflows automatisch zu aktualisieren. Egal, ob Sie Leads aus einem Chatbot, einem Dokument oder einer Drittanbieter-App erfassen – dieses Tool spart Zeit und hält alles synchron.

Hauptvorteile dieser Komponente

• CRM automatisch aktuell halten: Kein mühsames Suchen und manuelles Bearbeiten mehr in HubSpot. Diese Komponente ermöglicht es Ihnen, bestehende Kontakte sofort anhand von Echtzeitdaten aus Ihren Tools, Chats, Kalendern oder Dokumenten zu aktualisieren.
• Von überall aktualisieren: Egal ob die Daten in einem Google Sheet, aus einem Chatbot oder von einer gescannten Website stammen – Sie können Sie direkt nach HubSpot übertragen. Die Komponente verbindet sich mit nahezu jeder Datenquelle und macht Copy-Paste-Orgien oder App-Wechsel überflüssig.
• Intelligenter, schneller und flexibler als HubSpot selbst: HubSpot bietet keine Automatisierung auf diesem Level über verschiedene Kanäle hinweg. Mit FlowHunt können Ihre KI-Agenten den richtigen Kontakt per Suchlogik finden, dessen ID abrufen und gezielt nur die erforderlichen Felder aktualisieren – ganz ohne Ihr Zutun.
• Perfekt für Echtzeit-Lead-Anreicherung und Datenhygiene: Nutzen Sie die Komponente, um Kontakte während laufender Gespräche anzureichern oder veraltete CRM-Einträge gesammelt zu bereinigen.

Komponenteneinstellungen

Verknüpfungskategorie (optional)
Diese Einstellung definiert die Beziehung zwischen zwei HubSpot-Objekten. Von HubSpot definierte Felder sind als Standard festgelegt. Für benutzerdefinierte Verknüpfungen wechseln Sie zu benutzer- oder integrationsdefiniert. Diese Einstellung ist optional und für Entwickler gedacht. Mehr dazu finden Sie hier.

Verknüpfungstyp-ID (optional)
Legt die genaue Beziehung per ID fest. Weitere Informationen finden Sie in diesem HubSpot-Leitfaden. Ebenfalls eine optionale Entwicklereinstellung für individuelle Anwendungsfälle.

Zugeordnete ID
Die ID des Objekts, mit dem Sie verknüpfen möchten (z. B. Unternehmens-ID). Optionale Entwicklereinstellung. Leer lassen, falls nicht benötigt.

Tool-Beschreibung
Geben Sie zusätzliche Informationen an, damit der Agent weiß, wie das Tool zu verwenden ist.

Tool-Name
Vergeben Sie einen Namen, unter dem der Agent diese Komponente in Ausgaben verwendet. Dies dient Ihrer Übersichtlichkeit.

Verbose
Wählen Sie, ob der Agent seine Denkschritte im FlowHunt-Chat anzeigen soll. Besonders hilfreich für Debugging-Zwecke.

Eingabe-Handles

• Kontakt:
  Verbinden Sie die Kontaktinformationen, die Sie aktualisieren möchten, z. B. ein Google Sheet. Hier können Sie bis zu 20 verschiedene Komponenten anschließen – von KI-Agenten und Datenkomponenten bis hin zu Dokumenten-Retrievern und Messenger-Integrationen.

• Kontakt-ID:
  Mit diesem Handle geben Sie die ID des zu aktualisierenden Kontakts an.
  Die ID ist erforderlich, damit die Komponente korrekt funktioniert.
  Sie können die ID in Ihrer Quelle haben, manuell eingeben oder eine Komponente anschließen, die sie direkt oder über den KI-Agenten liefert.

Ausgabe-Handles

• Tool:
  Verbinden Sie die Komponente mit einem KI-Agenten. Dies ist der Hauptausgabe-Handle, über den der Agent mit dieser Komponente neue Kontakt-Datensätze erstellen kann.

• Nach Kontaktaktualisierung:
  Verbinden Sie Komponenten, um Aktionen festzulegen, die nach der Kontaktaktualisierung ausgelöst werden sollen. Zum Beispiel können Sie Slack-Benachrichtigungen einrichten, Google Sheets automatisch aktualisieren oder die Daten weiterverarbeiten lassen.

So nutzen Sie die Komponente “Kontakt in HubSpot aktualisieren”

Sie können diese Komponente in jedem Workflow einsetzen, in dem Kontaktdaten auftauchen – von Chat-Gesprächen bis zu internen Dokumenten. Sie können Kontakte erstellen und weiterverarbeiten.

Beliebte Anwendungsfälle sind:

• Aktualisierung anhand von Informationen aus Chatbot, Facebook Messenger, E-Mail oder WhatsApp
• Aktualisierung aus Google Workspace-Dokumenten und -Tabellen
• Aktualisierung aus Google Kalender
• Aktualisierung aus anderen Dokumenten und Ihrer FlowHunt-Wissensdatenbank
• Websites crawlen, um neue Kontaktinformationen zu finden
• Nutzung der API zur Anbindung an andere Drittanbieter-Apps wie Zapier

Hinweis: Wir empfehlen, diese Komponente zusammen mit “Kontakt in HubSpot erstellen” zu nutzen, damit Ihnen keine neuen Kunden entgehen.

Einen Flow bauen

Sehen wir uns die Komponente in Aktion an. Sie können den gesamten Prozess automatisieren, einschließlich Informationsbeschaffung und Abgleich mit Bestandsdaten. Für diesen Einstieg erstellen wir aber nur einen einfachen Flow, mit dem Sie Kontakte im Chat suchen und aktualisieren.

Dieser Flow macht die Erfahrung bereits wesentlich einfacher und schneller als die Nutzung der HubSpot-Oberfläche – besonders bei Massenaktualisierungen. Sie müssen nicht mehr jeden Kontakt und die exakten Felder suchen. Senden Sie einfach eine beliebige Identifikationsinformation im Chat und geben Sie dem Agenten an, was aktualisiert werden soll.

Hinweis: In unserer Bibliothek finden Sie vorgefertigte Flows für noch robustere und vollautomatische Lösungen.

1. Da es sich um einen Chatflow handelt, fügen wir eine Chat-Eingabe und -Ausgabe, den Chatverlauf und einen KI-Agenten für den Flow hinzu.
2. Anschließend verbinden wir die Komponente ‘Kontakt in HubSpot aktualisieren’ als Tool für den KI-Agenten.
3. Außerdem fügen wir die Komponente ‘Kontakt in HubSpot suchen’ hinzu und verbinden sie als Tool. Diese Komponente ist für unseren Anwendungsfall erforderlich.

Die Komponente “Kontakt in HubSpot aktualisieren” benötigt eine exakte Kontakt-ID. Es gibt mehrere Wege, diese bereitzustellen: Sie kann in Ihrer Quelle enthalten sein, durch eine andere Komponente geliefert oder manuell eingegeben werden.

In diesem Fall möchten wir einfach eine beliebige identifizierende Kontaktinformation im Chat senden und den Flow die ID finden und den Kontakt selbstständig aktualisieren lassen. Hier kommt die Komponente “Kontakt in HubSpot suchen” ins Spiel.

Die Suchkomponente ermöglicht es Ihnen, relevante Kontakte samt ihrer IDs zu Ihrer Anfrage zu finden. Der KI-Agent, dem beide Komponenten als Tools zur Verfügung stehen, übernimmt alles Weitere: Er sucht die Kontakte, holt die IDs und aktualisiert den Kontakt. Sie müssen lediglich die identifizierende Eigenschaft im Chat angeben.

Hinweis: Die Komponente “Kontakt in HubSpot suchen” sucht immer nach einer Eigenschaft gemäß Ihrer Einstellung, z. B. Übereinstimmung der E-Mail, Kontakte mit bestimmtem Erstellungsdatum usw. Wie Sie dies einrichten, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Testen wir das Ganze. In unserer Anleitung “Kontakt in HubSpot erstellen” haben wir einen neuen Kontakt namens Jane Doe angelegt. Nun möchten wir beispielsweise die Telefonnummer dieses Kontakts aktualisieren. Da die Suchkomponente auf die exakte E-Mail-Suche eingestellt ist, senden wir folgende Nachricht:

„Ändere die Nummer des Kontakts mit der E-Mail jane@flowhunt.io auf +421(901)234-567“

Nach der Verarbeitung antwortet der Chatbot mit einer Erfolgsmeldung:

Zurück beim Kontakt in HubSpot sehen wir, dass die neue Nummer bereits hinterlegt ist:

Dieser grundlegende Flow eignet sich hervorragend für Kundenservice-Chatbots oder andere Anwendungsfälle, bei denen neue Kontaktinformationen per Chat eingegeben werden. Wenn Sie eine robustere und vollautomatische Lösung suchen, probieren Sie einen unserer vorgefertigten Flows in der Flow-Bibliothek aus.

Wie finde ich die Kontakt-ID?

Auch wenn andere Komponenten die Arbeit meist für Sie übernehmen, gibt es Anwendungsfälle, in denen Sie die Kontakt-ID manuell suchen müssen. So funktioniert es:

1. Wechseln Sie in Ihrem HubSpot-Dashboard zu CRM -> Kontakte.
2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie aktualisieren möchten, und öffnen Sie ihn.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, die ID-Nummer zu finden: Entweder als letzte Ziffer im Adressfeld oder indem Sie auf Aktionen -> Alle Eigenschaften anzeigen gehen und dort die “Datensatz-ID” suchen.