Descripción general
Este flujo de trabajo automatiza el proceso de gestión de solicitudes de vacaciones enviadas como eventos en Google Calendar. Al integrar un agente de IA con Google Calendar y notificaciones por correo electrónico, el sistema evalúa las solicitudes de vacaciones según reglas de negocio predefinidas, actualiza el calendario en consecuencia y comunica la decisión al empleado solicitante. Esto aporta eficiencia, transparencia y escalabilidad a un proceso de RRHH tradicionalmente manual.
Disparador: Nuevo evento en Google Calendar
- La automatización se inicia cada vez que se crea un nuevo evento en un calendario de Google específico (configurado para solicitudes de vacaciones, por ejemplo,
arshiakahani@gmail.com). - El evento suele contener el nombre del empleado, departamento, fechas de vacaciones solicitadas y otros detalles relevantes en el título y la descripción.
Procesamiento de datos
- Los datos del evento se analizan y convierten en un formato de texto plano mediante una plantilla, haciéndolos aptos para su posterior procesamiento por el agente de IA.
- Esto asegura que el agente reciba toda la información necesaria (nombre del empleado, departamento, fechas, etc.) de manera estructurada y legible.
Agente de IA: Lógica de Aprobación de Vacaciones
El núcleo del flujo de trabajo es un agente impulsado por IA (“Gestor de Vacaciones”) configurado con la siguiente lógica:
Extrae los detalles del evento:
- Lee el evento para extraer el nombre del empleado, departamento, fechas solicitadas y el ID del evento.
- Verifica si realmente se trata de una solicitud de vacaciones (por ejemplo, si el título contiene “Solicitud de Vacaciones”).
Evalúa la solicitud:
- Aplica la regla: Solo un empleado por departamento puede estar de vacaciones el mismo día.
- Busca en el calendario eventos superpuestos de “Vacaciones Aprobadas” para el mismo departamento y fechas.
- Decide aprobar o rechazar la solicitud en base a estas reglas.
- Registra el razonamiento para auditoría y transparencia.
Actualiza el calendario:
- Si se aprueba, crea un nuevo evento con el título cambiado a “Vacaciones Aprobadas: [Nombre del Empleado]” (y elimina el evento original de solicitud).
- Si se rechaza, elimina el evento de solicitud de vacaciones del calendario.
Notifica al empleado:
- Envía un correo electrónico de notificación al empleado, informándole de la aprobación o el rechazo.
- El correo incluye un asunto y cuerpo claros, con las razones del rechazo si corresponde.
Herramientas integradas
El agente de IA puede usar las siguientes herramientas, conectadas como nodos del flujo de trabajo:
| Nombre de la Herramienta | Funcionalidad |
|---|
| Ver Eventos | Busca en el calendario eventos de vacaciones superpuestos o en conflicto. |
| Crear Evento | Añade un nuevo evento al calendario para marcar una vacación aprobada. |
| Eliminar Evento | Elimina eventos del calendario (usado tanto para limpiar solicitudes como rechazos). |
| Correo de Notificación | Envía correos de aprobación o rechazo al empleado. |
| OpenAI LLM | Proporciona la capacidad de lenguaje y razonamiento para el agente. |
Salida
- La decisión y el razonamiento del agente se muestran en una interfaz de chat, permitiendo que RRHH o los gerentes revisen las acciones tomadas por el sistema.
- Todas las acciones (aprobaciones, rechazos, notificaciones) se realizan automáticamente, minimizando la intervención manual.
¿Por qué es útil este flujo de trabajo?
- Escalabilidad: Gestiona grandes volúmenes de solicitudes de vacaciones aplicando las reglas de forma consistente.
- Automatización: Reduce la carga manual de RRHH y los tiempos de respuesta.
- Transparencia: Registra decisiones y envía comunicaciones claras a los solicitantes.
- Flexibilidad: Las reglas y la lógica pueden ampliarse para incluir políticas más complejas (por ejemplo, capacidad de equipo, tipos de permiso).
- Integración: Conecta Google Calendar y correo electrónico de forma fluida, facilitando su adaptación a procesos existentes.
Diagrama de Flujo del Proceso
A continuación se muestra un flujo simplificado de la automatización:
- Nuevo evento en el calendario (Solicitud de Vacaciones)
⮑ Análisis de datos del evento
⮑ El Agente de IA evalúa la solicitud:- Verifica conflictos
- Aprueba o rechaza
⮑ Calendario actualizado (Crear/Aprobar o Eliminar/Rechazar)
⮑ Correo de notificación enviado al empleado
⮑ Decisión registrada en la salida de chat
Escenario de ejemplo
- Pedro de Contabilidad envía una solicitud de vacaciones del 10 al 15 de julio.
- El flujo de trabajo se activa al crear el evento, analiza la solicitud y la pasa al agente de IA.
- El agente verifica si otra persona de Contabilidad ya tiene vacaciones aprobadas para esas fechas.
- Si no, la solicitud se aprueba: El evento se recrea como “Vacaciones Aprobadas: Pedro” y se envía un correo de aprobación.
- Si Kamil de Contabilidad ya tiene vacaciones aprobadas el 12 de julio, la solicitud se rechaza: El evento se elimina y Pedro recibe un correo de rechazo indicando el motivo.
Esta automatización garantiza equidad, cumplimiento de políticas de RRHH y comunicación oportuna, siendo ideal para organizaciones que buscan agilizar la gestión de ausencias y reducir la carga administrativa.
