Tekoälyllä automatisoitu lomapyyntöjen hyväksyntä

Automatisoi ja tehosta lomapyyntöjen hyväksyntää Google Kalenterissa tekoälyagentin avulla. Tämä työnkulku tunnistaa uudet lomapyynnöt, arvioi ne yrityksen sääntöjen mukaan, päivittää kalenteritapahtumat ja ilmoittaa työntekijöille sähköpostitse, mikä vähentää manuaalista työtä ja varmistaa reilun käytäntöjen noudattamisen.

Thumbnail for Video
Kuinka AI Flow toimii - Tekoälyllä automatisoitu lomapyyntöjen hyväksyntä

Flow't

Kuinka AI Flow toimii

Tunnista uudet lomapyynnöt.
Valvoo määrättyä Google Kalenteria uusien lomapyyntötapahtumien varalta.
Tapahtumatietojen poiminta ja jäsentäminen.
Jäsentää tapahtumatiedot, kuten työntekijän tiedot ja pyydetyt päivämäärät, käsittelyä varten.
Tekoälyavusteinen pyynnön arviointi.
Tekoälyagentti soveltaa yrityksen sääntöjä (esim. vain yksi henkilö osastolta lomalla kerrallaan) tarkistamalla kalenteritapahtumat ja hyväksyy tai hylkää pyynnöt.
Kalenterin päivityksen automatisointi.
Päivittää Google Kalenterin automaattisesti hyväksyttyjen tai hylättyjen lomapyyntöjen mukaisesti luomalla tai poistamalla tapahtumia.
Työntekijän ilmoittaminen.
Lähettää automaattiset sähköposti-ilmoitukset työntekijöille hyväksyntä- tai hylkäyspäätöksestä.

Tässä flow'ssa käytetyt kehoteet

Alla on täydellinen luettelo kaikista tässä flow'ssa käytetyistä kehotteista sen toiminnallisuuden saavuttamiseksi. Kehoteet ovat ohjeita, jotka annetaan AI-mallille vastausten tuottamiseksi tai toimien suorittamiseksi. Ne ohjaavat AI:ta ymmärtämään käyttäjän aikomuksen ja tuottamaan relevantteja tuloksia.

Tekoälyagentti

Tekoälyavusteinen lomahyväksyntäagentti, joka automatisoi lomapyyntöjen hyväksynnän määritellyn liiketoimintalogiikan perusteella ja käyttää kalenteri- ja sähkö...

                Olet tekoälyllä toimiva lomahyväksyntäagentti, joka käynnistyy, kun uusi tapahtuma luodaan määrättyyn Google Kalenteriin (esim. "Lomapyynnöt"). Tehtäväsi on automatisoida lomapyyntöjen hyväksyntä ennalta määrättyjen sääntöjen perusteella. Suorita seuraavat vaiheet, kun uusi kalenteritapahtuma havaitaan:

1. **Poimi tapahtumatiedot:**
   * Lue uusi tapahtuma Google Kalenterista.
   * Poimi: työntekijän nimi, osasto (tapahtuman kuvauksesta tai otsikosta, esim. "Lomapyyntö: Peter, Taloushallinto"), pyydetyt lomapäivät ja tapahtuman ID.
   * Varmista, että kyseessä on lomapyyntö (esim. otsikossa on "Lomapyyntö").
2. **Arvioi pyyntö:**
   * Sovella tätä sääntöä: Vain yksi työntekijä samalta osastolta voi olla lomalla samana päivänä.
     * Tarkista kalenterista olemassa olevat hyväksytyt lomat käyttämällä tapahtumien selaustyökalua (esim. tapahtumat otsikolla "Hyväksytty loma: [työntekijän nimi]") samoille päiville.
     * Jos joku toinen samalta osastolta (esim. Kamil Taloushallinnosta, kun Peter Taloushallinnosta hakee) on jo hyväksytty lomalle pyydettynä ajankohtana, hylkää pyyntö.
     * [Tähän voidaan lisätä muita sääntöjä, jos annettu, esim. tiimin kapasiteetti tai lomatyypin rajoitukset.]
   * Kirjaa päätöksen perustelut läpinäkyvyyden vuoksi.
3. **Päivitä kalenteri (KALENTERIN PÄIVITYSTAPA ON LUODA UUSI TAPAHTUMA TÄYSIN SAMOILLA TIEDOILLA, PÄIVILLÄ JA AJALLA JA POISTAA VANHA TAPAHTUMA (ALKUPERÄINEN TAPAHTUMA))**:
   * Jos hyväksytty, muuta tapahtuman otsikoksi "Hyväksytty loma: [työntekijän nimi]" tai aseta tietty tila/väri.
   * Jos hylätty, poista tapahtuma kalenterista.
4. **Ilmoita työntekijälle:**
   * Lähetä sähköposti työntekijälle käyttäen hänen sähköpostiosoitettaan (tapahtuman kuvauksesta (tapahtuman luoja) tai ennalta määritellystä työntekijätietokannasta) sähköposti-ilmoitustyökalulla.
   * Sähköpostin tiedot:
     * **Aihe**: "Lomapyynnön päätös"
     * **Viestin sisältö:**
       * Hyväksyntä: "Lomapyyntösi ajalle [päivät] on hyväksytty."
       * Hylkäys: "Lomapyyntösi ajalle [päivät] hylättiin, koska toinen osastosi työntekijä on jo lomalla kyseisinä päivinä."

Tässä flow'ssa käytetyt komponentit

Alla on täydellinen luettelo kaikista tässä flow'ssa käytetyistä komponenteista sen toiminnallisuuden saavuttamiseksi. Komponentit ovat jokaisen AI Flow'n rakennuspalikoita. Ne mahdollistavat monimutkaisten vuorovaikutusten luomisen ja tehtävien automatisoinnin yhdistämällä erilaisia toiminnallisuuksia. Jokaisella komponentilla on erityinen tarkoitus, kuten käyttäjän syötteen käsittely, datan prosessointi tai integrointi ulkoisiin palveluihin.

Google-kalenteritapahtuma luotu

Integroi työnkulut Google-kalenterin kanssa. Tämä komponentti käynnistää automaation, kun uuteen Google-kalenteriin luodaan tapahtuma, jolloin voit yhdistää aikataulutuksen saumattomasti muihin toimiin tai ilmoituksiin työnkulussa.

Katso Google-kalenteritapahtuma luotu

Jäsennä data

Parse Data -komponentti muuntaa jäsennellyn datan pelkäksi tekstiksi mukautettavien mallipohjien avulla. Sen avulla voit joustavasti muotoilla ja muuntaa datatuloja työnkulkuasi varten, mikä auttaa yhdenmukaistamaan tai valmistelemaan tietoa seuraavia komponentteja varten.

Katso Jäsennä data

LLM OpenAI

FlowHunt tukee kymmeniä tekstinluontimalleja, mukaan lukien OpenAI:n mallit. Näin käytät ChatGPT:tä tekoälytyökaluissasi ja chatboteissasi.

Katso LLM OpenAI

AI-agentti

FlowHuntin AI-agentti-komponentti antaa työnkuluillesi itsenäisen päätöksenteon ja työkalujen käytön kyvykkyydet. Se hyödyntää suuria kielimalleja ja yhdistää erilaisia työkaluja ratkaistakseen tehtäviä, seuratakseen tavoitteita ja tuottaakseen älykkäitä vastauksia. Ihanteellinen kehittyneiden automaatioiden ja vuorovaikutteisten AI-ratkaisujen rakentamiseen.

Katso AI-agentti

Tarkastele tapahtumia

View Events -komponentin avulla voit hakea ja suodattaa kalenteritapahtumia valitulla aikavälillä hyödyntäen Google Calendar -integraatiota. Ihanteellinen työnkulkujen automatisointiin, joissa tarvitaan ajantasaista aikataulutietoa – komponentti tukee tapahtumien hakua, tulosten rajaamista ja osallistujarajojen säätämistä.

Katso Tarkastele tapahtumia

Luo tapahtuma

FlowHuntin Luo tapahtuma -komponentilla voit automatisoida tapahtumien luomisen Google Kalenteriin. Määrittele helposti osallistujat, tapahtuman aika, kuvaus ja paljon muuta, mukaan lukien mahdollisuus luoda Google Meet -linkkejä ja asettaa muistutuksia—tehostaen aikataulutusta automatisoiduissa työnkuluissasi.

Katso Luo tapahtuma

Poista tapahtuma

Poista tapahtuma -komponentin avulla voit helposti automatisoida tapahtumien poistamisen Google Kalenterista. Se yhdistää suoraan kalenteriisi, jolloin voit poistaa tapahtumia ja halutessasi ilmoittaa osallistujille, mikä tehostaa kalenterin hallintaa työnkuluissasi.

Katso Poista tapahtuma

Sähköposti-ilmoitustyökalu

Sähköposti-ilmoitustyökalun ansiosta chatbotisi tuottavat liidejä ja ilmoittavat tiimillesi välittömästi.

Katso Sähköposti-ilmoitustyökalu

Chat Output

Tutustu FlowHuntin Chat Output -komponenttiin—viimeistele chatbotin vastaukset joustavilla, moniosaisilla ulostuloilla. Välttämätön saumattoman flown päättämiseen ja edistyneiden, vuorovaikutteisten AI-chatbottien luomiseen.

Katso Chat Output

Flow'n kuvaus

Tarkoitus ja hyödyt

Yleiskatsaus

Tämä työnkulku automatisoi Google Kalenteriin lähetettyjen lomapyyntöjen käsittelyn. Yhdistämällä tekoälyagentin Google Kalenteriin ja sähköposti-ilmoituksiin järjestelmä arvioi lomapyynnöt ennalta määriteltyjen liiketoimintasääntöjen perusteella, päivittää kalenterin ja tiedottaa päätöksestä pyynnön tehneelle työntekijälle. Tämä tuo tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja skaalautuvuutta perinteisesti manuaaliseen HR-prosessiin.

Laukaisin: Uusi Google Kalenterin tapahtuma

  • Automaatio käynnistyy aina, kun uusi tapahtuma luodaan tiettyyn Google Kalenteriin (joka on määritetty lomapyynnöille, esim. arshiakahani@gmail.com).
  • Tapahtuma sisältää tyypillisesti työntekijän nimen, osaston, pyydetyt lomapäivät sekä muita olennaisia tietoja otsikossa ja kuvauksessa.

Tietojen käsittely

  • Tapahtumatiedot jäsennetään ja muunnetaan selkokieliseen muotoon mallin avulla, jotta ne sopivat tekoälyagentin käsiteltäväksi.
  • Näin varmistetaan, että agentille välitetään kaikki tarvittavat tiedot (työntekijän nimi, osasto, päivämäärät jne.) selkeässä, rakenteisessa muodossa.

Tekoälyagentti: Lomahyväksynnän logiikka

Työnkulun ydin on tekoälyllä toimiva agentti (“Lomavastaava”), joka on ohjelmoitu seuraavasti:

  1. Poimii tapahtumatiedot:

    • Lukee tapahtuman ja poimii työntekijän nimen, osaston, pyydetyt päivämäärät ja tapahtuman ID:n.
    • Tarkistaa, onko kyseessä lomapyyntö (esim. otsikossa on “Lomapyyntö”).

  2. Arvioi pyynnön:

    • Soveltaa sääntöä: Vain yksi työntekijä per osasto voi olla lomalla samana päivänä.
    • Etsii kalenterista päällekkäisiä “Hyväksytty loma” -tapahtumia samalle osastolle ja päiville.
    • Päättää hyväksyä tai hylätä pyynnön näiden sääntöjen perusteella.
    • Kirjaa perustelut tarkastelua ja läpinäkyvyyttä varten.

  3. Päivittää kalenterin:

    • Jos hyväksytty, luo uusi tapahtuma otsikolla “Hyväksytty loma: [Työntekijän nimi]” (ja poistaa alkuperäisen pyyntötapahtuman).
    • Jos hylätty, poistaa lomapyyntötapahtuman kalenterista.

  4. Ilmoittaa työntekijälle:

    • Lähettää ilmoituksen työntekijälle hyväksynnästä tai hylkäyksestä.
    • Sähköposti sisältää selkeän aiheen ja viestin, jossa kerrotaan mahdollinen hylkäyksen syy.

Integroidut työkalut

Tekoälyagentti voi käyttää seuraavia työkaluja, jotka on kytketty työnkulun solmuihin:

Työkalun nimiToiminnallisuus
Tapahtumien selausEtsii kalenterista päällekkäisiä tai ristiriitaisia lomatapahtumia.
Luo tapahtumaLisää uuden tapahtuman kalenteriin hyväksytyn loman merkitsemiseksi.
Poista tapahtumaPoistaa kalenteritapahtumia (käytetään sekä pyyntöjen että hylättyjen lomien poistoon).
Sähköposti-ilmoitusLähettää hyväksyntä- tai hylkäyssähköposteja työntekijälle.
OpenAI LLMTarjoaa agentille kielenkäsittely- ja päättelykyvyn.

Ulostulo

  • Agentin päätös ja perustelut näytetään chat-käyttöliittymässä, jolloin HR tai esimiehet voivat tarkastella järjestelmän tekemiä toimia.
  • Kaikki toimenpiteet (hyväksynnät, hylkäykset, ilmoitukset) tapahtuvat automaattisesti, mikä minimoi manuaalisen työn.

Miksi tämä työnkulku on hyödyllinen

  • Skaalautuvuus: Käsittelee suuria määriä lomapyyntöjä johdonmukaisesti sääntöjen mukaan.
  • Automaatio: Vähentää HR:n manuaalista työtaakkaa ja nopeuttaa vastausaikoja.
  • Läpinäkyvyys: Kirjaa päätökset ja lähettää selkeät viestit pyytäjille.
  • Joustavuus: Sääntöjä ja logiikkaa voidaan laajentaa kattamaan monimutkaisemmatkin käytännöt (esim. tiimin kapasiteetti, lomatyypit).
  • Integraatio: Yhdistää Google Kalenterin ja sähköpostin saumattomasti, joten se on helppo ottaa osaksi nykyisiä prosesseja.

Prosessikaavio

Alla on yksinkertaistettu kuvaus automaatiosta:

  1. Uusi kalenteritapahtuma (Lomapyyntö)
    ⮑ Jäsennä tapahtumatiedot
    ⮑ Tekoälyagentti arvioi pyynnön:
    • Tarkistaa ristiriidat
    • Hyväksyy tai hylkää
      ⮑ Kalenteria päivitetään (luo/hyväksy tai poista/hylkää)
      ⮑ Ilmoitussähköposti työntekijälle
      ⮑ Päätös kirjataan chat-ulostuloon

Esimerkkitilanne

  1. Peter Taloushallinnosta lähettää lomapyynnön ajalle 10.–15.7.
  2. Työnkulku käynnistyy tapahtuman luonnista, jäsentää pyynnön ja välittää sen tekoälyagentille.
  3. Agentti tarkistaa, onko joku muu Taloushallinnosta jo hyväksytty lomalle kyseisinä päivinä.
    • Jos ei ole, pyyntö hyväksytään: tapahtuma luodaan uudelleen otsikolla “Hyväksytty loma: Peter” ja hyväksymissähköposti lähetetään.
    • Jos Kamil Taloushallinnosta on jo hyväksytty lomalle 12.7., pyyntö hylätään: tapahtuma poistetaan ja Peter saa hylkäyssähköpostin, jossa on syy.

Tämä automaatio varmistaa reiluuden, noudattaa HR-käytäntöjä ja mahdollistaa ajantasaisen viestinnän — tehden siitä ihanteellisen ratkaisun organisaatioille, jotka haluavat tehostaa lomien hallintaa ja pienentää hallinnollista taakkaa.

Annamme rakentaa oman AI-tiimisi

Autamme kaltaisiasi yrityksiä kehittämään älykkäitä chatbotteja, MCP-palvelimia, AI-työkaluja tai muuntyyppisiä AI-automaatioratkaisuja korvaamaan ihmisiä toistuvissa tehtävissä organisaatiossasi.

Varaa demo Kokeile nyt

Lue lisää

Luo tapahtuma
Luo tapahtuma

Luo tapahtuma

FlowHuntin Luo tapahtuma -komponentilla voit automatisoida tapahtumien luomisen Google Kalenteriin. Määrittele helposti osallistujat, tapahtuman aika, kuvaus ja...

2 min lukuaika
Automation Google Calendar +4
AI-kokousten ajastaja Google Kalenterilla
AI-kokousten ajastaja Google Kalenterilla

AI-kokousten ajastaja Google Kalenterilla

Tämä tekoälytehostettu työnkulku automatisoi kokousten ajastamisen Google Kalenterin kautta. Käyttäjät keskustelevat chatbotin kanssa, joka etsii vapaita aikoja...

3 min lukuaika