Flow'n kuvaus
Tarkoitus ja hyödyt
Tämä työnkulku on suunniteltu automatisoimaan ja tehostamaan yhteystietojen hallintaa HubSpot CRM:ssä. Se tarjoaa interaktiivisen keskustelupohjaisen avustajan, joka auttaa käyttäjiä luomaan, päivittämään ja etsimään yhteystietoja varmistaen, että yhteystietolista pysyy puhtaana ja ajan tasalla. Työnkulku hyödyntää tekoälyominaisuuksia (OpenAI LLM) ja integroituu suoraan HubSpotin rajapintaan, mikä tekee siitä tehokkaan työkalun asiakkuudenhallinnan skaalaamiseen ilman manuaalista työtä.
Työnkulun yleiskuvaus
Kun käyttäjä avaa keskustelun, häntä tervehditään ystävällisellä viestillä, jossa kerrotaan avustajan kyvyistä. Käyttöliittymä tarjoaa tämän jälkeen toiminnot yleisimpiin tehtäviin: olemassa olevan yhteystiedon etsiminen, uuden luominen tai olemassa olevan päivittäminen. Käyttäjän valinnan tai syötteen perusteella työnkulku ohjaa heitä tarvittavien vaiheiden läpi, kerää tarvittavat tiedot ja kommunikoi suoraan HubSpotin kanssa halutun toiminnon suorittamiseksi.
Pääkomponentit
| Komponentti | Toiminnallisuus |
|---|
| Chat Opened Trigger | Tunnistaa, kun käyttäjä avaa keskustelun ja käynnistää työnkulun |
| Message Widget | Näyttää muokattavan tervetulo-/ohjeviestin |
| Button Widgets | Antaa käyttäjälle vaihtoehdot: “Etsi yhteystieto”, “Luo uusi yhteystieto”, “Päivitä yhteystieto” |
| Chat Output | Näyttää viestit ja vastaukset käyttäjälle |
| Chat Input | Kerää käyttäjän syötteen vapaamuotoisiin tehtäviin ja tietojen syöttöön |
| Chat History | Säilyttää viimeisimmät keskusteluviestit kontekstin säilyttämiseksi |
| OpenAI LLM | Tarjoaa tekoälyavustajan keskustelu- ja päättelykyvyt |
| AI Agent | Orkestraoi toiminnot, kutsuu työkaluja ja tuottaa vastauksia |
| HubSpot Tools | Integroituu HubSpotin API:in yhteystietojen luontiin, päivitykseen ja hakuun |
Vaiheittainen työnkulku
- Tervehdys ja vaihtoehdot
- Kun keskustelu avataan (
ChatOpenedTrigger), käyttäjä saa tervetuloviestin MessageWidget:n kautta. - Käyttäjä näkee painikkeet päätoiminnoille:
- Etsi yhteystieto
- Luo uusi yhteystieto
- Päivitä yhteystieto
- Käyttäjän vuorovaikutus
- Käyttäjä voi klikata jotakin painikkeista tai kirjoittaa viestin määrittääkseen tarkoituksensa.
- Valitun painikkeen mukaan vastaava viesti näytetään
ChatOutput-solmujen kautta toiminnon vahvistamiseksi.
- Tekoälyavustaja
- Työnkulku ylläpitää keskustelun kontekstia
ChatHistory-komponentilla (viimeiset 5 viestiä, enintään 800 tokenia). - Se käyttää OpenAI-pohjaista LLM:ää (
OpenAILLM) käyttäjäpyyntöjen ymmärtämiseen ja älykkäiden, kontekstitietoisten vastausten tuottamiseen. AIAgent on konfiguroitu selkeällä tavoitteella ja taustatarinalla: sen tulee aina käyttää HubSpot-työkaluja yhteystietojen hallintaan, kerätä tarvittavat tiedot ja päättää oikeasta toiminnasta (luo, päivitä tai ilmoita olemassa olevasta yhteystiedosta).
- HubSpot-integraatio
- Kolme työkalusolmua on yhteydessä HubSpotiin:
CreateContact: Lisää uuden yhteystiedon annetuilla tiedoilla.UpdateContact: Päivittää olemassa olevan yhteystiedon annetun tiedon ja tunnisteen perusteella.SearchContact: Etsii yhteystietoja ominaisuuksien (esim. sähköposti, nimi) perusteella.
- Tekoälyagentti käyttää näitä työkaluja suorittaakseen pyydetyn tehtävän joko pyytämällä käyttäjältä lisätietoja tai suorittamalla toiminnon suoraan.
- Vastaus ja ulostulo
- Pyynnön (luonti, päivitys tai haku) käsittelyn jälkeen tekoälyagentti kommunikoi tulokset käyttäjälle
ChatOutput-solmun kautta, varmistaen saumattoman keskustelukokemuksen.
Miksi tämä työnkulku on hyödyllinen?
- Automatisoi rutiininomaiset CRM-tehtävät: Mahdollistaa yhteystietojen hallinnan luonnollisella kielellä tai painikkeilla, poistaen toistuvat manuaaliset tiedonsyöttö- ja hakutehtävät.
- Skaalautuva tuki: Tekoälyagentti voi käsitellä useita pyyntöjä samanaikaisesti, mikä sopii tiimien tai asiakastuen käyttöön.
- Johdonmukaisuus ja tietojen laatu: Avustaja käyttää aina oikeaa prosessia varmistaen, että yhteystiedot luodaan, päivitetään tai etsitään standardoidusti.
- Kontekstin huomiointi: Keskusteluhistorian ja tekoälyn avulla avustaja säilyttää kontekstin monivaiheisissa prosesseissa, tehden keskustelusta luonnollisemman ja tehokkaamman.
- Käyttäjäystävällisyys: Opastettujen painikkeiden ja vapaamuotoisen keskustelusyötteen yhdistelmä tekee kokemuksesta helppokäyttöisen kaikentasoisille käyttäjille.
Esimerkkikäyttötapaukset
- Myyntitiimit voivat lisätä tai päivittää yhteystietoja liikkeellä ollessaan, vähentäen hallinnollista työtä.
- Asiakastuki voi etsiä tai muuttaa yhteystietoja reaaliaikaisissa asiakaskeskusteluissa.
- Markkinointitiimit voivat varmistaa, että listat pysyvät ajan tasalla vähällä vaivalla.
Yhteenvetotaulukko
| Käyttäjän toiminto | Lopputulos |
|---|
| Klikkaa “Etsi” | Tekoäly kysyy hakukriteerit, etsii yhteystiedon ja esittää tulokset |
| Klikkaa “Luo” | Tekoäly kerää tiedot (nimi, sähköposti jne.), luo yhteystiedon HubSpotiin |
| Klikkaa “Päivitä” | Tekoäly kysyy päivitettävää yhteystietoa ja uudet tiedot, päivittää HubSpotiin |
| Kirjoittaa viestin | Tekoäly tulkitsee tarkoituksen, kysyy tarkentavia kysymyksiä, suorittaa pyydetyn toiminnon |
Automaatio- ja skaalaushyödyt
- Vähentää manuaalisia virheitä ja puutteita
- Vapauttaa henkilöstöresursseja arvokkaampiin tehtäviin
- Mahdollistaa yhteystietojen itsepalvelun 24/7
- Tarjoaa yhtenäisen, intuitiivisen käyttöliittymän HubSpotin kanssa toimimiseen
Hyödyntämällä tätä työnkulkua organisaatiot voivat merkittävästi parantaa CRM-datojensa laatua, reagointikykyään ja operatiivista tehokkuutta.
