Copilotin ydinominaisuudet Outlookissa

Outlook on yksi niistä paikoista, joissa Copilot tuo välittömän hyödyn. Se auttaa sinua vastausten kirjoittamisessa, uusien sähköpostien luonnissa ja pitkien viestiketjujen tiivistämisessä, jotta voit keskittyä olennaiseen. Se toimii suoraan Outlookissa käyttäen sivupalkkia, pikatoimintoja sekä sähköpostin yläreunassa olevaa tiivistysvalintaa. Sinun ei tarvitse vaihtaa työkalua tai poistua sovelluksesta.

Tässä kolme keskeistä kohtaa:

1. Copilot auttaa sinua kirjoittamaan, muokkaamaan ja hiomaan sähköposteja paremmalla sävyllä ja selkeydellä.
2. Se tunnistaa automaattisesti tunnetilan, kiireellisyyden ja tunnekaiut.
3. Se auttaa ehkäisemään väärinymmärryksiä parantamalla rakennetta, sanavalintoja ja viestin tarkoitusta.

Lue lisää AI Academyn tarinoita:
https://www.flowhunt.io/academy/

Inhimillisempi lähestymistapa kirjoittamiseen

Sähköpostiviestintä voi tuntua muodollisemmalta kuin puhuminen, erityisesti työympäristössä. Koska sävy on helppo tulkita väärin, moni pohtii, miten löytää oikea tasapaino ammattimaisuuden ja inhimillisyyden välillä.

Copilot auttaa sinua pysymään:

• Selkeänä
• Johdonmukaisena
• Tunneälykkäänä

Se voi kirjoittaa sähköpostit puolestasi, korjata kielioppia, lyhentää tai laajentaa tekstiä sekä saada viestisi kuulostamaan kohteliaammalta, itsevarmemmalta tai tasapainoisemmalta.

Vanhemmat työkalut osasivat joitakin näistä asioista, mutta usein pintapuolisesti. Copilot on hyödyllisempi, koska se ymmärtää kontekstin, jolloin viestistä tulee osuvampi siihen, mitä oikeasti tarkoitat.

Kiireellisyyden tunnistaminen

Yksi käytännöllisimmistä asioista, joissa Copilot voi auttaa, on sen tunnistaminen, kuulostaako sähköpostisi kiireelliseltä vai ei.

Jos esimerkiksi kirjoitat:

Hei, voisitko tehdä tämän minulle?

Tämä kuulostaa normaalilta, mutta siitä puuttuu aikataulu.
Vastaanottaja saattaa ajatella:

• Tämä on kiireellinen
• Täytyykö jäädä ylitöihin
• Pitääkö jonkin muun tehtävän jäädä kesken

Vaikka tarkoitit vain, että asia hoituu viikon loppuun mennessä.

Copilot auttaa ehkäisemään tämän väärinymmärryksen säätämällä viestiä:

• Selkeyttämällä tarkoitusta
• Vähentämällä tarpeetonta painetta
• Lisäämällä aikataulun tarvittaessa

Se suojaa työkavereitasi turhalta stressiltä ja auttaa sinua ilmaisemaan tarkoituksesi tarkasti.

Valmis kasvattamaan liiketoimintaasi?

Aloita ilmainen kokeilujakso tänään ja näe tulokset muutamassa päivässä.

Pyydä demo Kirjaudu sisään

Vastaaminen empaattisesti

Myös ammattimaisessa ympäristössä tunteilla on merkitystä. Joskus kollegalla on ollut raskas viikko tai aihe on herkkä. Haluat osoittaa tukea säilyttäen kuitenkin viestisi asiallisuuden.

Voit yksinkertaisesti sanoa:

Tee tästä ystävällinen ja inhimillinen, mutta pidä se ammattimaisena.

Copilot tasapainottaa empaattisuuden ja selkeyden, jotta viestisi tuntuu huomaavaiselta, ei robottimaiselta.

Väärinymmärrysten ehkäisy

Monet sähköpostiongelmat eivät johdu siitä, että kirjoittaisi väärin.
Ongelma on siinä, että viesti ymmärretään eri tavalla kuin oli tarkoitus.

Syitä tähän ovat esimerkiksi:

• Kielioppivirheet
• Kankeat ilmaukset
• Sekava rakenne
• Sävy, joka ei sovi tilanteeseen

Copilot auttaa:

• Havaitsemalla epäselvät tai harhaanjohtavat lauseet
• Ehdottamalla uudelleenkirjoituksia
• Parantamalla sävyä
• Tekemällä tarkoituksesi selväksi

Tämä on tärkeämpää kuin täydellinen oikeinkirjoitus – se varmistaa, että viestisi ymmärretään niin kuin tarkoitit.

Liity uutiskirjeellemme

Saa uusimmat vinkit, trendit ja tarjoukset ilmaiseksi.

Sähköpostiosoite

Tilaa

Personoidut tervehdykset ja lopputerveiset

Kun lähetät viestejä jollekin säännöllisesti, kehittyy oma tyyli. Ehkä aloitat aina moilla ja päätät terveisin.

Copilot auttaa pitämään tämän johdonmukaisena, jotta viestisi ei yhtäkkiä kuulosta:

• Liian viralliselta
• Kylmältä
• Erilaiselta kuin oma tapasi viestiä

Se auttaa sinua kuulostamaan itseltäsi – vain hieman hiotummalta versiolta.

Monikielisten vivahteiden hallinta

Monikielisissä ympäristöissä, erityisesti Euroopassa, käännös on harvoin sanatarkka.
Google Translate -tyyppiset työkalut missaavat usein:

• Tunnetilat
• Kulttuurivivahteet
• Fraasien taustalla olevan merkityksen

Nykyaikainen tekoäly ymmärtää tarkoituksen, ei vain sanoja.
Tämä tarkoittaa, että Copilot pystyy tuottamaan viestejä, jotka ovat loogisesti ja tunnepitoisesti järkeviä kohdekielellä.
Tämä on olennaista, kun kirjoitat jollekin hänen omalla äidinkielellään ja haluat säilyttää hänen viestintätyylinsä.

Rakenteen ja luettavuuden parantaminen

Pitkät sähköpostit kärsivät usein:

• Toistosta
• Piilotetuista ydinkohdista
• Raskaista selityksistä

Copilot voi auttaa:

• Ehdottamalla selkeämpää rakennetta
• Muotoilemalla pitkiä kappaleita uudelleen
• Ryhmittelemällä samankaltaisia asioita
• Suosittelemalla muotoilumuutoksia

Kyse ei ole yksinkertaistamisesta, vaan siitä, että lukijan ei tarvitse nähdä liikaa vaivaa ymmärtääkseen viestisi.

Miten Copilot arvioi viestiäsi

Kun Copilot auttaa sinua kirjoittamisessa, se arvioi esimerkiksi seuraavia asioita:

• Kuulostaako viestisi vahingossa kiireelliseltä?
• Onko jokin kohta epäselvä tai hämmentävä?
• Onko sävy liian kylmä tai liian tunnepitoinen?
• Vastaako tämä sitä, miten normaalisti puhut tälle henkilölle?

Sen tavoitteena on säätää viestisi vastaamaan sitä, mitä oikeasti tarkoitit.

Yhteenveto

Copilot Outlookissa auttaa sinua:

• Kirjoittamaan sähköposteja paremmalla sävyllä, selkeydellä ja empatialla
• Tunnistamaan kiireellisyyden ja välttämään tahattoman painostuksen
• Ehkäisemään väärinymmärryksiä, jotka johtuvat epäselvistä viesteistä
• Pitämään tervehdykset ja lopputerveiset johdonmukaisina oman tyylisi kanssa
• Kommunikoimaan tehokkaasti eri kielillä
• Parantamaan rakennetta, jotta sähköpostit ovat helpommin seurattavia

Jos haluat ymmärtää Copilotin käytön kokonaisuudessaan ja hyödyntää sitä tehokkaasti Microsoft 365 -ympäristössä, tutustu Microsoft 365 Copilot Essentials -koulutusohjelmaamme:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/