E-posta Yönetimi için AI Gmail Asistanı

Bu iş akışı, kullanıcıların gelen kutusunu yönetmesine, e-posta taslakları oluşturup göndermesine, mesajları organize etmesine ve çeşitli e-posta ile ilgili görevleri akıllı otomasyon ile gerçekleştirmesine yardımcı olmak için tasarlanmış yapay zeka destekli bir e-posta asistanını uygular. Sistem, konuşmaya dayalı yapay zekayı Gmail işlemleriyle entegre ederek e-posta yönetimi için ölçeklenebilir ve otomatik bir çözüm sunar.

Ana Bileşenler ve Akış

1. Karşılama ve Başlatma

• Tetikleyici: Bir sohbet oturumu açıldığında (ChatOpenedTrigger), iş akışı otomatik olarak başlar.
• Karşılama Mesajı: Kullanıcıya, MessageWidget aracılığıyla dostça, markdown destekli bir karşılama iletilir. Bu mesaj, yapay zeka asistanını ve yanıt taslağı oluşturma, sohbet özetleme, toplantı planlama ve e-postaları organize etme gibi yeteneklerini tanıtır.
• Görüntüleme: Karşılama mesajı bir kez gösterilir ve kullanıcının görmesi için sohbet çıktısına iletilir.

2. Kullanıcı Etkileşimi

• Sohbet Girişi: Kullanıcılar, ChatInput düğümü aracılığıyla mesaj yazarak veya dosya yükleyerek asistan ile etkileşime geçebilirler.
• İsteklerin İşlenmesi: Kullanıcı mesajları AI Agent‘a iletilir.

3. Gmail Araç Seti ile AI Aracısı

• AI Temeli: AI Agent düğümü, bilgi işleyen beyin olarak görev yapar. Bir arka plan hikayesi (“mail manager”) ve net bir hedef ile yapılandırılmıştır: “Kullanıcıya sunulan araçları kullanarak isteklerini yerine getirmekten sorumlu bir e-posta asistanısınız.”
• Araçların Entegrasyonu: Aracıya aşağıdaki yetenekleri sağlayan bir araç takımı verilmiştir:
  • E-posta Arama: Kullanıcı tanımlı kriterlere göre Gmail’de e-postaları bulur.
  • E-posta Gönderme: Yeni e-postalar oluşturur ve gönderir, ekler, CC/BCC, yanıtlar ve taslak desteği dahil.
  • Kimliğe Göre E-posta Bulma: Özgün Gmail kimliği kullanılarak belirli e-postaları getirir.
  • E-postaya Etiket Ekleme: E-postaları etiketleyerek organize eder, gerekirse yeni etiketler oluşturur.
  • E-postadan Etiketi Kaldırma: Var olan etiketleri kaldırarak e-postaları temizler veya yeniden düzenler.

Bu araçlar, AI’ya kullanıcı isteklerini yerine getirmek için eylem seçme ve yönetme yeteneği kazandırır.

4. Sonuçların Sunumu

• Sohbet Çıkışı: AI Agent’tan gelen tüm yanıtlar ve sonuçlar (ör. onay mesajları, arama sonuçları, özetler), sohbet arayüzünde kullanıcıya geri gösterilir.
• Anında Geri Bildirim: Sistem, kullanıcıların zamanında geri bildirim almasını ve isteklerinin sonuçlarını görebilmesini sağlar.

İş Akışı Yapısı

Örnek Kullanım Alanları ve Faydaları

• Gelen Kutusu Yönetiminde Ölçeklenebilirlik: AI, e-postaları otomatik olarak sıralayabilir, etiketleyebilir ve bulabilir; bu sayede yüksek hacimli mesajlar kolayca yönetilir.
• Otomatik Yanıtlar ve Taslaklar: Kullanıcılar, AI’dan yanıt taslağı oluşturmasını, takip göndermesini veya yeni mesaj oluşturmasını isteyebilir; bu sayede zamandan tasarruf edilir ve tutarlılık sağlanır.
• E-posta Organizasyonu: Programatik olarak etiket ekleme veya kaldırma yeteneğiyle, kullanıcılar arşivleme, önceliklendirme veya projeye göre sıralama gibi iş akışlarını otomatikleştirebilir.
• Sorunsuz Kullanıcı Deneyimi: Konuşmaya dayalı arayüz, e-posta yönetimini sezgisel hale getirir; otomasyon ise arka planda tekrarlayan veya karmaşık görevleri yürütür.

Bu İş Akışı Neden Faydalı?

• Ölçeklenebilirlik: Birden fazla e-posta işlemini aynı anda manuel müdahale olmadan yönetir.
• Otomasyon: Tekrarlayan manuel işleri azaltır, hataları en aza indirir ve rutin görevleri hızlandırır.
• Kullanıcı Güçlendirme: Teknik bilgisi olmayan kullanıcıların bile doğal dil ile AI’ya gelişmiş e-posta işlemleri yaptırmasını sağlar.
• Uyarlanabilirlik: İhtiyaçlar geliştikçe ek araçlar veya mantıkla kolayca genişletilebilir.

Bu iş akışı, akıllı ve konuşmaya dayalı e-posta yönetimi için bir temel oluşturur ve kişisel ya da kurumsal ortamda etkili e-posta yönetiminin kritik olduğu çok çeşitli senaryolara uyarlanabilir veya genişletilebilir.