Akış açıklaması
Amaç ve faydalar
Bu iş akışı, kullanıcıların gelen kutusunu yönetmesine, e-posta taslakları oluşturup göndermesine, mesajları organize etmesine ve çeşitli e-posta ile ilgili görevleri akıllı otomasyon ile gerçekleştirmesine yardımcı olmak için tasarlanmış yapay zeka destekli bir e-posta asistanını uygular. Sistem, konuşmaya dayalı yapay zekayı Gmail işlemleriyle entegre ederek e-posta yönetimi için ölçeklenebilir ve otomatik bir çözüm sunar.
Ana Bileşenler ve Akış
1. Karşılama ve Başlatma
- Tetikleyici: Bir sohbet oturumu açıldığında (
ChatOpenedTrigger
), iş akışı otomatik olarak başlar. - Karşılama Mesajı: Kullanıcıya,
MessageWidget
aracılığıyla dostça, markdown destekli bir karşılama iletilir. Bu mesaj, yapay zeka asistanını ve yanıt taslağı oluşturma, sohbet özetleme, toplantı planlama ve e-postaları organize etme gibi yeteneklerini tanıtır. - Görüntüleme: Karşılama mesajı bir kez gösterilir ve kullanıcının görmesi için sohbet çıktısına iletilir.
2. Kullanıcı Etkileşimi
- Sohbet Girişi: Kullanıcılar,
ChatInput
düğümü aracılığıyla mesaj yazarak veya dosya yükleyerek asistan ile etkileşime geçebilirler. - İsteklerin İşlenmesi: Kullanıcı mesajları
AI Agent
‘a iletilir.
3. Gmail Araç Seti ile AI Aracısı
- AI Temeli:
AI Agent
düğümü, bilgi işleyen beyin olarak görev yapar. Bir arka plan hikayesi (“mail manager”) ve net bir hedef ile yapılandırılmıştır: “Kullanıcıya sunulan araçları kullanarak isteklerini yerine getirmekten sorumlu bir e-posta asistanısınız.” - Araçların Entegrasyonu: Aracıya aşağıdaki yetenekleri sağlayan bir araç takımı verilmiştir:
- E-posta Arama: Kullanıcı tanımlı kriterlere göre Gmail’de e-postaları bulur.
- E-posta Gönderme: Yeni e-postalar oluşturur ve gönderir, ekler, CC/BCC, yanıtlar ve taslak desteği dahil.
- Kimliğe Göre E-posta Bulma: Özgün Gmail kimliği kullanılarak belirli e-postaları getirir.
- E-postaya Etiket Ekleme: E-postaları etiketleyerek organize eder, gerekirse yeni etiketler oluşturur.
- E-postadan Etiketi Kaldırma: Var olan etiketleri kaldırarak e-postaları temizler veya yeniden düzenler.
Bu araçlar, AI’ya kullanıcı isteklerini yerine getirmek için eylem seçme ve yönetme yeteneği kazandırır.
4. Sonuçların Sunumu
- Sohbet Çıkışı: AI Agent’tan gelen tüm yanıtlar ve sonuçlar (ör. onay mesajları, arama sonuçları, özetler), sohbet arayüzünde kullanıcıya geri gösterilir.
- Anında Geri Bildirim: Sistem, kullanıcıların zamanında geri bildirim almasını ve isteklerinin sonuçlarını görebilmesini sağlar.
İş Akışı Yapısı
Adım | Bileşen | Amaç/Fonksiyon |
---|
1. Sohbet Açıldı | ChatOpenedTrigger | Kullanıcının sohbeti açtığını algılar |
2. Karşılama Mesajı | MessageWidget | Kullanıcıya markdown formatında tanıtım gönderir |
3. Mesajı Göster | ChatOutput | Karşılama mesajını sohbette görüntüler |
4. Kullanıcı Girişi | ChatInput | Kullanıcı mesajlarını ve dosya yüklemelerini toplar |
5. AI Aracısı | AIAgent | Kullanıcı girdisini yorumlar ve istekleri yerine getirmek için kullanılacak aracı seçer |
6. Gmail Araçları | SearchEmails, CreateNewEmail, FindEmailById, Add/RemoveLabel | Gerekli Gmail işlemlerini gerçekleştirir |
7. Sonuçları Göster | ChatOutput | Aracının yanıtlarını ve sonuçlarını kullanıcıya sunar |
Örnek Kullanım Alanları ve Faydaları
- Gelen Kutusu Yönetiminde Ölçeklenebilirlik: AI, e-postaları otomatik olarak sıralayabilir, etiketleyebilir ve bulabilir; bu sayede yüksek hacimli mesajlar kolayca yönetilir.
- Otomatik Yanıtlar ve Taslaklar: Kullanıcılar, AI’dan yanıt taslağı oluşturmasını, takip göndermesini veya yeni mesaj oluşturmasını isteyebilir; bu sayede zamandan tasarruf edilir ve tutarlılık sağlanır.
- E-posta Organizasyonu: Programatik olarak etiket ekleme veya kaldırma yeteneğiyle, kullanıcılar arşivleme, önceliklendirme veya projeye göre sıralama gibi iş akışlarını otomatikleştirebilir.
- Sorunsuz Kullanıcı Deneyimi: Konuşmaya dayalı arayüz, e-posta yönetimini sezgisel hale getirir; otomasyon ise arka planda tekrarlayan veya karmaşık görevleri yürütür.
Bu İş Akışı Neden Faydalı?
- Ölçeklenebilirlik: Birden fazla e-posta işlemini aynı anda manuel müdahale olmadan yönetir.
- Otomasyon: Tekrarlayan manuel işleri azaltır, hataları en aza indirir ve rutin görevleri hızlandırır.
- Kullanıcı Güçlendirme: Teknik bilgisi olmayan kullanıcıların bile doğal dil ile AI’ya gelişmiş e-posta işlemleri yaptırmasını sağlar.
- Uyarlanabilirlik: İhtiyaçlar geliştikçe ek araçlar veya mantıkla kolayca genişletilebilir.
Bu iş akışı, akıllı ve konuşmaya dayalı e-posta yönetimi için bir temel oluşturur ve kişisel ya da kurumsal ortamda etkili e-posta yönetiminin kritik olduğu çok çeşitli senaryolara uyarlanabilir veya genişletilebilir.