Mô tả luồng
Mục đích và lợi ích
Tổng Quan
Quy trình Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI được thiết kế để tự động chuyển đổi các tệp đính kèm cuộc họp (như tệp âm thanh hoặc video) thành nội dung văn bản có thể hành động. Điều này bao gồm việc tạo biên bản cuộc họp chi tiết, email theo dõi và các bài đăng blog hấp dẫn, tất cả đều được cá nhân hóa từ ngữ cảnh trích xuất từ tài liệu cuộc họp gốc. Quy trình này có khả năng mở rộng cao và loại bỏ các công việc thủ công lặp đi lặp lại, lý tưởng cho các tổ chức muốn tối ưu hóa việc ghi chép và truyền đạt nội dung cuộc họp.
Quy Trình Từng Bước
1. Đăng Ký Người Dùng và Nhập Liệu
Tin nhắn chào mừng: Khi phiên trò chuyện được mở, người dùng sẽ nhận được một lời chào thân thiện kèm theo các bước hướng dẫn:
- Đính kèm tệp âm thanh hoặc video của bạn.
- Nhận biên bản cuộc họp chi tiết.
- Nhận email theo dõi sẵn sàng gửi.
- Nhận bài đăng blog tóm tắt cuộc họp.
Tải lên tệp: Người dùng tải lên tệp đính kèm cuộc họp (âm thanh, video, v.v.) qua giao diện trò chuyện.
2. Trích xuất nội dung
- Trích xuất nội dung tệp: Tệp đã tải lên sẽ được xử lý để trích xuất nội dung. Bước này có thể bao gồm chuyển lời nói thành văn bản (đối với âm thanh/video), OCR (cho tài liệu quét) hoặc trích xuất văn bản trực tiếp (đối với tệp văn bản).
3. Tạo Kết Quả
Đối với mỗi loại kết quả (biên bản cuộc họp, email theo dõi, blog), quy trình làm việc đều theo mô hình tương tự:
A. Biên bản cuộc họp
- Chuẩn bị prompt: Ngữ cảnh đã trích xuất được nhúng vào mẫu prompt hướng dẫn AI tạo biên bản cuộc họp.
- AI tạo nội dung: Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) xử lý prompt và tạo bản nháp biên bản cuộc họp.
- Định dạng: Một prompt khác sẽ định dạng đầu ra thành một phần tiêu chuẩn với tiêu đề “Biên bản cuộc họp”.
- Hiển thị: Kết quả được gửi lên cửa sổ chat để người dùng xem hoặc sao chép.
B. Email theo dõi
- Chuẩn bị prompt: Cùng một ngữ cảnh được sử dụng trong prompt yêu cầu AI tạo email theo dõi.
- AI tạo nội dung: LLM tạo bản nháp email.
- Định dạng: Đầu ra được trình bày trong phần có tiêu đề “Email theo dõi”.
- Hiển thị: Email được tạo sẽ hiển thị cho người dùng.
C. Bài đăng blog
- Chuẩn bị prompt: Ngữ cảnh được sử dụng trong prompt để AI tạo bài đăng blog.
- AI tạo nội dung: LLM tạo nội dung blog.
- Định dạng: Bài đăng blog được định dạng dưới tiêu đề “Blog”.
- Hiển thị: Bài đăng blog được trình bày cho người dùng.
Cấu trúc quy trình đảm bảo mỗi loại nội dung được tạo độc lập và song song, tối ưu hiệu quả.
Cấu Trúc Quy Trình
Bước | Nhập liệu | Xử lý | Kết quả |
---|
Đăng ký người dùng | Mở chat | Widget chào mừng | Lời chào trong chat |
Tải lên tệp | Tệp đính kèm | Trích xuất nội dung tệp | Nội dung thô cuộc họp |
Biên bản cuộc họp | Ngữ cảnh đã trích xuất | Prompt AI → LLM → Prompt định dạng | Văn bản biên bản |
Email theo dõi | Ngữ cảnh đã trích xuất | Prompt AI → LLM → Prompt định dạng | Văn bản email theo dõi |
Bài đăng blog | Ngữ cảnh đã trích xuất | Prompt AI → LLM → Prompt định dạng | Văn bản blog |
Lưu ý: Cả ba kết quả đều được hiển thị trong giao diện trò chuyện để người dùng truy cập và sử dụng ngay lập tức.
Lợi ích & Trường Hợp Sử Dụng
- Khả năng mở rộng: Xử lý được bất kỳ số lượng cuộc họp nào mà không cần tăng nhân sự.
- Tính nhất quán: Đảm bảo mọi tài liệu cuộc họp đều theo chuẩn chuyên nghiệp.
- Tốc độ: Tạo tất cả kết quả ngay sau khi tải lên tệp.
- Linh hoạt: Làm việc với nhiều loại tệp (âm thanh, video, tài liệu).
- Tự động hóa: Giảm gánh nặng hành chính, giải phóng thời gian cho các công việc giá trị cao hơn.
- Phù hợp cho:
- Quản lý dự án và trưởng nhóm tự động hóa theo dõi cuộc họp.
- Bộ phận nhân sự hoặc vận hành cần tài liệu chuẩn hóa.
- Người tạo nội dung muốn tận dụng thảo luận cuộc họp thành bài đăng blog.
Kết Luận
Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI là một chuỗi công cụ tự động mạnh mẽ giúp biến các tệp cuộc họp thô thành tài sản văn bản có cấu trúc, dễ hành động và dễ chia sẻ. Bằng cách tinh gọn các quy trình này, công cụ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo các thông tin quan trọng từ cuộc họp được ghi lại, truyền đạt và tái sử dụng hiệu quả trong toàn tổ chức.