Tự Động Hóa Phản Hồi Email Outlook Bằng AI

Quy trình làm việc này tự động hóa quá trình nhận email qua Outlook, trích xuất nội dung, bổ sung ngữ cảnh bằng tài liệu tri thức liên quan, và tạo ra phản hồi chuyên nghiệp do AI đảm nhiệm. Nó còn cho phép tác nhân AI gửi phản hồi trực tiếp qua Outlook, tạo nên một hệ thống phản hồi email hoàn toàn tự động.

Quy Trình Các Bước

1. Nhận Và Phân Tích Email Đến

• Kích hoạt: Quá trình bắt đầu khi một tin nhắn mới được nhận trong Outlook (nút Outlook New Message Received).
• Trích xuất: Dữ liệu email—including người gửi, người nhận, CC, BCC, tiêu đề và nội dung—được trích xuất và sẵn sàng cho các bước xử lý tiếp theo.

2. Định Dạng Dữ Liệu

• Chuyển đổi: Dữ liệu email thô được chuyển đến nút phân tích (Parse Data), chuyển về dạng văn bản thuần theo mẫu đã định. Điều này đảm bảo đầu vào cho tác nhân AI được cấu trúc và sạch sẽ.

3. Bổ Sung Kiến Thức

• Truy xuất tri thức: Quy trình làm việc tích hợp công cụ Document Retriever. Thành phần này tìm kiếm trên các nguồn tri thức liên kết (tài liệu nội bộ, wiki, FAQ, v.v.) tối đa ba tài liệu liên quan dựa trên nội dung email đến. Chiến lược truy xuất bảo đảm cân bằng thông tin từ mỗi tài liệu và bao gồm các phần nội dung cũng như metadata phù hợp.

4. Tạo Phản Hồi Email Bằng AI

• Mô hình ngôn ngữ: Sử dụng mô hình ngôn ngữ AI Anthropic (cụ thể là Claude 3.5 Haiku) để tạo phản hồi. Mô hình được cấu hình tối đa 4000 token và nhiệt độ 0 để đảm bảo phản hồi xác định, đáng tin cậy.
• Tác nhân AI: Trọng tâm của quy trình là Tác Nhân AI với các cấu hình sau:
  • Câu chuyện nền: Đảm nhiệm vai trò “người vận hành email”.
  • Mục tiêu: “Trả lời email một cách chuyên nghiệp dựa trên nguồn tri thức cung cấp trong document retriever, sử dụng đúng giọng điệu và định dạng.”
  • Công cụ: Tác nhân có thể sử dụng cả công cụ truy xuất tri thức và công cụ gửi email Outlook, cho phép tìm kiếm thông tin và gửi phản hồi khi cần.
  • Hiệu suất: Tác nhân được đặt chạy tối đa 10 vòng lặp, thời gian thực thi tối đa 300 giây, giới hạn 100 yêu cầu mỗi phút. Sử dụng bộ nhớ đệm để tăng hiệu quả.

5. Soạn Và Gửi Phản Hồi

• Công cụ gửi email: Tác nhân có thể gọi công cụ Send Email in Outlook. Điều này cho phép soạn và gửi email, bao gồm thiết lập người nhận, CC, BCC, tiêu đề và đính kèm—tự động hóa hoàn toàn quy trình phản hồi.

6. Kết Quả Đầu Ra

• Hiển thị cho người dùng: Phản hồi cuối cùng do AI tạo sẽ được chuyển tới nút Chat Output, hiển thị tin nhắn trên giao diện người dùng để xem lại hoặc kiểm tra.

Tóm Tắt Trực Quan

Tại Sao Quy Trình Này Hữu Ích

• Khả năng mở rộng: Tự động hóa quy trình vốn thủ công, tốn thời gian, cho phép xử lý nhanh số lượng lớn email mà không cần thêm nhân lực.
• Tính nhất quán: Đảm bảo phản hồi chuyên nghiệp, chính xác, đúng thương hiệu nhờ tận dụng nguồn tri thức nội bộ cập nhật.
• Phản hồi nhanh: Rút ngắn đáng kể thời gian phản hồi cho khách hàng hoặc nội bộ.
• Có thể kiểm tra: Mỗi bước đều có thể truy vết và kiểm tra, hỗ trợ tuân thủ và kiểm soát chất lượng.
• Dễ mở rộng: Dễ dàng tích hợp thêm nguồn tri thức hoặc công cụ khác (ví dụ: lên lịch lịch, hành động CRM) cho quy trình phức tạp hơn.

Tóm lại:
Quy trình này lý tưởng cho các tổ chức muốn tự động hóa hỗ trợ khách hàng, helpdesk nội bộ, hoặc bất kỳ tình huống nào cần phản hồi email chất lượng cao, dựa trên tri thức ở quy mô lớn. Nó tận dụng sức mạnh của LLM hiện đại, truy xuất tri thức mạnh mẽ và tích hợp email liền mạch để mang lại giải pháp tự động hóa toàn diện.