Trình Tạo Biên Bản Họp & Email Theo Dõi Bằng AI

Tự động tạo biên bản họp chi tiết và email theo dõi hành động từ các tệp đính kèm cuộc họp của bạn bằng AI, đồng thời xuất kết quả dưới dạng PDF. Lý tưởng để đơn giản hóa việc ghi chép và giao tiếp trong các cuộc họp.

Cách Luồng AI hoạt động - Trình Tạo Biên Bản Họp & Email Theo Dõi Bằng AI

Luồng

Cách Luồng AI hoạt động

Người Dùng Tải Lên Tệp Cuộc Họp.
Người dùng cung cấp các tệp âm thanh hoặc video cuộc họp dưới dạng tệp đính kèm.
AI Trích Xuất Ngữ Cảnh và Chi Tiết.
AI xử lý các tệp đính kèm để trích xuất thông tin liên quan đến cuộc họp.
Tạo Biên Bản Họp và Email Theo Dõi.
AI tạo biên bản họp có cấu trúc và email theo dõi dựa trên nội dung cuộc họp.
Hiển Thị & Xuất Kết Quả.
Tóm tắt cuộc họp và email theo dõi được hiển thị cho người dùng và xuất thành tệp PDF có thể tải xuống.
Gửi Email Theo Dõi Tự Động.
Một email sẵn sàng gửi được tạo để nhanh chóng theo dõi với những người tham dự cuộc họp.

Các prompt được sử dụng trong luồng này

Dưới đây là danh sách đầy đủ tất cả các prompt được sử dụng trong luồng này để đạt được chức năng của nó. Prompt là các hướng dẫn đã được cấp cho mô hình AI để tạo ra các phản hồi hoặc thực hiện các hành động. Chúng hướng dẫn AI trong việc hiểu ý định của người dùng và tạo ra các kết quả đầu ra liên quan.

Mẫu Nhắc Tạo Biên Bản Họp

Mẫu nhắc để tạo biên bản họp dựa trên mẫu biên bản họp chi tiết và ngữ cảnh được cung cấp.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE
            

Các thành phần được sử dụng trong luồng này

Dưới đây là danh sách đầy đủ tất cả các thành phần được sử dụng trong luồng này để đạt được chức năng của nó. Các thành phần là các khối xây dựng của mọi Luồng AI. Chúng cho phép bạn tạo ra các tương tác phức tạp và tự động hóa các tác vụ bằng cách kết nối các chức năng khác nhau. Mỗi thành phần phục vụ một mục đích cụ thể, chẳng hạn như xử lý đầu vào của người dùng, xử lý dữ liệu hoặc tích hợp với các dịch vụ bên ngoài.

ChatInput

Thành phần Chat Input trong FlowHunt khởi tạo tương tác với người dùng bằng cách thu thập tin nhắn từ Playground. Nó là điểm khởi đầu của các flow, cho phép quy trình xử lý cả đầu vào dạng văn bản lẫn tệp tin.

Thành phần Prompt trong FlowHunt

Tìm hiểu cách thành phần Prompt của FlowHunt cho phép bạn xác định vai trò và hành vi của bot AI, đảm bảo phản hồi phù hợp và cá nhân hóa. Tùy chỉnh prompt và mẫu template để xây dựng luồng chatbot hiệu quả, nhận biết ngữ cảnh.

Trình Tạo Văn Bản

Khám phá thành phần Generator trong FlowHunt—tạo văn bản mạnh mẽ bằng AI dựa trên mô hình LLM bạn chọn. Dễ dàng tạo phản hồi chatbot động bằng cách kết hợp prompt, hướng dẫn hệ thống tùy chọn và thậm chí cả hình ảnh làm đầu vào, biến nó thành công cụ cốt lõi để xây dựng quy trình hội thoại thông minh.

Kết Quả Trò Chuyện

Khám phá thành phần Kết Quả Trò Chuyện trong FlowHunt—hoàn thiện phản hồi chatbot với các kết quả linh hoạt, đa phần. Thành phần thiết yếu để hoàn thành luồng trò chuyện liền mạch và tạo chatbot AI nâng cao, tương tác.

Xuất sang PDF

Chuyển đổi văn bản thành các tệp PDF sẵn sàng tải xuống với thành phần Xuất sang PDF trong FlowHunt. Dễ dàng chuyển đổi markdown hoặc văn bản thuần từ quy trình làm việc của bạn thành tài liệu PDF, lý tưởng để tạo báo cáo, tóm tắt hoặc tài liệu định dạng theo yêu cầu.

Tiện ích Tin nhắn

Thành phần Tiện ích Tin nhắn hiển thị các thông điệp tuỳ chỉnh trong quy trình của bạn. Lý tưởng để chào đón người dùng, cung cấp hướng dẫn hoặc hiển thị bất kỳ thông tin quan trọng nào, nó hỗ trợ định dạng Markdown và có thể được thiết lập chỉ hiển thị một lần cho mỗi phiên.

Kích Hoạt Khi Mở Chat

Thành phần Kích Hoạt Khi Mở Chat phát hiện khi một phiên trò chuyện bắt đầu, cho phép quy trình phản hồi ngay lập tức ngay khi người dùng mở chat. Nó khởi tạo luồng với tin nhắn chat đầu tiên, rất cần thiết để xây dựng chatbot tương tác, phản hồi nhanh.

Mô tả luồng

Mục đích và lợi ích

Quy trình công việc này, có tên là Biên Bản Họp Đơn Giản, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình chuyển đổi các tệp đính kèm cuộc họp (như tệp âm thanh hoặc video) thành nội dung có cấu trúc rõ ràng, dễ hành động. Nó tạo ra biên bản họp chính xác và email theo dõi, thậm chí còn xuất kết quả thành tệp PDF có thể tải xuống. Toàn bộ quy trình được tối ưu hóa để giảm thiểu sự tham gia của người dùng, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.


Các Bước Quy Trình

1. Chào Đón Người Dùng

  • Ngay khi giao diện trò chuyện được mở, người dùng sẽ nhận được lời chào thân thiện.
  • Tin nhắn hướng dẫn người dùng đính kèm tệp âm thanh hoặc video cuộc họp, giải thích rằng quy trình sẽ tạo ra:
    • Biên Bản Họp Chi Tiết
    • Email Theo Dõi Đầy Hành Động

2. Nhập Thông Tin và Đính Kèm của Người Dùng

  • Người dùng tải lên tệp cuộc họp của họ qua giao diện nhập liệu trò chuyện.
  • Hệ thống thu nhận tệp đính kèm và chuẩn bị nó như một phần ngữ cảnh để xử lý tiếp theo.

3. Tạo Biên Bản Họp

  • Quy trình sử dụng một mẫu định sẵn, toàn diện, bao gồm các phần như Tiêu đề cuộc họp, Ngày, Người tham dự, Chương trình, Thảo luận, Hành động, Bước tiếp theo, v.v.
  • AI xử lý nội dung tệp đính kèm, trích xuất thông tin liên quan và điền vào mẫu, đảm bảo biên bản rõ ràng, mạch lạc và dễ thực hiện.

4. Tạo Email Theo Dõi

  • Dựa trên cùng một ngữ cảnh cuộc họp, một email theo dõi được tạo ra.
  • Email bao gồm phần giới thiệu thân thiện và đính kèm toàn bộ biên bản họp ở cuối, giúp người nhận dễ dàng xem cả tóm tắt và chi tiết.

5. Hiển Thị Kết Quả

  • Biên bản họp và email theo dõi được hiển thị ngay trên giao diện trò chuyện để người dùng xem lại.
  • Quy trình cũng định dạng nội dung sang markdown để rõ ràng và có cấu trúc.

6. Xuất ra PDF

  • Quy trình tự động xuất biên bản họp và email theo dõi đã tạo thành tệp PDF.
  • Người dùng được cung cấp liên kết để tải xuống PDF này, giúp dễ dàng chia sẻ hoặc lưu trữ tài liệu cuộc họp.

Tóm Tắt Luồng Kỹ Thuật

BướcMô-đunMục đích
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetChào mừng và hướng dẫn
2ChatInputNhận tệp/cuộc họp đính kèm
3PromptTemplate (Biên Bản Họp) + GeneratorTạo ghi chú biên bản họp có cấu trúc
4PromptTemplate (Email Theo Dõi) + GeneratorTạo thông tin liên lạc theo dõi
5ChatOutputHiển thị nội dung đã tạo
6PromptTemplate (Kết Hợp)Kết hợp biên bản và email để xuất
7ExportToPDFFileTạo file PDF có thể tải xuống
8ChatOutputCung cấp liên kết tải

Tại Sao Quy Trình Này Hữu Ích

  • Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa việc ghi biên bản họp và email theo dõi, vốn thường lặp đi lặp lại và tốn thời gian.
  • Đồng bộ: Đảm bảo mọi biên bản và email theo dõi đều tuân theo mẫu chuyên nghiệp, có cấu trúc rõ ràng.
  • Mở rộng: Có thể xử lý nhiều cuộc họp nhanh chóng, giúp tổ chức mở rộng nỗ lực ghi chép mà không cần thêm nhân sự.
  • Dễ truy cập: Đầu ra vừa hiển thị trên trò chuyện vừa có thể tải xuống dạng PDF, dễ dàng chia sẻ và lưu trữ.
  • Định hướng hành động: Việc đưa ra các hạng mục hành động và tóm tắt rõ ràng giúp nâng cao hiệu quả theo dõi sau cuộc họp.

Trường Hợp Sử Dụng Lý Tưởng

  • Doanh nghiệp và Nhóm: Cho các cuộc họp nhân viên định kỳ, cập nhật dự án hoặc cuộc gọi với khách hàng.
  • Tổ chức Sự kiện: Để ghi lại các thảo luận và quyết định tại sự kiện hoặc hội thảo.
  • Nhóm học thuật và nghiên cứu: Theo dõi tiến độ và các hạng mục hành động.
  • Làm việc từ xa: Đặc biệt hiệu quả cho các nhóm phân tán cần giao tiếp nhất quán.

Kết Luận

Quy trình Biên Bản Họp Đơn Giản tự động chuyển đổi ghi âm cuộc họp thành tài liệu có thể hành động, kết hợp trích xuất nội dung bằng AI, định dạng chuyên nghiệp và xuất tự động. Đây là công cụ vô giá cho bất kỳ ai muốn đơn giản hóa công tác hành chính cuộc họp, nâng cao hiệu quả theo dõi và mở rộng hiệu quả tổ chức.

Hãy để chúng tôi xây dựng Đội ngũ AI riêng cho bạn

Chúng tôi giúp các công ty như của bạn phát triển chatbot thông minh, Máy chủ MCP, công cụ AI hoặc các loại tự động hóa AI khác để thay thế con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại trong tổ chức của bạn.

Tìm hiểu thêm

Trình Tạo Biên Bản & Nội Dung Cuộc Họp AI
Trình Tạo Biên Bản & Nội Dung Cuộc Họp AI

Trình Tạo Biên Bản & Nội Dung Cuộc Họp AI

Biến các tệp đính kèm cuộc họp của bạn thành bản tóm tắt hành động, email theo dõi và bài đăng blog với AI. Quy trình làm việc này tự động hóa việc tạo nội dung...

5 phút đọc
Trình Tạo Biên Bản Cuộc Họp AI Đơn Giản
Trình Tạo Biên Bản Cuộc Họp AI Đơn Giản

Trình Tạo Biên Bản Cuộc Họp AI Đơn Giản

Biến ghi chú cuộc họp thành tài liệu chuyên nghiệp với Simple Meeting Minutes, một công cụ AI tạo biên bản chi tiết và email nhắc việc chỉ trong vài giây. Tối ư...

3 phút đọc
AI Meeting Minutes +4
Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI
Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI

Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI

Khám phá Trình Tạo Báo Cáo Cuộc Họp AI của FlowHunt—một công cụ biến ghi chú cuộc họp thành biên bản chi tiết, email theo dõi và bài đăng blog. Tiết kiệm thời g...

3 phút đọc
AI Meeting Reports +3