Trường hợp sử dụng Copilot trong Outlook: Cải thiện cảm xúc, giọng điệu và email

Copilot trong Outlook giúp bạn soạn thảo, chỉnh sửa và nâng cao email trực tiếp trong cửa sổ soạn thảo. Nó điều chỉnh giọng điệu, cảm xúc và cấu trúc để các thông điệp của bạn luôn rõ ràng, chuyên nghiệp nhưng vẫn có thể giữ được sự thân thiện khi cần thiết. Trường hợp sử dụng này cho thấy cách soạn thảo trực tiếp, kiểm soát giọng điệu và gợi ý cảm xúc hoạt động trong thời gian thực.

Dưới đây là ba điểm chính:

1. Soạn thảo trực tiếp giúp bạn tạo email có cấu trúc với các chi tiết cụ thể như thời gian, ngày tháng và bối cảnh.
2. Kiểm soát giọng điệu và cảm xúc cho phép bạn làm cho thông điệp trở nên trang trọng hơn, tôn trọng hơn hoặc thân thiện hơn.
3. Công cụ nâng cao phản hồi giúp bạn sửa giọng điệu, cải thiện độ rõ ràng và đảm bảo trả lời đầy đủ các điểm trong email đến.

Đọc thêm các bài viết tại AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

Soạn thảo email với Copilot trực tiếp

Tính năng Copilot trực tiếp cho phép bạn viết hướng dẫn tự nhiên, và Outlook sẽ tạo bản nháp đầy đủ dựa trên ý định của bạn.

• Bắt đầu email mới và mô tả nội dung bạn muốn viết.
• Copilot tự động tạo cấu trúc, giọng điệu và mạch văn bản.
• Bạn có thể chỉnh sửa bản nháp bằng cách bổ sung chi tiết hoặc thay đổi các ràng buộc.

Bổ sung chi tiết cụ thể

Bạn có thể hướng dẫn Copilot với thêm bối cảnh như:

• Tên người nhận
• Những ngày họp cụ thể
• Khung giờ ưu tiên
• Tùy chọn hình thức như trực tuyến hoặc trực tiếp

Copilot sẽ viết lại thông điệp ngay lập tức để đáp ứng yêu cầu mới.

Điều chỉnh cảm xúc và giọng điệu

Nếu bạn biết người nhận, bạn có thể thêm các chi tiết như kế hoạch cuối tuần hoặc cuộc trò chuyện gần đây.
Nếu người nhận là quản lý của bạn, bạn có thể chỉ định giọng điệu chuyên nghiệp hơn, và Copilot sẽ cập nhật nội dung phù hợp.

Tạo các biến thể, kể cả định dạng sáng tạo

Copilot còn có thể thay đổi hoàn toàn định dạng.
Ví dụ, yêu cầu biến email thành bài thơ sẽ chuyển toàn bộ thông điệp sang dạng thơ mà vẫn giữ nguyên ý chính.

Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?

Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.

Yêu cầu demo Đăng nhập

Trả lời email có sẵn với Copilot

Khi trả lời một email, Copilot sử dụng nội dung thư đến làm bối cảnh.

Tạo phản hồi rõ ràng và chính xác

Bằng cách yêu cầu Copilot:

• Ghi nhận vấn đề
• Xác nhận đã giải quyết
• Thể hiện sự thấu hiểu
• Đề xuất hỗ trợ thêm

bạn sẽ nhận được một phản hồi chuyên nghiệp hoàn chỉnh, sẵn sàng gửi đi.

Kiểm tra đầy đủ nội dung với thanh bên Copilot

Bạn có thể sao chép bản nháp sang thanh bên và yêu cầu Copilot tạo danh sách kiểm tra để đảm bảo phản hồi đã bao quát các ý chính từ email gốc.

Điều này xác minh rằng:

• Khiếu nại đã được ghi nhận
• Chi tiết sự cố đã được đưa vào
• Giải pháp đã được xác nhận
• Sự hài lòng của khách hàng đã được đề cập
• Đã đề xuất hỗ trợ thêm

Nâng cao giọng điệu của email bạn tự viết

Copilot cũng có thể chỉnh sửa bản nháp của bạn mà không làm thay đổi ý nghĩa.

Sửa giọng điệu và tính chuyên nghiệp

Bôi đen nội dung và yêu cầu Copilot:

• Cải thiện tính chuyên nghiệp
• Điều chỉnh cảm xúc
• Đưa ra giải pháp thay thế
• Làm rõ thời hạn

Copilot giữ nguyên nội dung nhưng cải thiện giọng điệu và cấu trúc.

Bổ sung chi tiết dự án và thời hạn

Cung cấp các chi tiết như:

• Tên dự án
• Người nhận
• Ngày hoàn thành

giúp Copilot cập nhật nội dung chính xác và nhất quán hơn.

Tham gia bản tin của chúng tôi

Nhận các mẹo, xu hướng và ưu đãi mới nhất miễn phí.

Địa chỉ email

Đăng ký

Tóm tắt

• Copilot soạn thảo email rõ ràng, có cấu trúc bằng hướng dẫn tự nhiên.
• Gợi ý về giọng điệu và cảm xúc giúp bạn tạo ra phiên bản chuyên nghiệp hoặc thân thiện tùy nhu cầu.
• Tạo phản hồi sử dụng nội dung thư gốc cho độ rõ ràng theo ngữ cảnh.
• Thanh bên giúp kiểm tra nội dung bằng danh sách kiểm tra.
• Tăng cường giọng điệu giúp nâng cấp bản nháp của bạn mà vẫn giữ nguyên ý định.

Nếu bạn muốn làm chủ Copilot từ cơ bản đến nâng cao và nắm vững mọi kỹ năng cần thiết cho hiệu quả thực tế, hãy khám phá chương trình đào tạo Microsoft 365 Copilot Essentials của chúng tôi:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/