Tạo và Định Dạng Báo Cáo với Copilot trong Word

Việc viết và định dạng báo cáo là công việc hầu như ai cũng phải thực hiện tại nơi làm việc. Copilot trong Word giúp quá trình này nhanh hơn đáng kể bằng cách hỗ trợ bạn soạn thảo, tóm tắt, tinh chỉnh và phân tích thông tin ngay trong tài liệu mà không cần rời khỏi đó. Trong tình huống này, chúng ta sẽ xem Copilot có thể biến một báo cáo dài thành bản tóm tắt có cấu trúc, email đã định dạng, danh sách gạch đầu dòng, hay thậm chí là bảng phân tích thông tin như thế nào.

Ba điểm chính cần lưu ý:

1. Copilot giúp tạo các bản tóm tắt có cấu trúc và định dạng lại dựa trên tài liệu thực tế.
2. Có thể phân tích nội dung theo từng quý, từng gạch đầu dòng, hoặc theo từng chủ đề.
3. Dữ liệu thô có thể được chuyển thành bảng, phân tích và nhận định trực tiếp từ thanh bên.

Đọc thêm các bài viết của AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

Tạo Bản Tóm Tắt Ban Đầu

Chúng ta bắt đầu bằng cách mở Word và sử dụng Copilot để tóm tắt báo cáo marketing năm 2025.
Đầu tiên, chúng ta yêu cầu Copilot:

Viết một bản tóm tắt ngắn về báo cáo marketing năm 2025, làm nổi bật những thành tựu và số liệu quan trọng.

Trước khi tạo tóm tắt, chúng ta dùng tính năng Thêm nội dung để tải lên báo cáo marketing từ máy tính hoặc OneDrive. Sau khi nhấn Tạo, Copilot sẽ tạo ra một bản tổng quan rõ ràng cho toàn bộ tài liệu.

Bản tóm tắt đầu tiên bao gồm:

• Tổng doanh thu 50 triệu, tăng trưởng 25 phần trăm
• 120.000 khách hàng mới đạt được
• 2,1 triệu lượt truy cập website
• 50.000 khách hàng tiềm năng đủ điều kiện marketing
• Lượng theo dõi mạng xã hội đạt 1,2 triệu người

Tuy nhiên, bản này còn khá chung chung. Nó thiếu chi tiết về hiệu quả của từng quý.

Yêu Cầu Phân Tích Chi Tiết Hơn

Để cải thiện bản tóm tắt, chúng ta yêu cầu Copilot:

Hãy chi tiết hơn. Viết riêng về từng quý.

Lần này, Copilot tạo ra bản phân tích theo từng quý, bao gồm các chiến dịch, mức tăng traffic, số khách hàng mới, chỉ số tương tác và tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ, Quý 1 bao gồm:

• Lưu lượng truy cập website tăng 15 phần trăm so với quý 4 năm trước
• 25.000 khách hàng mới đạt được
• Lượng theo dõi mạng xã hội vượt 900.000
• 10.000 khách hàng tiềm năng đủ điều kiện marketing đã tạo ra

Định dạng này cho thấy hiệu quả thay đổi ra sao trong năm và cung cấp mốc thời gian rõ ràng hơn.

Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?

Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.

Yêu cầu demo Đăng nhập

Tạo Phiên Bản Gạch Đầu Dòng

Tiếp theo, chúng ta yêu cầu một bản tóm tắt ngắn gọn dưới dạng gạch đầu dòng:

Tạo một bản tóm tắt ngắn gọn sử dụng gạch đầu dòng.

Copilot sẽ tạo ra bản báo cáo ngắn gọn, chỉ nêu những số liệu quan trọng nhất. Đây là lựa chọn lý tưởng cho bài thuyết trình, cập nhật nội bộ, hoặc các buổi họp nhanh.

Nếu muốn đưa các gạch đầu dòng trực tiếp vào tài liệu, bạn nên dùng nút Copilot nội tuyến thay vì sử dụng thanh bên.

Chuyển Tóm Tắt Thành Email

Chúng ta cũng có thể yêu cầu Copilot chuyển bản tóm tắt thành email để chia sẻ với đồng nghiệp.
Ví dụ:

Chuyển nội dung này thành một email chúc mừng đội ngũ.

Copilot sẽ viết lại nội dung thành một email chỉn chu, sẵn sàng gửi đi, giúp dễ dàng chia sẻ những cập nhật từ các báo cáo dài.

Tham gia bản tin của chúng tôi

Nhận các mẹo, xu hướng và ưu đãi mới nhất miễn phí.

Địa chỉ email

Đăng ký

Dùng Thanh Bên để Phân Tích Dữ Liệu

Trong phần hai của tình huống, chúng ta khám phá cách biến số liệu báo cáo thành bảng hoặc nhận định mà không cần chèn thêm nội dung vào tài liệu ngay lập tức.

Ví dụ, chúng ta yêu cầu:

Tạo bảng hai cột gọn gàng với tiêu đề là quý và doanh thu.

Thanh bên sẽ đọc tài liệu và tạo ra:

• Quý 1: 11 triệu
• Quý 2: 12 triệu
• Quý 3: 14 triệu
• Quý 4: 13 triệu

Yêu Cầu Phân Tích Sâu Hơn

Chúng ta cũng có thể yêu cầu Copilot phân tích và lý giải sâu hơn:

Doanh thu tăng bao nhiêu phần trăm từ quý 1 đến quý 4, và liệu xu hướng tăng này có tiếp tục không? Hãy giải thích vì sao có và vì sao không.

Copilot sẽ cung cấp:

• Kết quả tính toán mức tăng 18,18 phần trăm
• Giải thích có cấu trúc về các lý do có thể giúp doanh thu tiếp tục tăng
• Phần phân tích cân bằng về lý do doanh thu có thể không tăng tiếp

Lý do có thể tiếp tục tăng gồm:

• Các sáng kiến chiến lược
• Chương trình chăm sóc khách hàng trung thành
• Nhu cầu thị trường đối với sản phẩm công nghệ

Lý do có thể không tiếp tục tăng gồm:

• Yếu tố mùa vụ
• Sự cạnh tranh gia tăng
• Bất ổn kinh tế

Nếu cần, bạn có thể chèn toàn bộ câu trả lời vào tài liệu để dễ theo dõi.

Đặt Câu Hỏi Trực Tiếp Về Báo Cáo

Thanh bên cũng hoạt động như một công cụ Hỏi & Đáp cho tài liệu của bạn.
Bạn có thể hỏi:

Tôi có thể thấy tổng chi tiêu năm nay ở đâu?
Mặt hàng đắt nhất trong quý hai là gì?

Miễn là câu trả lời có trong tài liệu, Copilot sẽ tìm và cung cấp cho bạn.

Nhờ vậy, bạn không còn phải cuộn tài liệu vô tận mà có thể truy cập ngay thông tin cần thiết.

Tóm tắt

Copilot trong Word không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo và tóm tắt. Nó có thể:

• Biến các báo cáo lớn thành tóm tắt chi tiết hoặc rút gọn
• Tạo nhận định theo từng quý
• Chuyển đổi nội dung thành gạch đầu dòng hoặc email
• Tạo bảng từ số liệu thô
• Phân tích xu hướng doanh thu và giải thích lý do
• Trả lời các câu hỏi cụ thể về tài liệu của bạn

Nếu bạn muốn hiểu rõ và sử dụng Copilot hiệu quả trên toàn bộ Microsoft 365, hãy khám phá khóa đào tạo Microsoft 365 Copilot Essentials của chúng tôi:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/