Gmail 的 AI 邮件助手

概述

此工作流通过 AI 驱动的代理、知识文档检索以及 Gmail 管理工具（发送、添加标签、移除标签），实现了 Gmail 新邮件的自动处理与回复。它旨在简化邮件处理流程，提供一致且基于知识的回复，并以最少的人力实现邮件操作的规模化。

工作流运作方式

1. 触发器：新邮件接收

• 当连接的 Gmail 账号收到新邮件时，工作流开始运行。
• 该事件作为输入，将邮件传递给 AI 代理处理。

2. AI 代理：邮件助手

• 工作流的核心是配置了“邮件管理员”背景故事和明确目标的 AI 代理：
  “你是一名邮件助手，负责使用文档检索工具中提供的知识库，以专业、冷静的方式回复收到的邮件。”
• 代理将新邮件的内容作为提示进行处理。

代理连接的工具

代理配备了多种工具，使其不仅能生成文本，还能执行操作：

• 发送邮件工具： 允许代理直接通过 Gmail 草拟并发送回复。
• 添加标签工具： 让代理通过添加标签来组织或分类邮件。
• 移除标签工具： 使代理在需要时移除邮件标签。
• 文档检索工具： 为代理提供访问知识库的能力，使其能利用最新的内部文档或资源来支撑回复内容。

3. 文档检索器

• 此组件根据邮件内容在预设的知识来源中搜索相关文档。
• 每次查询最多检索 3 个文档，确保回复能基于最新或最相关的信息。
• 代理将其作为工具，根据需要查询知识库来撰写回复。

4. Gmail 邮件管理工具

• 发送邮件： 代理可撰写并发送邮件，包括设置收件人、主题、正文和附件。
• 标签管理： 代理可自动添加或移除标签，帮助组织和追踪邮件。

5. 输出：聊天展示

• 代理处理完邮件（包括查询知识库、可能的回复发送或标签操作）后，工作流会将回复内容输出，在类似聊天界面或日志中展示。

工作流结构

主要优势与应用场景

• 可扩展性： 处理大量入站邮件，无需人工瓶颈。
• 一致性： 确保每次回复都专业且基于最新知识。
• 自动化： 减少对支持、销售或信息邮箱的人工操作。
• 知识集成： 利用内部或外部文档，提供准确、具备上下文的回复。
• 收件箱管理： 自动用标签整理邮件，帮助团队井井有条。

示例应用场景

• 客户支持： 利用最新 FAQ 和文档即时回复客户咨询。
• 销售询盘： 对潜在客户用定制化、基于知识的回复，并用标签跟踪其状态。
• 内部请求： 通过文档检索器，依据公司政策自动分发和回复员工问题。

总结

此工作流代表了一种强大的邮件自动化模式。通过将 Gmail 与先进的 AI 及文档检索集成，企业可实现快速、准确、专业的邮件回复，同时保持收件箱井然有序。这有助于业务扩展、提升服务质量，并释放人员去处理更复杂的任务。