AI驱动的Outlook邮件回复自动化

利用AI代理，结合组织知识库，实现Outlook专业邮件回复自动化。新邮件收到后，将被解析，并由AI代理结合内部文档上下文进行回复，确保回复准确且符合品牌调性，并可根据需要触发新的外发邮件。

流程

AI流程的工作原理

检测Outlook新邮件.: 监控Outlook中收到的新邮件，并捕获其内容以供后续处理。
解析邮件数据.: 从新邮件中提取并格式化相关信息，为AI处理做准备。
从文档检索知识.: 在内部知识来源中搜索相关信息，以便撰写回复。
AI代理生成邮件回复.: 使用由Anthropic AI LLM和相关工具驱动的AI代理，基于邮件内容及检索到的知识，起草专业且有见地的回复。
回复并展示输出.: 通过Outlook发送AI生成的回复，并在聊天界面中展示对话。

此流程中使用的提示

以下是此流程中用于实现其功能的所有提示的完整列表。提示是给予AI模型的指令，用于生成响应或执行操作。它们指导AI理解用户意图并生成相关输出。

AI代理

带有自定义背景故事、目标和角色的邮件专业回复代理提示词

                Backstory:
email operator 

Goal:
your task is to answer to emails based on the knowledge source given to you in document retriever in a professional manner using the correct tone and format.

Role:
email operator

此流程中使用的组件

以下是此流程中用于实现其功能的所有组件的完整列表。组件是每个AI流程的构建块。它们允许您通过连接各种功能来创建复杂的交互并自动化任务。每个组件都有特定的用途，例如处理用户输入、处理数据或与外部服务集成。

Outlook 新邮件

通过 FlowHunt 的 Outlook 新邮件组件自动化您的工作流程。当有新邮件到达 Outlook 时，立即触发流程，提取发件人、收件人、主题、附件等关键信息。非常适合将邮件事件集成到自动化流程中，实现实时响应。

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解析数据

解析数据组件使用可自定义的模板将结构化数据转换为纯文本。它能够灵活地格式化和转换数据输入，以用于工作流的后续环节，帮助标准化或准备信息供下游组件使用。

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LLM Anthropic AI

FlowHunt 支持数十种 AI 模型，包括 Anthropic 的 Claude 系列模型。了解如何在您的 AI 工具和聊天机器人中使用 Claude，并通过可自定义设置实现个性化响应。

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AI代理

FlowHunt中的AI代理组件为您的工作流赋予自主决策和工具使用能力。它利用大型语言模型并连接各种工具以解决任务、实现目标并提供智能响应。非常适合构建高级自动化和互动式AI解决方案。

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在Outlook中发送邮件

轻松自动化在工作流中直接通过Outlook发送邮件。Outlook发送邮件组件使您能够撰写并发送信息给指定收件人，支持添加附件、抄送、密送和草稿选项。是将邮件通信集成到自动化流程中的必备工具。

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文档检索器

FlowHunt 的文档检索器通过将生成式模型连接到您自己的最新文档和网址，提高了 AI 的准确性，确保使用检索增强生成（RAG）获得可靠且相关的答案。

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聊天输出

了解 FlowHunt 中的 Chat Output（聊天输出）组件——通过灵活的多部分输出完善聊天机器人回复。是实现流程顺畅结束和打造高级互动式 AI 聊天机器人的关键工具。

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流程描述

目的和优势

该工作流自动化了通过Outlook接收邮件、提取邮件内容、结合相关知识库文档丰富上下文，并生成专业的AI驱动回复的全过程。AI代理还可直接通过Outlook发送回复，实现全自动邮件响应系统。

步骤详解

1. 接收并解析新邮件

触发器： 该流程从Outlook收到新消息（Outlook New Message Received节点）时启动。
提取： 邮件数据（包括发件人、收件人、抄送、密送、主题和正文）被提取出来，以供后续处理。

2. 数据格式化

转换： 原始邮件数据传递给解析节点（Parse Data），通过指定模板转换为纯文本，确保AI代理接收到结构化、干净的输入。

3. 知识增强

知识检索： 工作流集成了“文档检索器”工具，可在连接的知识来源（内部文档、Wiki、FAQ等）中，基于邮件内容检索最多三份相关文档。检索策略确保每份文档覆盖均衡，并包含相关内容片段及元数据。

4. AI驱动的邮件回复生成

语言模型： 采用Anthropic AI语言模型（即Claude 3.5 Haiku），配置最大4000 tokens，温度为0，确保回复确定性与可靠性。
AI代理： 工作流核心是一个配置如下的AI代理：
- 背景故事： 扮演“邮件操作员”。
- 目标： “根据文档检索器提供的知识源，专业地回复邮件，使用正确的语气和格式。”
- 工具： 代理可调用知识检索和Outlook邮件发送工具，便于检索信息并发送回复。
- 性能： 代理最多运行10轮，单次执行时间上限为300秒，速率限制为每分钟100次请求，并使用缓存提升效率。

5. 编写并发送回复

邮件发送工具： 代理可调用“在Outlook中发送邮件”工具，支持撰写并发送邮件，设置收件人、抄送、密送、主题及附件，实现回复流程全自动化。

6. 输出

用户展示： 最终AI生成的回复通过“聊天输出”节点路由，在用户界面展示，便于审核或复查。

可视化流程总结

步骤	组件	描述
1	Outlook New Message Received	触发新邮件时，提取所有字段
2	Parse Data	格式化并清洗邮件数据
3	Document Retriever	检索上下文所需的相关知识源
4	Anthropic AI LLM + AI Agent	利用知识和最佳实践生成回复
5	Send Email in Outlook	允许代理自动发送回复邮件
6	Chat Output	在界面中展示AI回复