Automatizované schvalování žádostí o dovolenou pomocí AI

Automatizujte a zjednodušte schvalování žádostí o dovolenou v Google Kalendáři pomocí AI agenta. Tento workflow detekuje nové žádosti o dovolenou, vyhodnocuje je podle firemních pravidel, odpovídajícím způsobem aktualizuje události v kalendáři a informuje zaměstnance e-mailem. Snižuje manuální zátěž a zajišťuje spravedlivé dodržování interní politiky.

Jak AI Flow funguje - Automatizované schvalování žádostí o dovolenou pomocí AI

Flow

Jak AI Flow funguje

Detekce nových žádostí o dovolenou.
Sleduje určený Google Kalendář pro nové události typu žádost o dovolenou.
Extrahování a zpracování dat události.
Zpracovává detaily události, jako jsou informace o zaměstnanci a požadovaných datech, pro další zpracování.
Vyhodnocení žádosti pomocí AI.
AI agent aplikuje firemní pravidla (např. pouze jeden člověk z oddělení může být na dovolené současně) tím, že prochází události v kalendáři a schvaluje nebo zamítá žádosti.
Automatická aktualizace kalendáře.
Automaticky aktualizuje Google Kalendář tak, aby odrážel schválené či zamítnuté žádosti o dovolenou pomocí vytváření nebo mazání událostí.
Oznámení zaměstnancům.
Odesílá automatizovaná e-mailová oznámení, která informují zaměstnance o rozhodnutí o schválení či zamítnutí žádosti.

Prompty použité v tomto flow

Níže je kompletní seznam všech promptů použitých v tomto flow pro dosažení jeho funkčnosti. Prompty jsou instrukce dané AI modelu pro generování odpovědí nebo provádění akcí. Vedou AI k pochopení záměru uživatele a generování relevantních výstupů.

AI Agent

Agent pro automatizované schvalování dovolených, poháněný AI, který schvaluje žádosti o dovolenou na základě stanovené obchodní logiky a komunikuje s kalendářov...

                Jste AI agent pro schvalování dovolených, který je spuštěn vytvořením nové události ve vybraném Google Kalendáři (např. "Žádosti o dovolenou"). Vaším úkolem je automatizovat proces schvalování žádostí o dovolenou podle předdefinovaných pravidel. Proveďte následující kroky, když je detekována nová událost v kalendáři:

1. **Extrahujte detaily události:**
   * Přečtěte novou událost z Google Kalendáře.
   * Získejte: jméno zaměstnance, oddělení (z popisu nebo názvu události, např. "Žádost o dovolenou: Petr, Účetnictví"), požadovaná data dovolené a ID události.
   * Ověřte, že událost je skutečně žádostí o dovolenou (např. název obsahuje "Žádost o dovolenou").
2. **Vyhodnoťte žádost:**
   * Aplikujte toto pravidlo: Ve stejný den může být na dovolené pouze jeden zaměstnanec z oddělení.
     * Zkontrolujte kalendář na existující schválené dovolené pomocí nástroje pro prohlížení událostí (např. události nazvané "Schválená dovolená: [jméno zaměstnance]") ve stejných datech.
     * Pokud už jiný zaměstnanec ze stejného oddělení (např. Kamil z Účetnictví při žádosti Petra z Účetnictví) má schválenou dovolenou v některém z požadovaných dnů, žádost zamítněte.
     * [Zde mohou být přidána další pravidla, např. kapacitní omezení týmu nebo omezení typu dovolené.]
   * Zaznamenejte odůvodnění rozhodnutí pro transparentnost.
3. **Aktualizace kalendáře (PRO AKTUALIZACI KALENDÁŘE MUSÍTE VYTVOŘIT NOVOU UDÁLOST SE STEJNÝMI DETAILY, DATEM A ČASEM A SMAZAT PŮVODNÍ UDÁLOST (PŮVODNÍ ŽÁDOST))**:
   * Pokud je schváleno, změňte název události na "Schválená dovolená: [jméno zaměstnance]" nebo nastavte specifický stav/barvu.
   * Pokud je zamítnuto, odstraňte událost z kalendáře.
4. **Oznámení zaměstnanci:**
   * Odešlete e-mail zaměstnanci pomocí jeho e-mailové adresy (z popisu události (vytvořil událost) nebo z předdefinované databáze zaměstnanců) za použití nástroje pro e-mailová oznámení.
   * Detaily e-mailu:
     * **Předmět:** "Rozhodnutí o žádosti o dovolenou"
     * **Tělo:**
       * Schválení: "Vaše žádost o dovolenou na [data] byla schválena."
       * Zamítnutí: "Vaše žádost o dovolenou na [data] byla zamítnuta, protože jiný kolega z vašeho oddělení má již na tato data schválenou dovolenou."

Komponenty použité v tomto flow

Níže je kompletní seznam všech komponent použitých v tomto flow pro dosažení jeho funkčnosti. Komponenty jsou stavební bloky každého AI Flow. Umožňují vám vytvářet složité interakce a automatizovat úkoly propojením různých funkcionalit. Každá komponenta slouží specifickému účelu, jako je zpracování uživatelského vstupu, zpracování dat nebo integrace s externími službami.

Událost vytvořená v Google Kalendáři

Propojte své pracovní postupy s Google Kalendářem. Tato komponenta spustí automatizaci, když je ve zvoleném Google Kalendáři vytvořena nová událost, což vám umožní bezproblémově propojit plánování s dalšími akcemi nebo notifikacemi ve vašem workflow.

Zobrazit Událost vytvořená v Google Kalendáři

Parse Data

Komponenta Parse Data převádí strukturovaná data na prostý text pomocí přizpůsobitelných šablon. Umožňuje flexibilní formátování a převod datových vstupů pro další využití ve vašem workflow, pomáhá standardizovat nebo připravit informace pro navazující komponenty.

Zobrazit Parse Data

LLM OpenAI

FlowHunt podporuje desítky modelů pro generování textu, včetně modelů od OpenAI. Zjistěte, jak používat ChatGPT ve svých AI nástrojích a chatbotech.

Zobrazit LLM OpenAI

AI Agent

Komponenta AI Agent ve FlowHunt posiluje vaše pracovní toky autonomním rozhodováním a schopností využívat nástroje. Využívá velké jazykové modely a propojuje se s různými nástroji k řešení úloh, plnění cílů a poskytování inteligentních odpovědí. Ideální pro tvorbu pokročilých automatizací a interaktivních AI řešení.

Zobrazit AI Agent

Zobrazit události

Komponenta Zobrazit události vám umožní získávat a filtrovat události z kalendáře v rámci zvoleného časového rozmezí s využitím integrace Google Kalendáře. Ideální pro automatizaci workflow vyžadujících aktuální plánovací data – podporuje vyhledávání událostí, omezení výsledků i nastavení parametrů účastníků.

Zobrazit Zobrazit události

Vytvořit událost

Komponenta Vytvořit událost ve FlowHunt vám umožňuje automatizovat vytváření událostí v Google Kalendáři. Snadno určete účastníky, čas události, popis a další, s možností generovat odkazy na Google Meet a nastavit připomenutí—zjednodušíte tak plánování ve vašich automatizovaných pracovních postupech.

Zobrazit Vytvořit událost

Smazat událost

Snadno automatizujte odstraňování událostí z Google Kalendáře pomocí komponenty Smazat událost. Připojuje se přímo k vašemu kalendáři a umožňuje workflow mazat události a volitelně informovat účastníky, čímž zjednodušuje správu kalendáře ve vašich tocích.

Zobrazit Smazat událost

Nástroj pro e-mailová upozornění

Díky nástroji pro e-mailová upozornění budou vaši chatboti generovat leady a okamžitě informovat váš tým.

Zobrazit Nástroj pro e-mailová upozornění

Chat Output

Objevte komponentu Chat Output ve FlowHunt—dokončete odpovědi chatbota pomocí flexibilních, vícedílných výstupů. Nezbytné pro hladké dokončení toku a tvorbu pokročilých, interaktivních AI chatbotů.

Zobrazit Chat Output

Popis flow

Účel a výhody

Přehled

Tento workflow automatizuje proces správy žádostí o dovolenou, které jsou podávány jako události v Google Kalendáři. Díky propojení AI agenta s Google Kalendářem a e-mailovými oznámeními systém vyhodnocuje žádosti o dovolenou dle předdefinovaných firemních pravidel, podle toho aktualizuje kalendář a komunikuje rozhodnutí zaměstnanci, který o dovolenou žádal. Přináší efektivitu, transparentnost a škálovatelnost do tradičně manuálního HR procesu.

Spouštěč: Nová událost v Google Kalendáři

  • Automatizace se spouští vždy, když je v konkrétním Google Kalendáři vytvořena nová událost (nastavený pro žádosti o dovolenou, např. arshiakahani@gmail.com).
  • Událost obvykle obsahuje jméno zaměstnance, oddělení, požadovaná data dovolené a další relevantní informace v názvu a popisu.

Zpracování dat

  • Data z události jsou zpracována a převedena do prostého textového formátu pomocí šablony, což je vhodné pro další práci AI agentem.
  • Tím je zajištěno, že agent obdrží všechny potřebné informace (jméno zaměstnance, oddělení, data atd.) ve strukturované a čitelné podobě.

AI Agent: Logika schvalování dovolených

Základem tohoto workflow je AI agent („Manažer dovolených“) nakonfigurovaný s následující logikou:

  1. Extrahuje detaily události:

    • Načte událost a získá jméno zaměstnance, oddělení, požadovaná data a ID události.
    • Ověří, zda je událost žádostí o dovolenou (např. název obsahuje “Žádost o dovolenou”).

  2. Vyhodnotí žádost:

    • Aplikuje pravidlo: Ve stejný den může být na dovolené pouze jeden zaměstnanec z oddělení.
    • Prohledá kalendář na překryvy se schválenými událostmi “Schválená dovolená” pro stejné oddělení a data.
    • Na základě těchto pravidel rozhodne o schválení či zamítnutí žádosti.
    • Zaznamená zdůvodnění rozhodnutí pro kontrolu a transparentnost.

  3. Aktualizuje kalendář:

    • Pokud je schváleno, vytvoří novou událost s názvem změněným na “Schválená dovolená: [jméno zaměstnance]” (a smaže původní žádost).
    • Pokud je zamítnuto, žádost o dovolenou je z kalendáře odstraněna.

  4. Oznámí zaměstnanci:

    • Odesílá zaměstnanci oznámení e-mailem s informací o schválení nebo zamítnutí.
    • E-mail obsahuje srozumitelný předmět i tělo zprávy, včetně důvodu zamítnutí, pokud je to relevantní.

Integrované nástroje

AI agent může využívat následující nástroje, propojené jako uzly workflow:

Název nástrojeFunkcionalita
Zobrazit událostiVyhledává v kalendáři překrývající nebo konfliktní žádosti o dovolenou.
Vytvořit událostPřidává novou událost do kalendáře pro označení schválené dovolené.
Smazat událostOdstraňuje události z kalendáře (využívá se pro zamítnuté žádosti i úklid starých).
Oznámení e-mailemOdesílá zaměstnanci e-mail o schválení či zamítnutí žádosti.
OpenAI LLMZajišťuje jazykové a logické schopnosti agenta.

Výstup

  • Rozhodnutí agenta a jeho zdůvodnění jsou zobrazena v chatovém rozhraní, kde je mohou HR nebo manažeři kontrolovat.
  • Všechny akce (schválení, zamítnutí, oznámení) jsou prováděny automaticky, což minimalizuje nutnost ručního zásahu.

Proč je tento workflow užitečný

  • Škálovatelnost: Zvládá velké množství žádostí o dovolenou s konzistentním uplatněním pravidel.
  • Automatizace: Snižuje manuální zátěž HR a dobu odezvy.
  • Transparentnost: Zaznamenává rozhodnutí a posílá jasnou komunikaci žadatelům.
  • Flexibilita: Pravidla a logiku lze rozšířit o složitější politiky (např. kapacita týmů, typy dovolené).
  • Integrace: Bezproblémově propojuje Google Kalendář a e-mail, což usnadňuje zavedení do stávajících procesů.

Diagram procesu

Níže je zjednodušený průběh automatizace:

  1. Nová událost v kalendáři (žádost o dovolenou)
    ⮑ Zpracování dat události
    ⮑ Vyhodnocení žádosti AI agentem:
    • Kontrola konfliktů
    • Schválení nebo zamítnutí
      ⮑ Aktualizace kalendáře (vytvoření/schválení nebo smazání/zamítnutí)
      ⮑ Odeslání e-mailu zaměstnanci
      ⮑ Zaznamenání rozhodnutí v chat výstupu

Ukázkový scénář

  1. Petr z účetnictví podá žádost o dovolenou na 10.–15. července.
  2. Workflow se spustí při vytvoření události, žádost zpracuje a předá ji AI agentovi.
  3. Agent zkontroluje, zda někdo jiný z účetnictví nemá na stejná data schválenou dovolenou.
    • Pokud ne, žádost je schválena: Událost je vytvořena jako “Schválená dovolená: Petr” a je odeslán e-mail o schválení.
    • Pokud například Kamil z účetnictví už má schválenou dovolenou na 12. července, žádost je zamítnuta: Událost je smazána a Petr obdrží e-mail s důvodem zamítnutí.

Tato automatizace zajišťuje férovost, dodržování HR politik a včasnou komunikaci – je tedy ideální pro organizace, které chtějí zefektivnit správu dovolených a snížit administrativní zátěž.

Nechte nás vybudovat váš vlastní AI tým

Pomáháme společnostem jako je ta vaše vyvíjet inteligentní chatboty, MCP servery, AI nástroje nebo jiné typy AI automatizace pro nahrazení lidské práce u opakujících se úkolů ve vaší organizaci.

Naplánovat demo Vyzkoušet nyní

Zjistit více

AI plánovač schůzek s Google Kalendářem
AI plánovač schůzek s Google Kalendářem

AI plánovač schůzek s Google Kalendářem

Tento AI workflow automatizuje plánování schůzek prostřednictvím Google Kalendáře. Uživatelé komunikují s chatbotem, který vyhledává volné termíny, vytváří, zob...

3 min čtení
AI asistent s přehledem o Google Kalendáři
AI asistent s přehledem o Google Kalendáři

AI asistent s přehledem o Google Kalendáři

Inteligentní AI asistent, který se integruje s Google Kalendářem a pomáhá uživatelům spravovat jejich rozvrh. Uživatelé mohou komunikovat přes chat, kontrolovat...

3 min čtení
AI e-mailový asistent pro Gmail
AI e-mailový asistent pro Gmail

AI e-mailový asistent pro Gmail

Automatizujte správu doručené pošty v Gmailu pomocí AI agenta, který čte příchozí e-maily, využívá vaši znalostní bázi k vytváření profesionálních odpovědí a mů...

3 min čtení