Automatizované schvalování žádostí o dovolenou pomocí AI

Přehled

Tento workflow automatizuje proces správy žádostí o dovolenou, které jsou podávány jako události v Google Kalendáři. Díky propojení AI agenta s Google Kalendářem a e-mailovými oznámeními systém vyhodnocuje žádosti o dovolenou dle předdefinovaných firemních pravidel, podle toho aktualizuje kalendář a komunikuje rozhodnutí zaměstnanci, který o dovolenou žádal. Přináší efektivitu, transparentnost a škálovatelnost do tradičně manuálního HR procesu.

Spouštěč: Nová událost v Google Kalendáři

• Automatizace se spouští vždy, když je v konkrétním Google Kalendáři vytvořena nová událost (nastavený pro žádosti o dovolenou, např. arshiakahani@gmail.com).
• Událost obvykle obsahuje jméno zaměstnance, oddělení, požadovaná data dovolené a další relevantní informace v názvu a popisu.

Zpracování dat

• Data z události jsou zpracována a převedena do prostého textového formátu pomocí šablony, což je vhodné pro další práci AI agentem.
• Tím je zajištěno, že agent obdrží všechny potřebné informace (jméno zaměstnance, oddělení, data atd.) ve strukturované a čitelné podobě.

AI Agent: Logika schvalování dovolených

Základem tohoto workflow je AI agent („Manažer dovolených“) nakonfigurovaný s následující logikou:

1. Extrahuje detaily události:

   • Načte událost a získá jméno zaměstnance, oddělení, požadovaná data a ID události.
   • Ověří, zda je událost žádostí o dovolenou (např. název obsahuje “Žádost o dovolenou”).

2. Vyhodnotí žádost:

   • Aplikuje pravidlo: Ve stejný den může být na dovolené pouze jeden zaměstnanec z oddělení.
   • Prohledá kalendář na překryvy se schválenými událostmi “Schválená dovolená” pro stejné oddělení a data.
   • Na základě těchto pravidel rozhodne o schválení či zamítnutí žádosti.
   • Zaznamená zdůvodnění rozhodnutí pro kontrolu a transparentnost.

3. Aktualizuje kalendář:

   • Pokud je schváleno, vytvoří novou událost s názvem změněným na “Schválená dovolená: [jméno zaměstnance]” (a smaže původní žádost).
   • Pokud je zamítnuto, žádost o dovolenou je z kalendáře odstraněna.

4. Oznámí zaměstnanci:

   • Odesílá zaměstnanci oznámení e-mailem s informací o schválení nebo zamítnutí.
   • E-mail obsahuje srozumitelný předmět i tělo zprávy, včetně důvodu zamítnutí, pokud je to relevantní.

Integrované nástroje

AI agent může využívat následující nástroje, propojené jako uzly workflow:

Výstup

• Rozhodnutí agenta a jeho zdůvodnění jsou zobrazena v chatovém rozhraní, kde je mohou HR nebo manažeři kontrolovat.
• Všechny akce (schválení, zamítnutí, oznámení) jsou prováděny automaticky, což minimalizuje nutnost ručního zásahu.

Proč je tento workflow užitečný

• Škálovatelnost: Zvládá velké množství žádostí o dovolenou s konzistentním uplatněním pravidel.
• Automatizace: Snižuje manuální zátěž HR a dobu odezvy.
• Transparentnost: Zaznamenává rozhodnutí a posílá jasnou komunikaci žadatelům.
• Flexibilita: Pravidla a logiku lze rozšířit o složitější politiky (např. kapacita týmů, typy dovolené).
• Integrace: Bezproblémově propojuje Google Kalendář a e-mail, což usnadňuje zavedení do stávajících procesů.

Diagram procesu

Níže je zjednodušený průběh automatizace:

1. Nová událost v kalendáři (žádost o dovolenou)
   ⮑ Zpracování dat události
   ⮑ Vyhodnocení žádosti AI agentem:
   • Kontrola konfliktů
   • Schválení nebo zamítnutí
     ⮑ Aktualizace kalendáře (vytvoření/schválení nebo smazání/zamítnutí)
     ⮑ Odeslání e-mailu zaměstnanci
     ⮑ Zaznamenání rozhodnutí v chat výstupu

Ukázkový scénář

1. Petr z účetnictví podá žádost o dovolenou na 10.–15. července.
2. Workflow se spustí při vytvoření události, žádost zpracuje a předá ji AI agentovi.
3. Agent zkontroluje, zda někdo jiný z účetnictví nemá na stejná data schválenou dovolenou.
   • Pokud ne, žádost je schválena: Událost je vytvořena jako “Schválená dovolená: Petr” a je odeslán e-mail o schválení.
   • Pokud například Kamil z účetnictví už má schválenou dovolenou na 12. července, žádost je zamítnuta: Událost je smazána a Petr obdrží e-mail s důvodem zamítnutí.

Tato automatizace zajišťuje férovost, dodržování HR politik a včasnou komunikaci – je tedy ideální pro organizace, které chtějí zefektivnit správu dovolených a snížit administrativní zátěž.