AI e-mailový asistent pro Gmail

Přehled

Tento workflow automatizuje zpracování a odpovídání na příchozí e-maily v Gmailu pomocí AI agenta, vyhledávání odpovědí ve znalostní bázi a nástrojů pro správu Gmailu (odesílání, označování, odstraňování štítků). Je navržen ke zjednodušení zpracování e-mailů, poskytování konzistentních a znalostně podložených odpovědí a ke škálování e-mailového provozu s minimálním lidským zásahem.

Jak workflow funguje

1. Spouštěč: Nový příchozí e-mail

• Workflow začíná, když je do propojeného účtu Gmail doručena nová e-mailová zpráva.
• Tato událost slouží jako vstup a předává zprávu AI agentovi k dalšímu zpracování.

2. AI Agent: E-mailový asistent

• Jádro workflow tvoří AI agent, nakonfigurovaný s backstory „správce pošty“ a konkrétním cílem:
  “Jste e-mailový asistent zodpovědný za profesionální a klidné odpovídání na příchozí e-maily s využitím znalostní báze zpřístupněné v nástroji document retriever.”
• Agent dostává obsah nového e-mailu jako svůj prompt.

Nástroje připojené k agentovi

Agent je vybaven několika nástroji, které mu umožňují vykonávat více než jen generování textu:

• Nástroj pro odesílání e-mailů: Umožňuje agentovi přímo vytvářet a odesílat odpovědi přes Gmail.
• Nástroj pro přidání štítku: Agent může organizovat nebo kategorizovat e-maily přidáním štítků.
• Nástroj pro odstranění štítku: Dává agentovi možnost odebrat štítky z e-mailů podle potřeby.
• Nástroj Document Retriever: Poskytuje agentovi přístup ke znalostní bázi, díky čemuž může zakládat odpovědi na aktuálních interních dokumentech či zdrojích.

3. Document Retriever

• Tato komponenta prohledává předem definované zdroje znalostí a vyhledává relevantní dokumenty na základě obsahu e-mailu.
• Na jeden dotaz získá až 3 dokumenty, čímž zajišťuje, že odpovědi mohou být podloženy nejnovějšími či nejrelevantnějšími informacemi.
• Agent tuto komponentu využívá jako nástroj, tedy může znalostní bázi dotazovat dle potřeby při tvorbě odpovědi.

4. Nástroje Gmailu pro správu e-mailů

• Odeslání e-mailu: Agent může sestavit a odeslat e-mail včetně nastavení příjemců, předmětu, textu a příloh.
• Správa štítků: Agent může přidávat i odebírat štítky, což pomáhá automaticky organizovat a sledovat e-maily.

5. Výstup: Chatové zobrazení

• Jakmile agent zprávu zpracuje (včetně dotazu do znalostní báze a případného odeslání odpovědi nebo označení e-mailu), workflow zobrazí odpověď v chatovém rozhraní nebo ve formě záznamu.

Struktura workflow

Klíčové výhody a příklady použití

• Škálovatelnost: Zvládá velké objemy příchozích e-mailů bez lidských úzkých míst.
• Konzistence: Každá odpověď je profesionální a vychází z aktuálních znalostí.
• Automatizace: Snižuje ruční práci na podporu, obchodních nebo informačních e-mailech.
• Integrace znalostí: Čerpá z interní i externí dokumentace pro přesné, kontextuální odpovědi.
• Správa doručené pošty: Automaticky třídí e-maily pomocí štítků a pomáhá týmům udržet pořádek.

Příklady použití

• Zákaznická podpora: Okamžitě odpovídejte na dotazy zákazníků s využitím aktuálních FAQ a dokumentace.
• Obchodní poptávky: Odpovídejte na poptávky personalizovaně, na základě znalostí, a sledujte jejich stav pomocí štítků.
• Interní požadavky: Směrujte a zodpovídejte dotazy zaměstnanců na základě firemních směrnic uložených ve znalostní bázi.

Shrnutí

Tento workflow představuje silný automatizační vzor pro zpracování e-mailů. Integrací Gmailu s pokročilou AI a získáváním znalostí z dokumentů mohou organizace poskytovat rychlé, přesné a profesionální e-mailové odpovědi a zároveň udržovat doručenou poštu přehlednou. To pomáhá škálovat provoz, zlepšovat kvalitu služeb a uvolnit lidské zdroje pro složitější úkoly.