Popis flow
Účel a výhody
Tento workflow je navržen pro automatizaci a zefektivnění procesu správy kontaktů v HubSpot CRM. Nabízí interaktivního chatovacího asistenta, který uživatelům pomáhá vytvářet, aktualizovat a vyhledávat kontakty, čímž zajišťuje, že seznam kontaktů je vždy čistý a aktuální. Workflow využívá schopnosti AI (OpenAI LLM) a je přímo propojen s API HubSpot, což z něj dělá výkonný nástroj pro škálování CRM bez ručního zásahu.
Přehled workflow
Když uživatel otevře chat, je přivítán přátelskou zprávou, která shrnuje schopnosti asistenta. Rozhraní nabídne akční tlačítka pro běžné úkoly: vyhledání existujícího kontaktu, vytvoření nového kontaktu nebo aktualizaci existujícího kontaktu. Na základě výběru nebo vstupu uživatele jej workflow provede potřebnými kroky, sesbírá požadované informace a přímo komunikuje s HubSpotem pro provedení požadované operace.
Hlavní komponenty
| Komponenta | Funkce |
|---|
| Spouštěč otevření chatu | Zaznamená, kdy uživatel otevře chat a spustí workflow |
| Widget se zprávou | Zobrazí přizpůsobitelnou uvítací/instruktážní zprávu |
| Tlačítka | Nabídnou uživateli možnosti: „Vyhledat kontakt“, „Vytvořit nový kontakt“, „Aktualizovat kontakt“ |
| Výstup chatu | Zobrazuje uživateli zprávy a odpovědi |
| Vstup chatu | Sbírá volný vstup uživatele pro zadání údajů |
| Historie chatu | Uchovává záznam posledních zpráv pro odpovědi s kontextem |
| OpenAI LLM | Zajišťuje konverzační a logické schopnosti AI asistenta |
| AI agent | Koordinuje akce, volá nástroje a generuje odpovědi |
| Nástroje HubSpot | Propojí se s API HubSpot pro vytvoření, aktualizaci nebo vyhledání kontaktů |
Průběh krok za krokem
- Přivítání a možnosti
- Po otevření chatu (
ChatOpenedTrigger) je uživatel přivítán úvodní zprávou přes MessageWidget. - Uživatel vidí klikací tlačítka pro hlavní akce:
- Vyhledat kontakt
- Vytvořit nový kontakt
- Aktualizovat kontakt
- Interakce s uživatelem
- Uživatel může kliknout na jedno z tlačítek nebo napsat zprávu a upřesnit svůj záměr.
- Podle zvoleného tlačítka se zobrazí odpovídající zpráva přes uzly
ChatOutput pro potvrzení akce.
- AI-poháněný asistent
- Workflow uchovává kontext posledních zpráv díky
ChatHistory (posledních 5 zpráv, až 800 tokenů). - Jako backend využívá OpenAI LLM (
OpenAILLM) pro pochopení požadavků uživatele a generování inteligentních, kontextuálních odpovědí. AIAgent má jasný cíl a příběh: vždy použít nástroje HubSpot pro správu kontaktů, sesbírat potřebné informace a rozhodnout o správné akci (vytvořit, aktualizovat, nebo informovat o existujícím kontaktu).
- Integrace s HubSpotem
- Tři uzly nástrojů komunikují s HubSpotem:
CreateContact: Přidá nový kontakt na základě poskytnutých údajů.UpdateContact: Aktualizuje existující kontakt podle zadaných údajů a ID kontaktu.SearchContact: Vyhledá kontakty podle vlastností (např. e-mail, jméno).
- AI agent tyto nástroje použije k provedení požadovaného úkolu, buď si vyžádá další detaily od uživatele, nebo provede operaci přímo.
- Odpověď a výstup
- Po zpracování požadavku (vytvoření, aktualizace nebo vyhledání) AI agent sdělí výsledek uživateli prostřednictvím uzlu
ChatOutput a zajistí plynulý konverzační zážitek.
Proč je tento workflow užitečný?
- Automatizuje rutinní CRM úkoly: Umožňuje správu kontaktů pomocí přirozeného jazyka nebo kliknutím, čímž eliminuje opakované ruční zadávání a vyhledávání.
- Škálovatelná podpora: AI agent zvládne více požadavků najednou, což je vhodné pro týmy nebo zákaznickou podporu.
- Konzistence a kvalita dat: Asistent vždy postupuje správným způsobem, takže kontakty jsou vytvářeny, aktualizovány i vyhledávány standardizovaně.
- Vědomí kontextu: Díky historii chatu a AI si asistent udrží kontext i přes více kroků, což činí konverzaci přirozenější a efektivnější.
- Uživatelská přívětivost: Kombinace vedených tlačítek a volného vstupu zajišťuje snadné používání pro uživatele všech úrovní.
Příklady použití
- Obchodní týmy mohou rychle přidávat nebo aktualizovat kontakty na cestách a snížit tak administrativní zátěž.
- Zákaznická podpora může vyhledávat nebo upravovat záznamy o kontaktech během konverzací se zákazníky.
- Marketingové týmy si mohou snadno udržovat aktuální seznamy kontaktů s minimálním úsilím.
Přehledová tabulka
| Akce uživatele | Výsledek |
|---|
| Kliknutí na “Vyhledat” | AI se zeptá na kritéria, vyhledá kontakt a zobrazí výsledky |
| Kliknutí na “Vytvořit” | AI získá informace (jméno, email atd.), vytvoří kontakt v HubSpot |
| Kliknutí na “Aktualizovat” | AI se zeptá, který kontakt aktualizovat a na nové údaje, aktualizuje v HubSpot |
| Napsání zprávy | AI rozpozná záměr, položí upřesňující otázky a provede požadovanou akci |
Výhody automatizace a škálování
- Snižuje manuální chyby a opomenutí
- Uvolňuje lidské zdroje pro hodnotnější úkoly
- Umožňuje 24/7 samoobslužnou správu kontaktů
- Poskytuje jednotné a intuitivní rozhraní pro práci s HubSpotem
Využitím tohoto workflow mohou organizace výrazně zvýšit hygienu CRM dat, rychlost odezvy a provozní efektivitu.
