Automatización de Respuesta de Correos de Outlook Potenciada por IA

Este flujo de trabajo automatiza el proceso de recibir correos electrónicos a través de Outlook, extraer su contenido, enriquecer el contexto con documentos relevantes de la base de conocimiento y generar respuestas profesionales impulsadas por IA. También proporciona la capacidad de que el agente de IA envíe respuestas directamente mediante Outlook, creando un sistema completamente automatizado de respuesta de correos electrónicos.

Proceso paso a paso

1. Recepción y análisis de correos electrónicos entrantes

• Disparador: El proceso comienza cuando se recibe un nuevo mensaje en Outlook (nodo Outlook New Message Received).
• Extracción: Los datos del correo electrónico—incluyendo remitente, destinatarios, CC, BCC, asunto y cuerpo del mensaje—se extraen y quedan disponibles para su procesamiento posterior.

2. Formateo de datos

• Conversión: Los datos sin procesar del correo electrónico se pasan a un nodo de análisis (Parse Data), que los convierte en texto plano utilizando una plantilla especificada. Esto asegura que la entrada al agente de IA sea estructurada y limpia.

3. Enriquecimiento de conocimiento

• Recuperación de conocimiento: El flujo de trabajo incorpora una herramienta Document Retriever. Este componente busca en las fuentes de conocimiento conectadas (documentación interna, wikis, FAQs, etc.) hasta tres documentos relevantes en función del contenido del correo entrante. La estrategia de recuperación garantiza una cobertura equilibrada de cada documento e incluye secciones de contenido relevantes y metadatos.

4. Generación de respuesta de correo electrónico impulsada por IA

• Modelo de lenguaje: Se emplea el modelo de lenguaje Anthropic AI (específicamente, el modelo Claude 3.5 Haiku) para generar respuestas. El modelo está configurado con un máximo de 4000 tokens y una temperatura de 0 para respuestas deterministas y fiables.
• Agente de IA: El núcleo del flujo de trabajo es un agente de IA configurado con lo siguiente:
  • Historia: Actúa como “operador de correo electrónico”.
  • Objetivo: “Responder correos electrónicos profesionalmente en función de la fuente de conocimiento proporcionada en document retriever, utilizando el tono y formato correctos.”
  • Herramientas: El agente puede utilizar tanto la recuperación de conocimiento como la herramienta de envío de correos de Outlook, permitiéndole buscar información y enviar respuestas según sea necesario.
  • Rendimiento: El agente está configurado para ejecutar hasta 10 iteraciones, con un tiempo máximo de ejecución de 300 segundos y un límite de 100 solicitudes por minuto. Utiliza caché para mayor eficiencia.

5. Redacción y envío de respuestas

• Herramienta de envío de correo: El agente puede invocar la herramienta Send Email in Outlook. Esto le permite redactar y enviar correos electrónicos, incluyendo la configuración de destinatarios, CC, BCC, asunto y archivos adjuntos—automatizando completamente el proceso de respuesta.

6. Salida

• Visualización al usuario: La respuesta final generada por IA se envía a un nodo Chat Output, mostrando el mensaje en la interfaz de usuario para su revisión o auditoría.

Resumen visual

Por qué este flujo de trabajo es útil

• Escalabilidad: Automatiza un proceso anteriormente manual y que consume tiempo, permitiendo gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos rápidamente sin recursos humanos adicionales.
• Consistencia: Garantiza respuestas profesionales, precisas y alineadas con la marca al aprovechar fuentes de conocimiento interno actualizadas.
• Capacidad de respuesta: Reduce drásticamente el tiempo de respuesta a consultas de clientes o internas.
• Auditoría: Cada paso es trazable y revisable, lo que respalda el cumplimiento y el control de calidad.
• Extensibilidad: Integra fácilmente fuentes de conocimiento adicionales o herramientas (por ejemplo, programación de calendario, acciones CRM) para flujos de trabajo más complejos.

En resumen:
Este flujo de trabajo es ideal para organizaciones que buscan automatizar la atención al cliente, mesas de ayuda internas o cualquier escenario donde se requieran respuestas de correo electrónico de alta calidad y basadas en conocimiento a gran escala. Aprovecha la potencia de los LLM modernos, la recuperación robusta de conocimiento y la integración fluida con el correo electrónico para ofrecer una solución de automatización integral.