Generador de Minutas y Seguimiento de Reuniones con IA

Genera automáticamente minutas de reuniones accionables y correos electrónicos de seguimiento a partir de los archivos adjuntos de tus reuniones usando IA, y exporta los resultados en PDF. Ideal para agilizar la documentación y comunicación de reuniones.

Cómo funciona el Flujo de IA - Generador de Minutas y Seguimiento de Reuniones con IA

Cómo funciona el Flujo de IA

El usuario sube archivos de la reunión

El usuario proporciona archivos de audio o video de la reunión como adjuntos.

La IA extrae contexto y detalles

La IA procesa los archivos adjuntos para extraer la información relevante de la reunión.

Generar minutas y correo de seguimiento

La IA crea minutas estructuradas y un correo de seguimiento basado en el contenido de la reunión.

Mostrar y exportar resultados

El resumen de la reunión y el correo de seguimiento generados se muestran al usuario y se exportan como un PDF descargable.

Enviar seguimiento automatizado

Se genera un correo listo para enviar para realizar un seguimiento rápido con los participantes de la reunión.

Prompts utilizados en este flujo

A continuación se muestra una lista completa de todos los prompts utilizados en este flujo para lograr su funcionalidad. Los prompts son las instrucciones dadas al modelo de IA para generar respuestas o realizar acciones. Guían a la IA en la comprensión de la intención del usuario y la generación de resultados relevantes.

Plantilla de prompt para minutas de reunión

Plantilla de prompt para generar minutas de reunión basadas en una plantilla detallada y el contexto proporcionado.

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE

Componentes utilizados en este flujo

A continuación se muestra una lista completa de todos los componentes utilizados en este flujo para lograr su funcionalidad. Los componentes son los elementos básicos de cada Flujo de IA. Le permiten crear interacciones complejas y automatizar tareas mediante la conexión de diversas funcionalidades. Cada componente sirve para un propósito específico, como manejar la entrada del usuario, procesar datos o integrarse con servicios externos.

Descripción del flujo

Propósito y beneficios

Descripción general del flujo de minutas de reunión simple

Este flujo de trabajo, titulado Minutas de Reunión Simple, está diseñado para automatizar y agilizar el proceso de transformar archivos adjuntos de reuniones (como archivos de audio o video) en contenido bien estructurado y accionable. Genera minutas precisas y correos electrónicos de seguimiento, e incluso exporta los resultados como un PDF descargable. Todo el proceso está optimizado para una mínima intervención del usuario, permitiéndote centrarte en lo que más importa.

Pasos del flujo de trabajo

1. Bienvenida al usuario

  • Tan pronto como se abre la interfaz de chat, el usuario es recibido con un mensaje de bienvenida amistoso.
  • El mensaje guía al usuario para que adjunte su archivo de audio o video de la reunión, explicando que el flujo producirá:
    • Minutas de reunión detalladas
    • Correo de seguimiento lleno de acción

2. Entrada del usuario y adjunto

  • El usuario sube su archivo de reunión a través de la interfaz de entrada del chat.
  • El sistema captura el adjunto y lo prepara como entrada contextual para su posterior procesamiento.

3. Generación de minutas

  • El flujo utiliza una plantilla integral predefinida que incluye secciones como Título de la reunión, Fecha, Asistentes, Agenda, Discusión, Acciones, Próximos pasos, etc.
  • La IA procesa el contenido del archivo adjunto, extrae la información relevante y completa la plantilla, asegurando que las minutas sean claras, organizadas y accionables.

4. Creación de correo de seguimiento

  • Basado en el mismo contexto de la reunión, se genera un correo de seguimiento.
  • El correo incluye una introducción amistosa y agrega las minutas completas al final, facilitando a los destinatarios la revisión tanto del resumen como de los detalles.

5. Presentación de resultados

  • Las minutas y el correo de seguimiento resultantes se muestran en la interfaz de chat para su revisión inmediata.
  • El flujo también da formato al contenido en markdown para mayor claridad y estructura.

6. Exportación como PDF

  • El flujo exporta automáticamente las minutas generadas y el correo de seguimiento a un archivo PDF.
  • Se proporciona al usuario un enlace para descargar este PDF, facilitando su compartición o archivo de la documentación de la reunión.

Resumen técnico del flujo

PasoMóduloPropósito
1ChatOpenedTrigger, MessageWidgetBienvenida e instrucciones
2ChatInputRecibir archivo/adjunto de la reunión
3PromptTemplate (Minutas) + GeneratorGenerar minutas estructuradas
4PromptTemplate (Correo de seguimiento) + GeneratorGenerar comunicación de seguimiento
5ChatOutputMostrar contenido generado
6PromptTemplate (Combinado)Unir minutas y correo para exportar
7ExportToPDFFileCrear PDF descargable
8ChatOutputProveer enlace de descarga

Por qué es útil este flujo

  • Ahorro de tiempo: Automatiza la tediosa tarea de escribir minutas y correos de seguimiento, que suelen ser repetitivos y consumen tiempo.
  • Consistencia: Garantiza que cada conjunto de minutas y correo de seguimiento siga una plantilla profesional y estructurada.
  • Escalabilidad: Puede procesar múltiples reuniones rápidamente, permitiendo a las organizaciones escalar sus esfuerzos de documentación sin trabajo manual adicional.
  • Accesibilidad: Con salidas disponibles tanto en el chat como en PDF descargable, compartir y archivar se vuelve sencillo.
  • Orientado a la acción: Al incluir acciones y resúmenes claros, se mejora el seguimiento posterior a las reuniones.

Casos de uso ideales

  • Empresas y equipos: Para reuniones periódicas del personal, actualizaciones de proyectos o llamadas con clientes.
  • Organizadores de eventos: Para documentar discusiones y decisiones de eventos o talleres.
  • Grupos académicos y de investigación: Para hacer seguimiento de avances y acciones.
  • Trabajo remoto: Especialmente efectivo para equipos distribuidos que necesitan comunicación consistente.

Conclusión

El flujo Minutas de Reunión Simple automatiza la transformación de grabaciones de reuniones en documentación accionable, combinando extracción de contenido mediante IA, formato profesional y exportación automática. Es una herramienta invaluable para quien busque agilizar la administración de reuniones, mejorar los seguimientos y escalar la eficiencia organizacional.

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