Actualizar un contacto en HubSpot

Gestionar manualmente los contactos de tu CRM ralentiza tu flujo de trabajo y deja margen para errores. Este componente ofrece una manera más inteligente de hacer crecer y mantener tu lista de contactos de HubSpot actualizándolos automáticamente según datos de tus herramientas existentes, conversaciones y otras fuentes.

¿Qué es el componente Actualizar un contacto en HubSpot?

El componente Actualizar contacto en HubSpot te permite actualizar automáticamente tus contactos en HubSpot en todos tus flujos de trabajo. Ya sea que estés recopilando leads de un chatbot, un documento o una aplicación de terceros, esta herramienta te ahorra tiempo y mantiene todo sincronizado.

Beneficios clave de este componente

• Mantén tu CRM actualizado, automáticamente: No más buscar en HubSpot para hacer ediciones manuales. Este componente te permite actualizar al instante los contactos existentes a partir de datos en tiempo real de tus herramientas, chats, calendarios o documentos.
• Actualiza desde cualquier lugar: Ya sea que los datos estén en una hoja de Google, provengan de un chatbot o se hayan extraído de un sitio web, puedes introducirlos directamente en HubSpot. El componente se conecta prácticamente con cualquier fuente de datos, eliminando la necesidad de copiar-pegar o cambiar entre aplicaciones.
• Más inteligente, rápido y flexible que el HubSpot nativo: HubSpot no ofrece este nivel de automatización multicanal. Con FlowHunt, tus Agentes IA pueden encontrar el contacto correcto usando lógica de búsqueda, recuperar su ID y actualizar solo los campos necesarios sin tu intervención.
• Perfecto para enriquecimiento de leads en tiempo real e higiene de datos: Puedes usarlo para enriquecer contactos a medida que evolucionan las conversaciones, o limpiar entradas desactualizadas del CRM en masa.

Configuración del componente

Categoría de asociación (opcional)
Esta configuración define la relación entre dos objetos de HubSpot. Los campos definidos por HubSpot están establecidos por defecto. Para asociaciones personalizadas, cambia a usuario o integración definida. Es una configuración opcional para desarrolladores. Más información aquí.

ID de tipo de asociación (opcional)
Especifica la relación exacta por ID. Aprende más en esta guía de HubSpot. Es una configuración opcional para desarrolladores y casos personalizados.

ID Mapeado
El ID del objeto al que estás vinculando (por ejemplo, ID de la empresa). Configuración opcional para desarrolladores. Déjalo vacío si no es necesario.

Descripción de la herramienta
Agrega información adicional para ayudar al agente a entender cómo usar la herramienta.

Nombre de la herramienta
Añade un nombre que el agente debe usar para referirse a este componente en la salida detallada. Este nombre es para tu comodidad.

Verbosidad
Elige si el agente debe mostrar su proceso de pensamiento en la interfaz de chat de FlowHunt. Especialmente útil para depuración.

Entradas

• Contacto:
  Conecta la información de contacto que quieres actualizar, por ejemplo, una hoja de Google. Puedes conectar hasta 20 componentes diferentes aquí, desde Agentes IA y componentes de datos hasta recuperadores de documentos e integraciones de apps de mensajería.

• ID de contacto:
  Esta entrada te permite especificar el ID del contacto que quieres actualizar.
  El ID es necesario para que el componente funcione correctamente.
  Puedes tener el ID en tu material fuente, ingresarlo manualmente o conectar un componente que lo proporcione directamente o a través del agente IA.

Salidas

• Herramienta:
  Conecta el componente a un Agente IA. Esta es la salida principal, permitiendo que el agente use este componente para crear nuevos registros de contacto.

• Después de actualizar contacto:
  Conecta componentes para especificar acciones que deben ocurrir después de actualizar un contacto. Por ejemplo, puedes configurar notificaciones en Slack, actualizar automáticamente Google Sheets o enviar los datos para su posterior procesamiento.

Cómo usar el componente Actualizar contacto en HubSpot

Puedes utilizar este componente en cualquier flujo de trabajo donde aparezcan datos de contacto. Desde conversaciones en chat hasta documentos internos, puedes crear contactos y procesarlos posteriormente.

Casos de uso populares incluyen:

• Actualización basada en información de chatbot, Facebook Messenger, email o WhatsApp
• Actualizaciones desde documentos y hojas de Google Workspace
• Actualizaciones desde Google Calendar
• Actualizaciones desde otros documentos y tu base de conocimientos de FlowHunt
• Rastreo de sitios web para encontrar nueva información de contacto
• Uso de la API para conectar con otras aplicaciones de terceros, como Zapier

Nota: Sugerimos usar este componente junto con Crear contacto en HubSpot, para que no pierdas ningún cliente nuevo.

Construyendo el flujo

Veamos el componente en acción. Puedes automatizar todo el proceso, incluyendo la obtención de la información y su comparación con los registros existentes. Sin embargo, para simplificar, solo crearemos un flujo básico que te permite encontrar y actualizar contactos escribiendo en el chat.

Este flujo ya hace la experiencia más simple y rápida que usar la interfaz de HubSpot, especialmente para actualizaciones masivas. No necesitas buscar cada contacto y los campos exactos para actualizar. Simplemente envía cualquier información identificativa por chat y dile al agente qué actualizar.

Nota: Consulta los Flujos pre-hechos en nuestra biblioteca para soluciones más robustas y completamente automatizadas.

1. Como es un flujo de chat, agregaremos una Entrada y Salida de Chat, Historial de Chat y un Agente IA para dar potencia al flujo.
2. Luego, conectaremos el Actualizar contacto en HubSpot como herramienta para el agente IA.
3. También agregaremos el componente Buscar contacto en HubSpot y lo conectaremos como herramienta. Este componente es necesario para nuestro caso de uso.

El componente Actualizar contacto en HubSpot requiere un ID de contacto exacto para funcionar. Hay varias formas de proporcionar el ID. Puedes tenerlo en tu material fuente, conectar un componente que lo proporcione, o ingresarlo manualmente.

En este caso, queremos simplemente enviar cualquier información identificativa del contacto por chat y que el flujo encuentre el ID y actualice el contacto automáticamente. Aquí es donde entra el componente Buscar contacto en HubSpot.

El componente de búsqueda te permite recuperar contactos relevantes según tu consulta, junto con sus IDs. El Agente IA, con ambos componentes como herramientas, se encargará de todo. Buscará los contactos, obtendrá los IDs y actualizará el contacto. Todo lo que tienes que hacer es proporcionar la propiedad identificativa en el chat.

Nota: El componente Buscar contacto en HubSpot siempre busca una propiedad según tu configuración, como email coincidente, contactos creados en una fecha específica, etc. Aprende a configurarlo en esta guía.

Probémoslo. En nuestra guía Crear un contacto en HubSpot, hemos creado un nuevo contacto llamado Jane Doe. Supongamos que queremos actualizar el número de teléfono de este contacto. Con el componente de búsqueda configurado para buscar una coincidencia exacta de email, enviaremos este mensaje:

“Cambia el número del contacto con email jane@flowhunt.io a +421(901)234-567”

Una vez que se procese, el chatbot responderá con un mensaje de éxito:

Al volver al contacto en HubSpot, podemos ver que el nuevo número ya está en su lugar:

Este flujo básico funcionaría bien en chatbots de atención al cliente u otros casos donde el chat se utiliza para introducir nueva información de contacto. Si buscas una solución más robusta y completamente automatizada, prueba uno de nuestros Flujos pre-hechos en la biblioteca de Flujos.

Cómo encontrar el ID de contacto

Aunque otros componentes harán el trabajo por ti la mayoría de las veces, algunos casos de uso pueden requerir que busques manualmente el ID de contacto. Así es como se hace.

1. En tu panel de HubSpot, ve a CRM -> Contactos.
2. Busca el contacto que quieres actualizar y ábrelo.

Ahora tienes dos opciones para obtener el número de ID. Puedes encontrarlo como el último número en la dirección, o bien ir a Acciones -> Ver todas las propiedades y buscar el “ID de registro”.