Flow'n kuvaus
Tarkoitus ja hyödyt
Yleiskatsaus
Tekoälypohjainen kokousraporttigeneraattori on suunniteltu automatisoimaan kokousliitteiden (esim. ääni- tai videotiedostot) muuntaminen toiminnalliseksi kirjalliseksi sisällöksi. Tämä sisältää yksityiskohtaisten kokousmuistioiden, seurantaviestien ja kiinnostavien blogikirjoitusten luomisen – kaikki alkuperäisestä kokousmateriaalista poimitun kontekstin pohjalta. Prosessi on erittäin skaalautuva ja poistaa toistuvan manuaalisen työn, joten se sopii erinomaisesti organisaatioille, jotka haluavat virtaviivaistaa kokousten dokumentointia ja viestintää.
Vaiheittainen työnkulku
1. Käyttäjän aloitus ja syötteet
Tervetuloviesti: Kun keskustelu alkaa, käyttäjää tervehditään ystävällisellä viestillä, joka esittelee vaiheet:
- Liitä kokouksen ääni- tai videotiedosto.
- Vastaanota yksityiskohtainen kokousmuistio.
- Saat valmiin seurantaviestin lähetettäväksi.
- Saat blogikirjoituksen, joka tiivistää kokouksen.
Tiedoston lataus: Käyttäjä lataa kokousliitteen (ääni, video, jne.) keskustelukäyttöliittymän kautta.
2. Sisällön poiminta
- Tiedoston sisällön poiminta: Ladattu tiedosto käsitellään, jotta sen sisältö voidaan poimia. Tämä voi sisältää puheentunnistuksen (ääni/video), tekstintunnistuksen (OCR, skannatut asiakirjat) tai suoran tekstin poiminnan (tekstitiedostot).
3. Tuotosten luominen
Jokaiselle tuotetyypille (kokousmuistio, seurantaviesti, blogi) työnkulku etenee saman kaavan mukaan:
A. Kokousmuistio
- Kehotteen valmistelu: Poimittu konteksti upotetaan kehotepohjaan, joka ohjeistaa tekoälyä luomaan kokousmuistion.
- Tekoälyn generointi: Suurikokoinen kielimalli (LLM) käsittelee kehotteen ja tuottaa luonnoksen kokousmuistiosta.
- Muotoilu: Toinen kehote muotoilee tuloksen vakiomuotoiseksi “Kokousmuistio”-otsikon alle.
- Näyttö: Tuloksena syntynyt muistio näytetään keskustelussa käyttäjälle tarkasteltavaksi tai kopioitavaksi.
B. Seurantaviesti
- Kehotteen valmistelu: Sama konteksti käytetään kehotteessa, joka ohjeistaa tekoälyä tuottamaan seurantaviestin.
- Tekoälyn generointi: LLM laatii viestiluonnoksen.
- Muotoilu: Viesti muotoillaan “Seurantaviesti”-osioon.
- Näyttö: Generoitu viesti näytetään käyttäjälle.
C. Blogikirjoitus
- Kehotteen valmistelu: Konteksti käytetään tekoälylle suunnatussa blogikirjoitus-kehotteessa.
- Tekoälyn generointi: LLM tuottaa blogisisällön.
- Muotoilu: Blogikirjoitus muotoillaan “Blogi”-otsikon alle.
- Näyttö: Blogikirjoitus esitetään käyttäjälle.
Työnkulun rakenne varmistaa, että kukin sisältötyyppi luodaan itsenäisesti ja rinnakkain, mikä maksimoi tehokkuuden.
Työnkulun rakenne
Vaihe | Syöte | Käsittely | Tuotos |
---|
Käyttäjän aloitus | Keskustelu avattu | Tervetuloviestikomponentti | Tervehdys chatissa |
Tiedoston lataus | Tiedostoliite | Tiedoston sisällön poiminta | Raaka kokoussisältö |
Kokousmuistio | Poimittu konteksti | AI-kehote → LLM → Muotoilukehote | Kokousmuistio |
Seurantaviesti | Poimittu konteksti | AI-kehote → LLM → Muotoilukehote | Seurantaviesti |
Blogikirjoitus | Poimittu konteksti | AI-kehote → LLM → Muotoilukehote | Blogikirjoitus |
Huom: Kaikki kolme tuotosta näytetään heti chatissa, jotta ne ovat käytettävissä välittömästi.
Hyödyt & käyttötapaukset
- Skaalautuvuus: Käsittelee rajattoman määrän kokouksia ilman lisätyötä.
- Yhtenäisyys: Varmistaa, että kaikki kokousraportit ovat standardoidussa ja ammattimaisessa muodossa.
- Nopeus: Kaikki tuotokset syntyvät välittömästi tiedoston latauksen jälkeen.
- Monipuolisuus: Toimii eri tiedostotyypeillä (ääni, video, asiakirjat).
- Automaatio: Vähentää hallinnollista työtä, vapauttaen aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
- Sopii erityisesti:
- Projektipäälliköille ja tiiminvetäjille, jotka haluavat automatisoida kokousten seurannan.
- HR- ja operatiivisille tiimeille, jotka tarvitsevat yhtenäistä dokumentaatiota.
- Sisällöntuottajille, jotka haluavat hyödyntää kokouskeskusteluja blogikirjoituksissa.
Yhteenveto
Tekoälypohjainen kokousraporttigeneraattori on tehokas, automatisoitu ketju, joka muuntaa raakatiedostot jäsennellyiksi, toiminnallisiksi ja helposti jaettaviksi kirjallisiksi sisällöiksi. Virtaviivaistamalla näitä prosesseja se säästää aikaa ja varmistaa, että kokousten tärkeimmät oivallukset tulevat talletetuiksi, viestityiksi ja uudelleenkäytetyiksi tehokkaasti koko organisaatiossa.