Copilot Outlookissa käyttötapauksena: Tunteet, sävy ja sähköpostin parantaminen

Copilot Outlookissa auttaa sinua luonnostelemaan, hiomaan ja parantamaan sähköposteja suoraan kirjoitusikkunassa. Se säätää sävyä, tunnetilaa ja rakennetta, jotta viestisi pysyvät selkeinä ja ammattimaisina – mutta silti tarvittaessa henkilökohtaisina. Tässä käyttötapauksessa näytetään, miten reaaliaikainen luonnostelu, sävyn hallinta ja tunnetta koskevat kehotteet toimivat käytännössä.

Tässä kolme tärkeintä kohtaa:

1. Sisäinen luonnostelu auttaa sinua luomaan jäsenneltyjä sähköposteja, joissa on yksityiskohtia kuten ajat, päivämäärät ja konteksti.
2. Sävyn ja tunteen hallinta mahdollistaa viestin tekemisen muodollisemmaksi, kunnioittavammaksi tai ystävällisemmäksi.
3. Vastausten parannustyökalut auttavat korjaamaan sävyä, parantamaan selkeyttä ja varmistamaan, että vastaat kaikkiin saapuvan viestin kohtiin.

Lue lisää AI Academy -tarinoita:
https://www.flowhunt.io/academy/

Sähköpostin luonnostelu Copilotilla

Sisäinen Copilot-toiminto antaa sinun kirjoittaa luonnollisia ohjeita, ja Outlook tuottaa täyden luonnoksen aikomuksesi perusteella.

• Aloita uusi sähköposti ja kuvaile, mistä haluat kirjoittaa.
• Copilot luo rakenteen, sävyn ja kulun automaattisesti.
• Voit hioa luonnosta lisäämällä yksityiskohtia tai muuttamalla ehtoja.

Yksityiskohtien lisääminen

Voit ohjata Copilotia lisäkontekstilla, kuten:

• Vastaanottajan nimi
• Tietyt kokouspäivät
• Toivotut ajat
• Muotoiluvaihtoehdot, kuten verkossa tai kasvokkain

Copilot kirjoittaa viestin uudelleen heti uusien vaatimusten mukaisesti.

Tunnetilan ja sävyn säätäminen

Jos tunnet vastaanottajan henkilökohtaisesti, voit lisätä kontekstiksi esimerkiksi viikonloppusuunnitelmia tai yhteisiä keskusteluja.
Jos vastaanottaja on esimiehesi, voit määritellä ammattimaisemman sävyn, ja Copilot päivittää viestin sen mukaisesti.

Variaatioiden luominen ja luovat muodot

Copilot voi myös vaihtaa viestimuodon kokonaan.
Esimerkiksi, jos pyydät sitä muuttamaan sähköpostin runoksi, koko viesti muotoillaan uudelleen ytimen säilyttäen.

Valmis kasvattamaan liiketoimintaasi?

Aloita ilmainen kokeilujakso tänään ja näe tulokset muutamassa päivässä.

Pyydä demo Kirjaudu sisään

Vastaaminen saapuneisiin sähköposteihin Copilotilla

Vastatessasi viestiin Copilot käyttää saapunutta sähköpostia kontekstina.

Selkeän ja täsmällisen vastauksen tuottaminen

Pyytämällä Copilotia:

• Tunnustamaan ongelma
• Vahvistamaan ratkaisun
• Ilmaisemaan ymmärrystä
• Tarjoamaan lisätukea

saat valmiin, ammattimaisen vastauksen.

Sisällön kattavuuden tarkistus Copilotin sivupalkissa

Voit kopioida luonnoksen sivupalkkiin ja pyytää Copilotia tekemään tarkistuslistan, jolla varmistat, että vastaus kattaa kaikki alkuperäisen viestin avainkohdat.

Tämä varmistaa, että:

• Valitus on tunnustettu
• Tapahtuman tiedot on sisällytetty
• Ratkaisu on vahvistettu
• Asiakastyytyväisyys on huomioitu
• Lisäapua on tarjottu

Sähköpostin sävyn parantaminen

Copilot voi myös hioa omaa luonnostasi muuttamatta viestin tarkoitusta.

Sävyn ja ammattimaisuuden korjaus

Valitse viestisi ja pyydä Copilotia:

• Parantamaan ammattimaisuutta
• Säätämään tunnetilaa
• Ehdottamaan vaihtoehtoisia ratkaisuja
• Selventämään määräaikoja

Se pitää sisällön, mutta parantaa sävyä ja rakennetta.

Projektitietojen ja määräaikojen lisääminen

Kun annat yksityiskohtia kuten:

• Projektin nimi
• Vastaanottaja
• Valmistumispäivä

Copilot päivittää viestin täsmällisesti ja johdonmukaisesti.

Liity uutiskirjeellemme

Saa uusimmat vinkit, trendit ja tarjoukset ilmaiseksi.

Sähköpostiosoite

Tilaa

Yhteenveto

• Copilot laatii sähköpostit jäsennellyn selkeästi luonnollisilla ohjeilla.
• Sävyn ja tunnetilan kehotteet auttavat luomaan ammattimaisia tai ystävällisiä versioita tarpeen mukaan.
• Vastausten luonnostelu hyödyntää alkuperäistä viestiä kontekstuaalisen selkeyden saamiseksi.
• Sivupalkki auttaa tarkistamaan sisällön kattavuuslistalla.
• Sävyn parannus kehittää omia luonnoksia säilyttäen tarkoituksen.

Jos haluat oppia Copilotin käytön perusteista lähtien ja hallita kaikki tärkeät taidot tuottavuuden parantamiseksi, tutustu Microsoft 365 Copilot Essentials -koulutusohjelmaamme:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/