Raporttien luominen ja muotoilu Copilotin avulla Wordissa

Raporttien kirjoittaminen ja muotoilu on tehtävä, jota lähes jokainen joutuu tekemään työssään. Copilot Wordissa nopeuttaa tätä prosessia merkittävästi auttamalla luonnostelussa, tiivistämisessä, hiomisessa ja tiedon analysoinnissa – ilman, että tarvitsee poistua dokumentista. Tässä käyttötapauksessa tarkastelemme, miten Copilot voi muuttaa pitkän raportin rakenteelliseksi yhteenvedoksi, muotoilluksi sähköpostiksi, bullet-listaksi tai jopa taulukoksi näkemyksistä.

Tässä kolme keskeistä pointtia:

1. Copilot auttaa luomaan rakenteellisia tiivistelmiä ja uudelleenkirjoitettuja muotoja oikeista dokumenteista.
2. Se voi jäsentää sisällön kvartaaleittain, bulleteittain tai aiheittain.
3. Se voi muuntaa raakaluvut taulukoiksi, analyyseiksi ja havainnoiksi suoraan sivupalkista.

Lue lisää AI Academy -tarinoita:
https://www.flowhunt.io/academy/

Alkuperäisen yhteenvedon luominen

Aloitamme avaamalla Wordin ja käyttämällä Copilotia tiivistämään vuoden 2025 vuotuisen markkinointiraportin.
Aloitukseksi pyydämme Copilotia:

Kirjoita lyhyt yhteenveto vuoden 2025 vuotuisesta markkinointiraportistamme, korostaen tärkeimpiä saavutuksia ja tilastoja.

Ennen yhteenvedon tuottamista käytämme toimintoa Lisää sisältöä ladataksemme markkinointiraportin tietokoneelta tai OneDrivesta. Kun painamme Luo, Copilot tuottaa selkeän yleiskatsauksen koko dokumentista.

Ensimmäinen yhteenveto sisälsi:

• Kokonaisliikevaihto 50 miljoonaa, joka edustaa 25 prosentin kasvua
• 120 000 uutta asiakasta hankittu
• 2,1 miljoonaa verkkosessiota
• 50 000 markkinointikelpoista liidiä
• Sosiaalisen median yleisö 1,2 miljoonaa seuraajaa

Tämä oli kuitenkin liian yleisluontoinen. Siitä puuttui yksityiskohtia kvartaalikohtaisesta suoriutumisesta.

Tarkemman erittelyn pyytäminen

Parantaaksemme yhteenvetoa pyydämme Copilotia:

Tee tästä tarkempi. Kirjoita jokaisesta kvartaalista erikseen.

Tällä kertaa Copilot tuottaa rakenteisen kvartaaleittaisen erittelyn, johon sisältyy kampanjoita, liikenteen kasvua, asiakashankintaa, sitoutumismittareita ja konversioasteita.

Esimerkiksi ensimmäinen kvartaali sisälsi:

• Verkkoliikenne kasvoi 15 prosenttia verrattuna edellisen vuoden Q4:ään
• 25 000 uutta asiakasta saatu
• Sosiaalisen median seuraajamäärä ylitti 900 000
• 10 000 markkinointikelpoista liidiä tuotettu

Tämä muoto paljastaa, miten tulokset kehittyivät vuoden aikana ja antaa selkeämmän aikajanan.

Valmis kasvattamaan liiketoimintaasi?

Aloita ilmainen kokeilujakso tänään ja näe tulokset muutamassa päivässä.

Pyydä demo Kirjaudu sisään

Bullet-listan laatiminen

Seuraavaksi pyydämme lyhyttä, bullet-muotoista yhteenvetoa:

Laadi tästä lyhyt yhteenveto bullet-pisteillä.

Copilot tuottaa tiiviin version raportista, korostaen vain tärkeimmät datapisteet. Tämä on ihanteellinen esimerkiksi esityksiin, sisäisiin päivityksiin tai lyhyisiin briiffeihin.

Jos haluamme bulletit suoraan dokumenttiin, kannattaa käyttää Wordin sisäistä Copilot-painiketta sivupalkin sijaan.

Yhteenvedon muuttaminen sähköpostiksi

Voimme myös pyytää Copilotia muuttamaan yhteenvedon sähköpostiksi, jonka voi jakaa kollegoille.
Esimerkiksi:

Muunna tämä sähköpostiksi, jossa onnitellaan tiimiä.

Copilot muotoilee tekstin valmiiksi, viimeistellyksi viestiksi, joten raporttien päivitysten jakaminen on helppoa.

Liity uutiskirjeellemme

Saa uusimmat vinkit, trendit ja tarjoukset ilmaiseksi.

Sähköpostiosoite

Tilaa

Sivupalkin käyttäminen data-analyysiin

Käyttötapauksen toisessa osassa tutkimme, miten raportin luvut voi muuntaa taulukoiksi tai havainnoiksi ilman, että mitään tarvitsee lisätä suoraan dokumenttiin.

Esimerkiksi pyydämme:

Tee tästä siisti kaksipalstainen taulukko, jossa otsikoina ovat kvartaali ja liikevaihto.

Sivupalkki lukee dokumentin ja tuottaa:

• Q1: 11 miljoonaa
• Q2: 12 miljoonaa
• Q3: 14 miljoonaa
• Q4: 13 miljoonaa

Syvällisemmän analyysin pyytäminen

Voimme myös haastaa Copilotia pyytämällä tulkintaa ja perusteluja:

Mikä oli liikevaihdon prosentuaalinen kasvu ensimmäisestä kvartaalista neljänteen, ja onko todennäköistä, että kasvu jatkuu? Perustele miksi kyllä ja miksi ei.

Copilot antaa:

• Laskelman, jossa on 18,18 prosentin kasvu
• Rakenteellisen perustelun mahdollisille kasvun jatkumisen syille
• Tasapainoisen osion siitä, miksi kasvu ei välttämättä jatku

Syitä, miksi kasvu voi jatkua:

• Strategiset aloitteet
• Vahvat asiakasuskollisuusohjelmat
• Markkinoiden kysyntä teknologiatuotteille

Syitä, miksi kasvu ei ehkä jatku:

• Kausittaiset vaihtelut
• Lisääntynyt kilpailu
• Taloudellinen epävarmuus

Tarvittaessa voimme lisätä koko vastauksen dokumenttiin helpompaa lukemista varten.

Kohdennettujen kysymysten esittäminen raportista

Sivupalkkia voi käyttää myös Q&A-työkaluna dokumentillesi.
Voimme kysyä:

Mistä näen, kuinka paljon tänä vuonna käytettiin rahaa?
Mikä oli kallein hankinta toisella kvartaalilla?

Niin kauan kuin vastaus löytyy dokumentista, Copilot löytää sen ja antaa vastauksen.

Tämä poistaa loputtoman selaamisen ja vie suoraan tarvittavaan tietoon.

Yhteenveto

Copilot Wordissa tekee paljon muutakin kuin luonnostelee ja tiivistää. Se voi:

• Muuntaa suuret raportit yksityiskohtaisiksi tai tiivistetyiksi yhteenvedoiksi
• Tuottaa kvartaaleittain jaoteltuja havaintoja
• Muuttaa sisällön bullet-listoiksi tai sähköposteiksi
• Rakentaa taulukoita raakaluvuista
• Analysoida liikevaihdon kehitystä ja perustella syitä
• Vastata tarkkoihin kysymyksiin dokumentistasi

Jos haluat ymmärtää Copilotin täysin ja käyttää sitä tehokkaasti koko Microsoft 365 -ympäristössä, tutustu Microsoft 365 Copilot Essentials -koulutusohjelmaamme:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/