Comment utiliser Microsoft Copilot pour répondre instantanément aux emails dans Outlook

Répondre rapidement et professionnellement aux emails est une compétence essentielle pour tout professionnel occupé. Avec Microsoft Copilot directement intégré à Outlook, vous pouvez rédiger des réponses instantanées et contextuelles. Plus besoin de copier-coller ni de changer de fenêtre. Ce flux de travail simplifie la gestion de votre boîte de réception, vous permettant de gagner du temps et de répondre avec assurance.

Guide étape par étape

Pour les professionnels qui gèrent un grand volume d’emails, l’intégration de Microsoft Copilot dans Outlook change la donne. Plutôt que de rédiger manuellement vos réponses ou de vous appuyer sur des modèles génériques, vous pouvez utiliser le bouton de réponse Copilot intégré pour générer des réponses personnalisées en quelques secondes. Voici comment exploiter cet outil pour une gestion de boîte mail plus rapide et soignée.

1. Ouvrez Outlook et localisez le bouton Réponse Copilot

Après vous être connecté à votre compte Outlook (web ou bureau), sélectionnez l’email auquel vous souhaitez répondre. Vous verrez une icône Copilot, souvent représentée par une étincelle ou un logo Copilot, directement dans la barre d’action de l’email. Pour accéder à l’option de brouillon, il faut d’abord cliquer sur Répondre à l’email concerné.

{< lazyimg src="/images/academy/48.png" alt=“Capture d’écran du bouton de réponse Copilot mis en évidence dans la barre d’outils d’Outlook au-dessus d’un message email ouvert.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Cliquez sur le bouton Copilot

Vous pouvez voir, à côté de votre première ligne, un bouton Copilot qui, une fois pressé, analysera instantanément le contenu de l’email et rédigera une réponse suggérée adaptée au contexte de la conversation, sans aucune intervention manuelle.

{< lazyimg src="/images/academy/49.png" alt=“Capture d’écran d’Outlook affichant le panneau latéral Copilot avec une réponse générée par l’IA.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

3. Relisez, modifiez ou régénérez le brouillon

À l’intérieur du brouillon, vous pourrez relire la réponse générée par l’IA et demander à Copilot de la reformuler. Vous pouvez la rendre plus formelle, concise ou amicale grâce aux options intégrées. Demandez à Copilot d’autres ajustements ou précisez le ton souhaité. Une fois satisfait de votre réponse, il ne vous reste plus qu’à envoyer l’email !

{< lazyimg src="/images/academy/50.png" alt=“Capture d’écran du panneau Copilot avec des options pour ajuster le ton et une zone de saisie pour d’autres modifications.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Avantages et Inconvénients

Résumé

Grâce à la fonction de réponse intégrée de Microsoft Copilot dans Outlook, les professionnels peuvent répondre à leurs emails plus rapidement et efficacement, sans quitter leur boîte de réception. En tirant parti de la compréhension contextuelle de l’IA, vous maintiendrez une communication de qualité, économiserez un temps précieux et pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes. Commencez à utiliser les réponses Copilot dès aujourd’hui pour transformer votre gestion des emails.

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