Mettre à jour un contact dans HubSpot

La gestion manuelle de vos contacts CRM ralentit votre flux de travail et laisse place à l’erreur. Ce composant propose une manière plus intelligente de développer et maintenir votre liste de contacts HubSpot en mettant automatiquement à jour les contacts à partir des données de vos outils existants, conversations et autres sources.

Qu’est-ce que le composant Mettre à jour un contact dans HubSpot

Le composant Mettre à jour un contact dans HubSpot vous permet de mettre à jour automatiquement vos contacts HubSpot dans tous vos workflows. Que vous collectiez des leads via un chatbot, un document ou une application tierce, cet outil vous fait gagner du temps et garde tout synchronisé.

Avantages clés de ce composant

• Gardez votre CRM à jour, automatiquement : Plus besoin de fouiller dans HubSpot pour effectuer des modifications manuelles. Ce composant vous permet de mettre à jour instantanément des contacts existants à partir de données en temps réel issues de vos outils, chats, calendriers ou documents.
• Mettez à jour depuis n’importe où : Que les données proviennent d’une feuille Google, d’un chatbot ou aient été extraites d’un site web, vous pouvez les transmettre directement à HubSpot. Le composant se connecte à quasiment toute source de données, éliminant la nécessité de copier-coller ou de basculer entre les applications.
• Plus intelligent, rapide et flexible que HubSpot natif : HubSpot n’offre pas ce niveau d’automatisation intercanal. Avec FlowHunt, vos agents IA peuvent trouver le bon contact grâce à la logique de recherche, récupérer son identifiant et ne mettre à jour que les champs nécessaires sans intervention de votre part.
• Parfait pour l’enrichissement des leads en temps réel et l’hygiène des données : Vous pouvez enrichir les contacts au fil des conversations ou nettoyer en masse les entrées CRM obsolètes.

Paramètres du composant

Catégorie d’association (optionnel)
Ce paramètre définit la relation entre deux objets HubSpot. Les champs définis par HubSpot sont définis par défaut. Pour des associations personnalisées, passez à défini par l’utilisateur ou l’intégration. Il s’agit d’une option destinée aux développeurs. En savoir plus ici.

ID du type d’association (optionnel)
Spécifie la relation exacte par identifiant. En savoir plus dans ce guide HubSpot. Option pour les développeurs dans des cas personnalisés.

ID associé
L’identifiant de l’objet auquel vous reliez (par ex. identifiant de société). Option pour les développeurs. Laissez vide si inutile.

Description de l’outil
Ajoutez des informations supplémentaires pour aider l’agent à comprendre comment utiliser l’outil.

Nom de l’outil
Ajoutez un nom que l’agent doit utiliser pour faire référence à ce composant dans la sortie détaillée. Ce nom est utilisé pour votre commodité.

Mode verbeux
Choisissez si l’agent doit afficher son raisonnement dans l’interface de chat FlowHunt. Particulièrement utile pour le débogage.

Points d’entrée

• Contact :
  Connectez les informations de contact que vous souhaitez mettre à jour, par exemple une feuille Google. Vous pouvez connecter jusqu’à 20 composants différents ici, allant des agents IA et composants de données jusqu’aux extracteurs de documents et intégrations d’applications de messagerie.

• Identifiant du contact :
  Ce point vous permet de spécifier l’identifiant du contact à mettre à jour.
  L’identifiant est requis pour que le composant fonctionne correctement.
  Vous pouvez soit disposer de l’identifiant dans votre source, le saisir manuellement, ou connecter un composant qui le fournit soit directement, soit via l’agent IA.

Points de sortie

• Outil :
  Connectez le composant à un agent IA. Il s’agit du point de sortie principal, permettant à l’agent d’utiliser ce composant pour créer de nouveaux enregistrements de contact.

• Après la mise à jour du contact :
  Connectez des composants pour spécifier les actions à effectuer après la mise à jour d’un contact. Par exemple, vous pouvez configurer des notifications Slack, mettre à jour automatiquement Google Sheets ou envoyer les données pour traitement ultérieur.

Comment utiliser le composant Mettre à jour un contact dans HubSpot

Vous pouvez utiliser ce composant dans tout workflow où des données de contact apparaissent. Des conversations de chat aux documents internes, vous pouvez créer des contacts et les traiter ensuite.

Les cas d’usage courants incluent :

• Mise à jour basée sur des informations issues d’un chatbot, Facebook Messenger, e-mail ou WhatsApp
• Mise à jour à partir de documents et feuilles Google Workspace
• Mise à jour à partir de Google Agenda
• Mise à jour à partir d’autres documents et de votre base de connaissances FlowHunt
• Exploration de sites web pour trouver de nouvelles informations de contact
• Utilisation de l’API pour se connecter à d’autres applications tierces, comme Zapier

Remarque : Nous vous conseillons d’utiliser ce composant avec Créer un contact dans HubSpot afin de ne rater aucun nouveau client.

Construire le Flux

Voyons le composant en action. Vous pouvez automatiser tout le processus, de la recherche d’informations à la comparaison avec les enregistrements existants. Toutefois, pour simplifier, nous allons créer un Flux basique permettant de trouver et de mettre à jour des contacts en lançant le Flux dans le chat.

Ce flux rend déjà l’expérience plus simple et rapide que l’interface HubSpot, surtout pour des mises à jour en masse. Vous n’avez pas besoin de rechercher chaque contact ni les champs exacts à mettre à jour. Envoyez simplement toute information d’identification dans le chat et dites à l’agent quoi mettre à jour.

Remarque : consultez les Flux prêts à l’emploi dans notre bibliothèque pour des solutions plus robustes et entièrement automatisées.

1. Comme il s’agit d’un chatflow, nous allons ajouter une entrée et sortie de chat, l’historique du chat et un agent IA pour alimenter le Flux.
2. Ensuite, nous connecterons Mettre à jour un contact dans HubSpot comme outil pour l’agent IA.
3. Nous ajouterons également le composant Rechercher un contact dans HubSpot et le connecterons comme outil. Ce composant est nécessaire pour notre cas d’usage.

Le composant Mettre à jour un contact dans HubSpot requiert un Identifiant de contact exact pour fonctionner. Il y a plusieurs façons de fournir cet identifiant. Vous pouvez l’avoir dans votre source de contact, connecter un composant qui fournit l’ID, ou le saisir manuellement.

Dans ce cas, nous voulons simplement envoyer toute information d’identification dans le chat, et laisser le Flux trouver l’ID et mettre à jour le contact automatiquement. C’est ici que le composant Rechercher un contact dans HubSpot intervient.

Le composant de recherche vous permet de retrouver les contacts pertinents pour votre requête, ainsi que leurs identifiants. L’agent IA, équipé des deux composants comme outils, s’occupe de tout. Il recherchera les contacts, obtiendra leur identifiant et mettra à jour le contact. Il vous suffit de fournir la propriété d’identification dans le chat.

Remarque : Le composant Rechercher un contact dans HubSpot recherche toujours une propriété selon vos paramètres, comme l’adresse e-mail, les contacts créés à une date précise, etc. Découvrez comment le configurer dans ce guide.

Testons-le. Dans notre guide Créer un contact dans HubSpot, nous avons créé un nouveau contact nommé Jane Doe. Supposons que nous voulions mettre à jour le numéro de téléphone de ce contact. En ayant le composant de recherche configuré pour une correspondance exacte sur l’email, nous enverrons ce message :

“Changez le numéro du contact avec l’email jane@flowhunt.io en +421(901)234-567”

Une fois le traitement terminé, le chatbot répond avec un message de succès :

En retournant sur le contact dans HubSpot, nous pouvons voir que le nouveau numéro est déjà en place :

Ce flux de base fonctionnerait parfaitement pour des chatbots de service client ou tout autre cas où le chat sert à saisir de nouvelles informations de contact. Si vous cherchez une solution plus robuste et entièrement automatisée, essayez l’un de nos Flux prêts à l’emploi dans la bibliothèque Flow.

Comment trouver l’identifiant du contact

Bien que d’autres composants s’en chargent la plupart du temps, certains cas peuvent nécessiter de rechercher manuellement l’identifiant du contact. Voici comment faire.

1. Sur votre tableau de bord HubSpot, allez dans CRM -> Contacts.
2. Trouvez le contact à mettre à jour et ouvrez-le.

Il existe alors deux options pour obtenir le numéro d’identifiant. Vous pouvez soit le trouver comme le dernier numéro dans l’adresse, soit aller dans Actions -> Voir toutes les propriétés et retrouver le “Record ID”.