Automazione Approvazione Richieste di Ferie con AI

Panoramica

Questo workflow automatizza la gestione delle richieste di ferie inviate come eventi su Google Calendar. Integrando un agente AI con Google Calendar e notifiche email, il sistema valuta le richieste di ferie secondo regole aziendali predefinite, aggiorna il calendario di conseguenza e comunica la decisione al dipendente richiedente. Questo porta efficienza, trasparenza e scalabilità a un processo HR tradizionalmente manuale.

Trigger: Nuovo Evento Google Calendar

• L’automazione si avvia ogni volta che viene creato un nuovo evento in uno specifico Google Calendar (configurato per le richieste di ferie, es. arshiakahani@gmail.com).
• L’evento contiene tipicamente il nome del dipendente, il reparto, le date richieste per le ferie e altri dettagli rilevanti nel titolo e nella descrizione.

Elaborazione dei Dati

• I dati dell’evento vengono analizzati e convertiti in formato testo semplice tramite un template, rendendoli adatti alla successiva elaborazione da parte dell’agente AI.
• Questo assicura che l’agente riceva tutte le informazioni necessarie (nome dipendente, reparto, date, ecc.) in modo strutturato e leggibile.

Agente AI: Logica di Approvazione Ferie

Il cuore del workflow è un agente AI (“Responsabile Ferie”) configurato con la seguente logica:

1. Estrae Dettagli Evento:

   • Legge l’evento per estrarre nome, reparto, date richieste e ID evento del dipendente.
   • Verifica che l’evento sia effettivamente una richiesta di ferie (es. titolo contiene “Richiesta Ferie”).

2. Valuta la Richiesta:

   • Applica la regola: Solo un dipendente per reparto può essere in ferie lo stesso giorno.
   • Cerca nel calendario eventuali eventi “Ferie Approvate” sovrapposti per lo stesso reparto e date.
   • Decide se approvare o rifiutare la richiesta in base a queste regole.
   • Registra la motivazione per audit e trasparenza.

3. Aggiorna il Calendario:

   • Se approvata, crea un nuovo evento con il titolo modificato in “Ferie Approvate: [Nome Dipendente]” (ed elimina l’evento originale di richiesta).
   • Se rifiutata, elimina l’evento di richiesta ferie dal calendario.

4. Notifica al Dipendente:

   • Invia una email di notifica al dipendente, informandolo dell’approvazione o del rifiuto.
   • L’email include oggetto e testo chiaro, con motivazioni in caso di rifiuto.

Strumenti Integrati

L’agente AI può utilizzare i seguenti strumenti, collegati come nodi del workflow:

Output

• La decisione e la motivazione dell’agente sono visualizzate in una chat, permettendo a HR o manager di rivedere le azioni eseguite dal sistema.
• Tutte le azioni (approvazioni, rifiuti, notifiche) sono svolte automaticamente, minimizzando l’intervento manuale.

Perché questo Workflow è Utile

• Scalabilità: Gestisce grandi volumi di richieste ferie applicando regole in modo coerente.
• Automazione: Riduce il carico di lavoro manuale dell’HR e i tempi di risposta.
• Trasparenza: Registra le decisioni e invia comunicazioni chiare ai richiedenti.
• Flessibilità: Regole e logiche possono essere estese per includere policy più complesse (es. limiti di team, tipi di permesso).
• Integrazione: Collega senza soluzione di continuità Google Calendar ed email, facilitando l’inserimento nei processi esistenti.

Schema di Flusso del Processo

Di seguito un flusso semplificato dell’automazione:

1. Nuovo Evento Calendario (Richiesta Ferie)
   ⮑ Analizza Dati Evento
   ⮑ Agente AI Valuta la Richiesta:
   • Verifica conflitti
   • Approva o rifiuta
     ⮑ Aggiornamento Calendario (Crea/Approva o Elimina/Rifiuta)
     ⮑ Email di Notifica al Dipendente
     ⮑ Decisione Registrata in Chat Output

Scenario Esemplificativo

1. Pietro della Contabilità invia una richiesta di ferie per il 10–15 luglio.
2. Il workflow si attiva alla creazione dell’evento, analizza la richiesta e la passa all’agente AI.
3. L’agente verifica se qualcun altro della Contabilità ha già ferie approvate in quelle date.
   • Se nessuno, la richiesta viene approvata: l’evento viene ricreato come “Ferie Approvate: Pietro” e viene inviata una email di approvazione.
   • Se Kamil della Contabilità ha già ferie approvate il 12 luglio, la richiesta viene rifiutata: l’evento viene eliminato e Pietro riceve una email di rifiuto con la motivazione.

Questa automazione garantisce correttezza, conformità alle policy HR e comunicazioni tempestive—rendendola ideale per le organizzazioni che vogliono snellire la gestione delle ferie e ridurre l’onere amministrativo.