Gmail用AIメールアシスタント

概要

このワークフローは、Gmailの受信メール処理と返信業務をAIエージェントで自動化し、ナレッジベースからの情報取得やGmail管理ツール（送信・ラベル付与・ラベル削除）と組み合わせて運用します。メール処理を効率化し、一貫した知識に基づく返信を提供、最小限の人手でメール対応を拡張できます。

ワークフローの動作

1. トリガー：新着メールの受信

• 連携したGmailアカウントに新しいメールが届くと、ワークフローが開始されます。
• このイベントが入力となり、AIエージェントへメッセージが渡されます。

2. AIエージェント：メールアシスタント

• ワークフローの中核は、「メールマネージャー」のバックストーリーと明確なゴールを持つAIエージェントです。
  「あなたはdocument retrieverツールで与えられたナレッジベースを活用し、受信メールにプロフェッショナルかつ冷静に返信するメールアシスタントです。」
• 新着メールの内容がエージェントへのプロンプトとなります。

エージェントに接続されるツール

エージェントは複数のツールを利用でき、テキスト生成だけでなくアクション実行も可能です。

• メール送信ツール： Gmailからの返信文作成・送信を直接行えます。
• ラベル追加ツール： メールの整理や分類のためにラベルを追加できます。
• ラベル削除ツール： 必要に応じてメールのラベルを削除できます。
• ドキュメントリトリーバーツール： ナレッジベースへアクセスし、最新の社内ドキュメントやリソースを元に返信内容を強化します。

3. ドキュメントリトリーバー

• このコンポーネントは、メール内容に基づいて事前定義されたナレッジソースから関連ドキュメントを検索します。
• 1回のクエリで最大3件のドキュメントを取得し、最新または最も関連性の高い情報に基づく返信を担保します。
• エージェントは返信作成時、必要に応じてこのツールでナレッジベースを検索できます。

4. Gmailツールによるメール管理

• メール送信： 受信者、件名、本文、添付ファイルなどを設定し、エージェントがメールを作成・送信します。
• ラベル管理： 自動的にラベルの追加・削除を行い、メールを整理・管理します。

5. 出力：チャット表示

• エージェントがメッセージ処理（ナレッジベース検索、返信送信やラベル付与など）を完了すると、その結果がチャット風インターフェースやログで表示されます。

ワークフロー構成

主なメリットと利用シーン

• スケーラビリティ： 大量の受信メールも人手不足にならず対応可能。
• 一貫性： すべての返信が最新ナレッジに基づくプロフェッショナルな内容。
• 自動化： サポート・営業・情報窓口等の手作業を大幅削減。
• ナレッジ連携： 社内外ドキュメントを活用し、文脈に合った正確な返信。
• 受信トレイ管理： 自動ラベル付けでチームのメール整理を支援。

利用例

• カスタマーサポート： 最新FAQやドキュメントで顧客問い合わせに即座に回答。
• 営業問い合わせ： 見込み客へのナレッジを活かした返信とラベル管理による進捗追跡。
• 社内リクエスト： companyポリシー等を活用し、従業員からの質問にも自動で対応。

まとめ

このワークフローは、メール対応自動化の強力なパターンです。Gmailと高度なAI・ドキュメント検索を統合することで、迅速・正確かつプロフェッショナルなメール返信を実現し、受信トレイも整理。業務拡大・サービス品質向上・人材リソースの有効活用に貢献します。