AI HubSpotコンタクトマネージャー

このAI搭載ワークフローは、HubSpot CRMのコンタクト管理を自動化します。ユーザーは、HubSpotツールとOpenAI LLMを活用したAIエージェントによるチャットインターフェースを通じて、コンタクトの検索・作成・更新を簡単に行うことができます。営業やRevOpsチームで、CRM業務を効率化したい方に最適です。

フロー

AIフローの仕組み

ユーザーがコンタクト管理を開始.: ユーザーがチャットインターフェースを開くと、ウェルカムメッセージと、コンタクト検索・作成・更新の選択肢が表示されます。
ユーザーがアクションを選択もしくは入力.: インタラクティブなボタンやチャット入力で、ユーザーはコンタクトの検索、新規作成、既存情報の更新のいずれかを選択できます。
AIエージェントがユーザーリクエストを処理.: OpenAIを搭載し、HubSpotツールを備えたAIエージェントが、ユーザーの意図を解釈し、必要なCRMアクションを判断します。
HubSpotコンタクトアクション.: ワークフローは、ユーザー入力に基づき、コンタクトの検索・作成・更新など、必要なHubSpot操作を実行します。
結果表示とフォローアップ.: 結果がチャットでユーザーに表示され、エージェントは追加情報の確認や、CRMデータを常に最新に保つための次のステップを提案することがあります。

このフローで使用されるプロンプト

以下は、このフローでその機能を実現するために使用されるすべてのプロンプトの完全なリストです。プロンプトは、AIモデルに応答を生成させたりアクションを実行させるために与えられる指示です。これらはAIがユーザーの意図を理解し、関連する出力を生成するのを導きます。

AIエージェント

HubSpotでコンタクト管理を行うためのAIエージェント。ツールやLLMを活用。ユーザー提供の背景とゴールをLLMのプロンプトとして用い、エージェントの行動をガイドします。...

                Backstory:
Hubspot assistant

Goal:
you are a helpful AI assistant in charge of adding and updating contacts on Hubspot by using the Hubspot tools at your disposal always use the tools to do this.
you should gather the necessary information from the user and take necessary action (create or update that contact).

If a contact already exists let the user know and ask them if they want to update it or add a new contact.

and if user is searching for a contact search for it and give them a detailed answer

このフローで使用されるコンポーネント

以下は、このフローでその機能を実現するために使用されるすべてのコンポーネントの完全なリストです。コンポーネントは、すべてのAIフローの構成要素です。様々な機能を接続することで複雑な相互作用を作成し、タスクを自動化することができます。各コンポーネントは、ユーザー入力の処理、データ処理、外部サービスとの統合など、特定の目的を果たします。

チャット入力

FlowHuntのChat Inputコンポーネントは、Playgroundからのメッセージを受け取ることでユーザーとのやり取りを開始します。これはフローの出発点となり、ワークフローがテキストとファイルベースの入力の両方を処理できるようにします。

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チャット出力

FlowHuntのChat Outputコンポーネントを使って、柔軟で複数構成のチャットボット応答を仕上げましょう。シームレスなフロー完了や高度なインタラクティブAIチャットボット構築に不可欠です。

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メッセージウィジェット

Message Widgetコンポーネントは、ワークフロー内にカスタムメッセージを表示します。ユーザーへの歓迎、指示の提供、重要な情報の表示に最適で、Markdown形式に対応しており、セッションごとに1回だけ表示する設定も可能です。

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ボタンウィジェット

FlowHuntのボタンウィジェットコンポーネントは、テキストや入力内容をワークフロー内でインタラクティブなクリック可能ボタンへと変換します。動的なユーザーインターフェースの作成、ユーザーからの選択肢収集、AIチャットボットや自動化プロセスでのエンゲージメント向上に最適です。

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チャット開始トリガー

Chat Opened Triggerコンポーネントは、チャットセッションが開始された瞬間を検知し、ユーザーがチャットを開いたと同時にワークフローが即座に反応できるようにします。最初のチャットメッセージでフローを開始するため、レスポンス性の高いインタラクティブなチャットボット構築に不可欠です。

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チャット履歴コンポーネント

FlowHuntのチャット履歴コンポーネントは、チャットボットが過去のメッセージを記憶し、一貫性のある会話と顧客体験の向上を実現しつつ、メモリとトークンの使用を最適化します。

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LLM OpenAI

FlowHuntは、OpenAIをはじめとする数十種類のテキスト生成モデルに対応しています。ここでは、AIツールやチャットボットでChatGPTを使用する方法をご紹介します。

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AIエージェント

FlowHuntのAIエージェントコンポーネントは、ワークフローに自律的な意思決定とツール使用の能力を与えます。大規模言語モデルを活用し、さまざまなツールと連携してタスクを解決し、目標を達成し、知的な応答を提供します。高度な自動化や対話型AIソリューションの構築に最適です。

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HubSpotでコンタクトを作成する

HubSpot CRMを自動化します。内部ドキュメントやウェブサイトなど、さまざまなソースから新しいHubSpotコンタクトを自動的に見つけて作成します。

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HubSpotのコンタクトを更新する

HubSpot CRMを自動化しましょう。内部ドキュメントやウェブサイトなど、さまざまなソースに基づいてHubSpotのコンタクトを自動で検索・編集できます。

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HubSpotでコンタクトを検索

標準およびカスタムのあらゆるプロパティを使って、HubSpotのコンタクトを自動的に検索・フィルタリングするツールを構築できます。

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フローの説明

目的と利点

このワークフローは、HubSpot CRMでのコンタクト管理業務を自動化・効率化するために設計されています。インタラクティブなチャット型アシスタントを提供し、ユーザーがコンタクトの作成・更新・検索を簡単に実行できるようサポートします。これにより、コンタクトリストを常にクリーンで最新の状態に保つことができます。ワークフローはAI（OpenAI LLM）の力を活用し、HubSpotのAPIと直接連携することで、手作業による介入なしに顧客管理業務を大幅に強化します。

ワークフロー概要

ユーザーがチャットを開くと、アシスタントの機能を紹介するフレンドリーなウェルカムメッセージが表示されます。その後、よく使われるタスクのためのアクションボタン（既存コンタクトの検索、新規コンタクトの作成、既存コンタクトの更新）が用意されます。ユーザーの選択や入力に応じて、ワークフローが必要なステップをガイドし、必要な情報を収集して、HubSpotと直接やりとりして希望の操作を実行します。

主なコンポーネント

コンポーネント	機能
チャットオープントリガー	ユーザーがチャットを開いたことを検知し、ワークフローを開始する
メッセージウィジェット	カスタマイズ可能なウェルカム／案内メッセージを表示
ボタンウィジェット	「コンタクト検索」「新規コンタクト作成」「コンタクト更新」などの選択肢を提示
チャット出力	ユーザーへのメッセージや応答を表示
チャット入力	自由入力やデータ入力を受け付ける
チャット履歴	最近のチャットメッセージを保存し、文脈を考慮した応答を可能にする
OpenAI LLM	AIアシスタントの会話・推論機能を提供
AIエージェント	アクションの調整、ツール呼び出し、応答生成を担う
HubSpotツール	HubSpot APIと連携し、コンタクトの作成・更新・検索を実行

ステップごとの流れ

挨拶と選択肢の提示

チャットが開かれると（ChatOpenedTrigger）、MessageWidgetを通じてウェルカムメッセージが表示されます。
ユーザーには主なアクションのボタンが表示されます：
- コンタクト検索
- 新規コンタクト作成
- コンタクト更新

ユーザーとのやりとり

ユーザーはボタンをクリックするか、メッセージを入力して意図を伝えることができます。
押されたボタンに応じて、ChatOutputノードを通じて該当アクションの確認メッセージが表示されます。

AIアシスタントによる対応

ChatHistory（直近5件、最大800トークン）で会話の文脈を維持します。
OpenAI LLM（OpenAILLM）をバックエンドに用い、ユーザーリクエストを理解し、知的かつ文脈に応じた応答を生成します。
AIAgentには明確なゴールと背景が設定されており、常にHubSpotツールを使ってコンタクト管理を行い、必要情報を収集し、正しいアクション（作成・更新・既存コンタクトの報告）を判断します。

HubSpotとの連携

3つのツールノードがHubSpotと連携します：
- CreateContact: 入力情報をもとに新規コンタクトを追加
- UpdateContact: 指定された情報とIDをもとに既存コンタクトを更新
- SearchContact: メールや名前などのプロパティでコンタクトを検索
AIエージェントは、これらのツールを用いてリクエストされたタスクを実行し、必要に応じて追加情報を促したり、直接操作を完了させます。

応答と出力

リクエスト（作成・更新・検索）が処理された後、AIエージェントがChatOutputノード経由で結果をユーザーに伝え、シームレスな会話体験を提供します。

このワークフローが役立つ理由

CRMの定型業務を自動化：自然言語やボタン操作でコンタクト管理ができ、手作業のデータ入力や検索作業が不要になります。
スケーラブルな対応：AIエージェントは同時に多数のリクエストを処理でき、チームやカスタマーサポートにも最適です。
一貫性とデータ品質：アシスタントは常に正しい手順で操作を行うため、標準化された形でコンタクトの作成・更新・検索ができます。
文脈認識：チャット履歴とAIにより、複数ステップにわたるやりとりでも自然かつ効率的な会話が可能です。
ユーザーフレンドリー：ガイド付きボタンと自由入力の組み合わせで、ITスキルに関係なく誰でも利用しやすい体験を実現します。

活用例

営業チーム：外出先でも素早くコンタクト追加・更新ができ、事務作業の負担を軽減。
カスタマーサポート：顧客対応中に素早くコンタクト情報の照会や修正が可能。
マーケティングチーム：リストを常に最新に保つための手間を最小限に。

サマリーテーブル

ユーザーアクション	結果
「検索」クリック	AIが検索条件を尋ね、コンタクトを検索して結果を提示
「作成」クリック	AIが情報（氏名・メール等）を収集し、HubSpotに新規コンタクトを作成
「更新」クリック	AIが更新するコンタクトと新情報を尋ね、HubSpot上で更新
メッセージ入力	AIが意図を解釈し、確認質問やリクエストされたアクションを実行