Hoe maak je AI-vergadersamenvattingen op rol-niveau

Vergaderingen leveren vaak lange, gedetailleerde transcripties op die lastig terug te lezen zijn, vooral als je alleen jouw actiepunten of kernpunten nodig hebt. Met AI kun je elke transcriptie omzetten in een heldere, rolgerichte samenvatting, zodat elke deelnemer precies weet wat voor hem of haar belangrijk is. Deze gids leidt je stap voor stap door de eenvoudigste manier om dit te doen, zonder technische kennis.

Probeer het direct gratis: Sla het handmatige werk over en laat AI het zware werk doen. In slechts een paar klikken verander je je vergadernotities in een verzorgde, deelklare samenvatting. Geen installatie, geen gedoe.
👉Probeer het nu en Genereer je AI-vergadersamenvatting met Flowhunt’s Meeting Report Tool.

Stappenplan: Hoe genereer je rolgerichte vergadersamenvattingen met AI

Vergaderingen kunnen lang zijn en het kan lastig zijn om er de juiste informatie uit te halen, maar het is altijd mogelijk zolang je hebt opgeschreven wat er is besproken — of nog beter, als je de transcriptie zelf hebt.

1. Bereid je materiaal voor

Verzamel het volgende voordat je begint voor het beste resultaat:

• De volledige vergadertranscriptie (chatlog, Zoom-transcriptie, enz.)
• De agenda of hoofdonderwerpen van de vergadering
• Eventuele extra notities of context
• Een korte beschrijving van jouw rol (bijv. “Ik ben teamleider met focus op opleveringen”)

2. Maak een duidelijke prompt voor ChatGPT

Een goede prompt vertelt de AI precies wat je wilt. Hier is een sjabloon die je kunt gebruiken of aanpassen:

You are an expert meeting summarizer.
Here is a transcript from a recent meeting:
[PASTE TRANSCRIPT HERE]
The meeting agenda/topics were:
[PASTE AGENDA OR TOPICS HERE]
My role: [DESCRIBE YOUR ROLE AND FOCUS AREAS HERE]
Please write a concise summary highlighting:
-Key points relevant to my role
-Action items or decisions I should know about
-Any follow-ups assigned to me or my team
Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

3. Plak alles in ChatGPT (of de Flowhunt Tool)

De volgende stap is om deze prompt aan de AI te geven, dus:

1. Open ChatGPT
2. Plak je materiaal en de bovenstaande prompt
3. Verstuur en bekijk de door AI gegenereerde samenvatting

Tip: Je kunt in plaats van de transcriptie of agenda in het tekstvak te plakken, deze ook als bestand uploaden!

Hier is een voorbeeld van een volledig ingevulde prompt:

You are an expert meeting summarizer.
Here is a transcript from a recent meeting:
[00:00] Emily: Welcome everyone. Today’s meeting is about the upcoming release of the “Harmony 2.0” AI-generated music assistant.
[00:10] Raj: I’ve finalized the backend integration for real-time lyric analysis. Latency is under 150ms.
[00:24] Luce: Great. On the frontend, we added voice feedback that guides users through melody correction.
[00:36] Samira: Marketing’s planning to launch in mid-August. We need final demos by July 30.
[00:44] Emily: Any blockers on the auto-harmonization module?
[00:48] Raj: We still need training data for the jazz and funk genre sets.
[00:58] Luce: I can follow up with the data curation team to speed that up.
[01:04] Emily: Thanks, Luce. Also, we need to finalize privacy compliance for the vocal samples we use.
[01:12] Luce: Already in touch with legal about GDPR checks. Should have an update this week.
[01:22] Samira: For launch assets, we need a short video showing “melody to harmony” in 30 seconds.
[01:32] Emily: Let’s make that a shared task between design and product.
[01:40] Raj: Do we need multilingual support in this version?
[01:43] Luce: Only English and Spanish for now. German pushed to 2.1 release.
[01:50] Emily: Okay, thanks all. Let’s regroup in one week.
The meeting agenda/topics were:
Progress on the Harmony 2.0 AI music assistant
Technical updates: backend integration, frontend UX
Marketing timeline and demo delivery
Dataset needs and genre expansion
Privacy and GDPR compliance
Multilingual support roadmap
Launch assets and responsibilities
My role:
Luce – Product Owner (AI & UX Focus)
Oversee AI interaction design and frontend usability
Coordinate between technical, legal, and design teams
Ensure product meets data compliance standards
Own the roadmap for supported languages and UI feedback systems
Please write a concise summary highlighting:
Key points relevant to my role
Action items or decisions I should know about
Any follow-ups assigned to me or my team
Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

Resultaat:

{< lazyimg src="/images/academy/41.png" alt=“How to make Meeting Report with ChatGPT” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Laatste tip: Je kunt AI ook vragen om deze tekst direct als document uit te voeren dat je op je computer kunt opslaan!

Voordelen en nadelen

Samenvatting

Met alleen een transcriptie, je agenda en een simpele prompt kan AI gerichte, bruikbare vergadersamenvattingen genereren voor elke deelnemer. Dit bespaart uren werk en zorgt ervoor dat iedereen weet wat voor hem of haar het belangrijkst is, zonder technische kennis.

Wil je nog sneller en betrouwbaarder je vergadernotities verwerken? Zet de volgende stap en stel je eigen geautomatiseerde samenvattingsworkflow in. Het is simpel, effectief en bespaart je tijd.
👉 Genereer nu je AI-vergadersamenvatting met Flowhunt