Google Sheets AI V&A Assistent

Overzicht

Deze workflow implementeert een AI-assistent gebaseerd op Google Sheets, ontworpen om gebruikersvragen strikt te beantwoorden met informatie uit een aangeleverde Google Sheet. Het systeem waarborgt betrouwbare, op het document gebaseerde antwoorden en voorkomt het toevoegen van niet in de sheet aanwezige informatie. De workflow is modulair, schaalbaar en geschikt voor het automatiseren van documentgebaseerde vraag-antwoord- en supporttaken, waardoor het nuttig is voor kennisbeheer, klantenservice en interne documentopvraging.

Workflowstructuur

De workflow bestaat uit de volgende hoofdcomponenten:

De verbindingen in de flow koppelen deze knooppunten, zodat gegevens soepel van gebruikersinvoer via documentophaling en AI-redenering naar gebruikersuitvoer stromen.

Stap-voor-stap logica

1. Welkomstbericht & Invoer vastleggen

   • Wanneer een gebruiker de assistent opent, toont een Message Widget een aanpasbaar welkomstbericht met instructies om een document te uploaden of selecteren en vragen te stellen.
   • De Chat Input node legt gebruikersvragen vast (tekst of bestandsuploads) en voert deze in de workflow.

2. Document ophalen

   • De Google Sheets Retriever node laat de gebruiker (of het systeem) een specifieke Google Sheet (en tabblad) selecteren als informatiebron. De node haalt de inhoud op en stelt een “tool”-interface beschikbaar voor de AI-agent.

3. Chathistorie-context

   • De Chat History node bewaart de laatste 5 berichten (tot 800 tokens) voor context, waardoor de AI meer samenhangende en contextbewuste antwoorden kan geven in meerledige gesprekken.

4. AI-redenering met restricties

   • De Tool Calling Agent is de kern van de AI. Deze:
     • Ontvangt de vraag van de gebruiker en de relevante chathistorie.
     • Heeft alleen toegang tot de Google Sheet als enige tool/kennisbron.
     • Wordt gestuurd door een gedetailleerde systeemprompt die afdwingt dat:
       • Antwoorden strikt gebaseerd moeten zijn op de sheet-inhoud.
       • Geen externe kennis of aannames zijn toegestaan.
       • Als het antwoord niet aanwezig is, de agent dit moet melden.
       • Het citeren van het relevante deel wordt aangemoedigd voor transparantie.

5. Antwoord presenteren

   • Het antwoord van de AI-agent wordt getoond aan de gebruiker via een Chat Output node.

Flowdiagram (conceptueel)

[Gebruikersinvoer] 
   ↓
[Welkomstbericht] → [Chat Output (welkom)]
   ↓
[Chat Input] 
   ↓
[Tool Calling Agent] ← [Chat History]
        ↑
        [Google Sheets Retriever]
   ↓
[Chat Output (antwoord)]

Belangrijkste kenmerken en voordelen

• Strikte documentgronding:
  Zorgt ervoor dat alle AI-uitvoer herleidbaar is tot de aangeleverde Google Sheet, wat essentieel is voor compliance, betrouwbaarheid en transparantie.

• Schaalbaar en herbruikbaar:
  Door het modulaire ontwerp kun je verschillende documenten aansluiten, ophaalinstellingen aanpassen of het AI-model naar wens vervangen.

• Geautomatiseerde kennislevering:
  Gebruikers kunnen zelfstandig antwoorden krijgen op documentgebaseerde vragen zonder handmatige tussenkomst, wat de ondersteuningslast vermindert en toegang tot informatie opschaalt.

• Contextbewuste antwoorden:
  Door gebruik te maken van recente chathistorie kan het systeem vervolgvragen en meerledige interacties effectiever afhandelen.

• Foutafhandeling:
  Als het antwoord niet in het document wordt gevonden, communiceert de AI dit duidelijk, waardoor misinformatie wordt voorkomen.

Voorbeeldtoepassingen

• Interne kennisbank V&A:
  Medewerkers kunnen beleidsteksten, prijslijsten of projectoverzichten in Google Sheets raadplegen.
• Klantenservice:
  Klanten krijgen precieze antwoorden op basis van officiële documentatie, zoals productspecificaties of veelgestelde vragen.
• Geautomatiseerde data-extractie:
  Gestructureerde antwoorden op ad-hoc data-vragen uit operationele sheets.

Conclusie

Deze workflow automatiseert het beantwoorden van vragen, uitsluitend op basis van de inhoud van een geselecteerde Google Sheet. De strikte naleving van documentgebaseerde kennis en het robuuste, schaalbare ontwerp maken het tot een waardevol hulpmiddel voor organisaties die op zoek zijn naar accurate, controleerbare en efficiënte informatievoorziening.