Flowbeschrijving
Doel en voordelen
Deze workflow is ontworpen om het proces van contactbeheer in HubSpot CRM te automatiseren en te stroomlijnen. Het biedt een interactieve, op chat gebaseerde assistent die gebruikers kan helpen bij het aanmaken, bijwerken en zoeken van contacten, zodat de contactenlijst schoon en up-to-date blijft. De workflow benut AI-mogelijkheden (OpenAI LLM) en integreert direct met de HubSpot API, waardoor het een krachtig hulpmiddel is voor het opschalen van klantrelatiebeheer zonder handmatige tussenkomst.
Workflow-overzicht
Wanneer een gebruiker de chat opent, wordt hij begroet met een vriendelijk welkomstbericht waarin de mogelijkheden van de assistent worden toegelicht. De interface biedt vervolgens actieknoppen voor veelvoorkomende taken: zoeken naar een bestaand contact, een nieuw contact aanmaken of een bestaand contact bijwerken. Op basis van de selectie of invoer van de gebruiker begeleidt de workflow hen door de benodigde stappen, verzamelt de benodigde informatie en werkt rechtstreeks samen met HubSpot om de gewenste handeling uit te voeren.
Belangrijkste componenten
| Component | Functionaliteit |
|---|
| Chat Opened Trigger | Detecteert wanneer een gebruiker de chat opent en start de workflow |
| Message Widget | Toont een aanpasbaar welkoms-/instructiebericht |
| Button Widgets | Biedt de gebruiker opties: “Contact zoeken”, “Nieuw contact aanmaken”, “Contact bijwerken” |
| Chat Output | Toont berichten en antwoorden aan de gebruiker |
| Chat Input | Verzamelt gebruikersinvoer voor vrije taken en gegevensinvoer |
| Chat History | Houdt een overzicht bij van recente chatberichten voor contextbewuste antwoorden |
| OpenAI LLM | Biedt de conversatie- en redeneervermogens van de AI-assistent |
| AI Agent | Orkestreert acties, roept tools aan en genereert antwoorden |
| HubSpot Tools | Integreert met de HubSpot API om contacten aan te maken, bij te werken of te zoeken |
Stapsgewijze flow
- Begroeting en opties
- Wanneer de chat wordt geopend (
ChatOpenedTrigger), wordt de gebruiker begroet met een welkomstbericht via de MessageWidget. - De gebruiker ziet klikbare knoppen voor de belangrijkste acties:
- Contact zoeken
- Nieuw contact aanmaken
- Contact bijwerken
- Gebruikersinteractie
- De gebruiker kan op een van de knoppen klikken of een bericht typen om zijn intentie aan te geven.
- Afhankelijk van de aangeklikte knop wordt via
ChatOutput een bijbehorend bericht weergegeven ter bevestiging van de actie.
- AI-ondersteunde assistent
- De workflow bewaart de recente gesprekscontext met behulp van
ChatHistory (laatste 5 berichten, tot 800 tokens). - Er wordt een door OpenAI aangedreven LLM (
OpenAILLM) gebruikt als backend voor het begrijpen van gebruikersverzoeken en het genereren van intelligente, contextbewuste antwoorden. - De
AIAgent is geconfigureerd met een duidelijk doel en achtergrond: deze gebruikt altijd HubSpot-tools voor contactbeheer, verzamelt de benodigde informatie en beslist over de juiste actie (aanmaken, bijwerken of informeren over bestaande contacten).
- HubSpot-integratie
- Drie tool-nodes koppelen met HubSpot:
CreateContact: Voegt een nieuw contact toe met de opgegeven gegevens.UpdateContact: Werkt een bestaand contact bij op basis van de verstrekte informatie en contact-ID.SearchContact: Zoekt contacten op eigenschappen (bijv. e-mail, naam).
- De AI-agent gebruikt deze tools om de gevraagde taak uit te voeren, hetzij door de gebruiker om meer details te vragen, hetzij door de handeling direct uit te voeren.
- Antwoord en output
- Na het verwerken van het verzoek (aanmaken, bijwerken of zoeken) communiceert de AI-agent de resultaten terug aan de gebruiker via de
ChatOutput-node, voor een naadloze conversatie-ervaring.
Waarom is deze workflow nuttig?
- Automatiseert routinematige CRM-taken: Door contactbeheer via natuurlijke taal of knoppen mogelijk te maken, worden repetitieve handmatige invoer- en opzoektaken geëlimineerd.
- Schaalbare ondersteuning: De AI-agent kan meerdere verzoeken tegelijk afhandelen, waardoor het geschikt is voor teams of klantenservicesituaties.
- Consistentie en datakwaliteit: De assistent volgt altijd het juiste proces, zodat contacten op een gestandaardiseerde manier worden aangemaakt, bijgewerkt of gezocht.
- Contextbewustzijn: Met chatgeschiedenis en AI kan de assistent context over meerdere stappen behouden, waardoor het gesprek natuurlijker en efficiënter verloopt.
- Gebruiksvriendelijk: De combinatie van begeleidende knoppen en vrije chatinvoer maakt de ervaring toegankelijk voor gebruikers van elk technisch niveau.
Voorbeeldtoepassingen
- Sales-teams kunnen snel contacten toevoegen of bijwerken onderweg, waardoor administratieve lasten afnemen.
- Klantenservice kan contactgegevens opzoeken of aanpassen tijdens live gesprekken met klanten.
- Marketingteams kunnen hun lijsten altijd up-to-date houden met minimale inspanning.
Overzichtstabel
| Gebruikersactie | Resultaat |
|---|
| Klik op “Zoeken” | AI vraagt om zoekcriteria, zoekt contact op en toont de resultaten |
| Klik op “Aanmaken” | AI verzamelt info (naam, e-mail, etc.), maakt contact aan in HubSpot |
| Klik op “Bijwerken” | AI vraagt welk contact moet worden bijgewerkt en om nieuwe info, werkt bij in HubSpot |
| Typ een bericht | AI interpreteert de intentie, stelt verduidelijkende vragen, voert gevraagde actie uit |
Voordelen van automatisering & opschaling
- Vermindert handmatige fouten en omissies
- Maakt menselijke resources vrij voor waardevollere taken
- Biedt 24/7 selfservice voor contactbeheer
- Levert een uniforme, intuïtieve interface voor interactie met HubSpot
Door gebruik te maken van deze workflow kunnen organisaties hun CRM-datahygiëne, responsiviteit en operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren.
