AI HubSpot Contact Manager

Deze door AI aangedreven workflow automatiseert het contactbeheer in HubSpot CRM. Gebruikers kunnen eenvoudig contacten zoeken, aanmaken of bijwerken via een chatinterface die wordt aangedreven door een AI-agent die HubSpot-tools en OpenAI LLM gebruikt voor intelligente interactie. Ideaal voor sales- en RevOps-teams die op zoek zijn naar gestroomlijnde CRM-operaties.

Hoe de AI-flow werkt - AI HubSpot Contact Manager

Hoe de AI-flow werkt

Gebruiker start contactbeheer

De gebruiker opent de chatinterface en wordt begroet met een welkomstbericht en opties om contacten te zoeken, aan te maken of bij te werken.

Gebruiker selecteert of voert actie in

Interactieve knoppen en chatinvoer stellen de gebruiker in staat om te kiezen of hij een contact wil zoeken, een nieuw contact wil aanmaken of bestaande gegevens wil bijwerken.

AI-agent verwerkt gebruikersverzoek

Een AI-agent, aangedreven door OpenAI en uitgerust met HubSpot-tools, interpreteert de intentie van de gebruiker en bepaalt de vereiste CRM-actie.

HubSpot-contactacties

De workflow voert de vereiste HubSpot-operatie uit: zoeken, aanmaken of bijwerken van een contact, op basis van de invoer van de gebruiker.

Resultaten tonen en opvolgen

Resultaten worden aan de gebruiker getoond in de chat, en de agent kan om aanvullende informatie vragen of vervolgstappen bevestigen om de CRM-gegevens up-to-date te houden.

Gebruikte prompts in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle prompts die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Prompts zijn de instructies die aan het AI-model worden gegeven om reacties te genereren of acties uit te voeren. Ze begeleiden de AI bij het begrijpen van de gebruikersintentie en het genereren van relevante uitvoer.

AI-agent

AI-agent voor het beheren van contacten in HubSpot met behulp van tools en LLM. Bevat door de gebruiker aangeleverde achtergrondinformatie en doel als prompts v...

                Backstory:
Hubspot assistant

Goal:
you are a helpful AI assistant in charge of adding and updating contacts on Hubspot by using the Hubspot tools at your disposal always use the tools to do this.
you should gather the necessary information from the user and take necessary action (create or update that contact).

If a contact already exists let the user know and ask them if they want to update it or add a new contact.

and if user is searching for a contact search for it and give them a detailed answer

Gebruikte componenten in deze flow

Hieronder vindt u een complete lijst van alle componenten die in deze flow zijn gebruikt om de functionaliteit te bereiken. Componenten zijn de bouwstenen van elke AI-flow. Ze stellen u in staat om complexe interacties te creëren en taken te automatiseren door verschillende functionaliteiten met elkaar te verbinden. Elke component heeft een specifiek doel, zoals het verwerken van gebruikersinvoer, het verwerken van gegevens of het integreren met externe diensten.

Flowbeschrijving

Doel en voordelen

HubSpot Contact Manager Workflow

Deze workflow is ontworpen om het proces van contactbeheer in HubSpot CRM te automatiseren en te stroomlijnen. Het biedt een interactieve, op chat gebaseerde assistent die gebruikers kan helpen bij het aanmaken, bijwerken en zoeken van contacten, zodat de contactenlijst schoon en up-to-date blijft. De workflow benut AI-mogelijkheden (OpenAI LLM) en integreert direct met de HubSpot API, waardoor het een krachtig hulpmiddel is voor het opschalen van klantrelatiebeheer zonder handmatige tussenkomst.

Workflow-overzicht

Wanneer een gebruiker de chat opent, wordt hij begroet met een vriendelijk welkomstbericht waarin de mogelijkheden van de assistent worden toegelicht. De interface biedt vervolgens actieknoppen voor veelvoorkomende taken: zoeken naar een bestaand contact, een nieuw contact aanmaken of een bestaand contact bijwerken. Op basis van de selectie of invoer van de gebruiker begeleidt de workflow hen door de benodigde stappen, verzamelt de benodigde informatie en werkt rechtstreeks samen met HubSpot om de gewenste handeling uit te voeren.

Belangrijkste componenten

ComponentFunctionaliteit
Chat Opened TriggerDetecteert wanneer een gebruiker de chat opent en start de workflow
Message WidgetToont een aanpasbaar welkoms-/instructiebericht
Button WidgetsBiedt de gebruiker opties: “Contact zoeken”, “Nieuw contact aanmaken”, “Contact bijwerken”
Chat OutputToont berichten en antwoorden aan de gebruiker
Chat InputVerzamelt gebruikersinvoer voor vrije taken en gegevensinvoer
Chat HistoryHoudt een overzicht bij van recente chatberichten voor contextbewuste antwoorden
OpenAI LLMBiedt de conversatie- en redeneervermogens van de AI-assistent
AI AgentOrkestreert acties, roept tools aan en genereert antwoorden
HubSpot ToolsIntegreert met de HubSpot API om contacten aan te maken, bij te werken of te zoeken

Stapsgewijze flow

  1. Begroeting en opties
  • Wanneer de chat wordt geopend (ChatOpenedTrigger), wordt de gebruiker begroet met een welkomstbericht via de MessageWidget.
  • De gebruiker ziet klikbare knoppen voor de belangrijkste acties:
    • Contact zoeken
    • Nieuw contact aanmaken
    • Contact bijwerken
  1. Gebruikersinteractie
  • De gebruiker kan op een van de knoppen klikken of een bericht typen om zijn intentie aan te geven.
  • Afhankelijk van de aangeklikte knop wordt via ChatOutput een bijbehorend bericht weergegeven ter bevestiging van de actie.
  1. AI-ondersteunde assistent
  • De workflow bewaart de recente gesprekscontext met behulp van ChatHistory (laatste 5 berichten, tot 800 tokens).
  • Er wordt een door OpenAI aangedreven LLM (OpenAILLM) gebruikt als backend voor het begrijpen van gebruikersverzoeken en het genereren van intelligente, contextbewuste antwoorden.
  • De AIAgent is geconfigureerd met een duidelijk doel en achtergrond: deze gebruikt altijd HubSpot-tools voor contactbeheer, verzamelt de benodigde informatie en beslist over de juiste actie (aanmaken, bijwerken of informeren over bestaande contacten).
  1. HubSpot-integratie
  • Drie tool-nodes koppelen met HubSpot:
    • CreateContact: Voegt een nieuw contact toe met de opgegeven gegevens.
    • UpdateContact: Werkt een bestaand contact bij op basis van de verstrekte informatie en contact-ID.
    • SearchContact: Zoekt contacten op eigenschappen (bijv. e-mail, naam).
  • De AI-agent gebruikt deze tools om de gevraagde taak uit te voeren, hetzij door de gebruiker om meer details te vragen, hetzij door de handeling direct uit te voeren.
  1. Antwoord en output
  • Na het verwerken van het verzoek (aanmaken, bijwerken of zoeken) communiceert de AI-agent de resultaten terug aan de gebruiker via de ChatOutput-node, voor een naadloze conversatie-ervaring.

Waarom is deze workflow nuttig?

  • Automatiseert routinematige CRM-taken: Door contactbeheer via natuurlijke taal of knoppen mogelijk te maken, worden repetitieve handmatige invoer- en opzoektaken geëlimineerd.
  • Schaalbare ondersteuning: De AI-agent kan meerdere verzoeken tegelijk afhandelen, waardoor het geschikt is voor teams of klantenservicesituaties.
  • Consistentie en datakwaliteit: De assistent volgt altijd het juiste proces, zodat contacten op een gestandaardiseerde manier worden aangemaakt, bijgewerkt of gezocht.
  • Contextbewustzijn: Met chatgeschiedenis en AI kan de assistent context over meerdere stappen behouden, waardoor het gesprek natuurlijker en efficiënter verloopt.
  • Gebruiksvriendelijk: De combinatie van begeleidende knoppen en vrije chatinvoer maakt de ervaring toegankelijk voor gebruikers van elk technisch niveau.

Voorbeeldtoepassingen

  • Sales-teams kunnen snel contacten toevoegen of bijwerken onderweg, waardoor administratieve lasten afnemen.
  • Klantenservice kan contactgegevens opzoeken of aanpassen tijdens live gesprekken met klanten.
  • Marketingteams kunnen hun lijsten altijd up-to-date houden met minimale inspanning.

Overzichtstabel

GebruikersactieResultaat
Klik op “Zoeken”AI vraagt om zoekcriteria, zoekt contact op en toont de resultaten
Klik op “Aanmaken”AI verzamelt info (naam, e-mail, etc.), maakt contact aan in HubSpot
Klik op “Bijwerken”AI vraagt welk contact moet worden bijgewerkt en om nieuwe info, werkt bij in HubSpot
Typ een berichtAI interpreteert de intentie, stelt verduidelijkende vragen, voert gevraagde actie uit

Voordelen van automatisering & opschaling

  • Vermindert handmatige fouten en omissies
  • Maakt menselijke resources vrij voor waardevollere taken
  • Biedt 24/7 selfservice voor contactbeheer
  • Levert een uniforme, intuïtieve interface voor interactie met HubSpot

Door gebruik te maken van deze workflow kunnen organisaties hun CRM-datahygiëne, responsiviteit en operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren.

Laat ons uw eigen AI-team bouwen

Wij helpen bedrijven zoals die van u bij het ontwikkelen van slimme chatbots, MCP-servers, AI-tools of andere soorten AI-automatisering om mensen te vervangen bij repetitieve taken in uw organisatie.

Plan een demo Probeer het nu

Meer informatie