Briefgenerator Workflow – Menselijk leesbare beschrijving

Overzicht

Deze workflow, genaamd Briefgenerator, is ontworpen om gebruikers snel te helpen bij het genereren van hoogwaardige, contextuele brieven met behulp van een groot taalmodel (LLM). Er zijn zowel kant-en-klare knoppen voor veelvoorkomende scenario’s als een volledig aanpasbare invoer voor elke situatie. Het proces zorgt ervoor dat de gegenereerde brieven op maat zijn, beknopt en vrij van algemene of opvulteksten.

Hoe de workflow werkt

De flow bestaat uit verschillende belangrijke componenten en gebruikersinteracties:

• Vooraf ingestelde briefknoppen: Drie knop-widgets stellen gebruikers in staat om te genereren:

  • Een formele brief aan een leidinggevende over een projectupdate
  • Een verontschuldigingsbrief aan een partner
  • Een juridische brief aan de belastingdienst

  Elke knop toont bij aanklikken de prompttekst in het chatvenster, zodat direct duidelijk is wat er zal worden gegenereerd.

• Aangepaste briefinvoer: Gebruikers kunnen hun eigen specifieke briefwensen invoeren in een chatinvoerveld. Deze input wordt vervolgens gebruikt om dynamisch een prompt voor de LLM te maken, zodat de brief overeenkomt met de gewenste stijl, ontvanger en doel.

Gedetailleerde flowstructuur

Workflow stappen

1. Start door gebruiker

   • Wanneer de chat wordt geopend, worden de vooraf ingestelde briefknoppen beschikbaar.

2. Gebruik van vooraf ingestelde knoppen

   • Door op een knop te klikken (bijv. “Verontschuldigingsbrief aan partner”) wordt de prompttekst in de chatoutput getoond, klaar voor verdere verwerking of beoordeling.

3. Gebruik van aangepaste invoer

   • De gebruiker kan een unieke briefaanvraag invoeren in het chatinvoerveld.
   • De invoer wordt gecombineerd met een zorgvuldig ontworpen prompt-sjabloon. Deze sjabloon stuurt de LLM aan om:
     • De opgegeven stijl (formeel/informeel) en naam van de ontvanger te gebruiken indien opgegeven
     • De brief onder de 500 woorden te houden, tenzij anders gevraagd
     • Algemene, opvullende taal te vermijden en te focussen op duidelijke, directe inhoud

4. Briefgeneratie

   • De prompt wordt naar de generator (LLM) gestuurd, die een volledige brief opstelt op basis van de instructies en de input van de gebruiker.

5. Output tonen

   • De gegenereerde brief wordt weergegeven in de chatoutput, klaar om te kopiëren, te verzenden of verder te bewerken indien gewenst.

Voordelen en bruikbaarheid

Automatisering & opschaling

• Efficiëntie: Vermindert de tijd die nodig is om gepersonaliseerde brieven te maken aanzienlijk, vooral voor herhalende of veelvoorkomende scenario’s.
• Consistentie: Zorgt ervoor dat alle brieven een gestructureerd, professioneel format volgen, zonder veelgebruikte zinnen of overbodige tekst.
• Aanpasbaarheid: Het prompt-sjabloon biedt gedetailleerde controle, waardoor vrijwel elk type brief gegenereerd kan worden.

Gebruikerservaring

• Kant-en-klare sjablonen: De vooraf ingestelde knoppen versnellen veelvoorkomende schrijftaken.
• Interactieve feedback: Gebruikers zien prompttekst en output in realtime, waardoor de flow intuïtief en transparant is.
• Flexibele personalisatie: Door aangepaste input toe te staan, past de workflow zich aan iedere schrijfwens aan, van zakelijk tot persoonlijk.

Voorbeelden van gebruik

• HR-afdelingen: Snel standaardbrieven maken voor prestatie-updates, aanbevelingen of verontschuldigingen.
• Juridisch en administratief personeel: Formele brieven genereren voor overheidsinstanties of belastingdiensten.
• Particulieren: Persoonlijke boodschappen schrijven voor gevoelige situaties (bijv. excuses, verzoeken, updates).

Deze workflow is vooral handig voor organisaties of individuen die hun briefproces willen automatiseren en opschalen, tijd willen besparen en een hoge standaard van communicatie willen behouden in verschillende contexten.