Vergaderplanner Chatbot voor Google Calendar

Deze workflow verandert een AI-chatbot in een slimme, geautomatiseerde vergaderplanner die direct integreert met Google Calendar. Het stelt gebruikers in staat om op een natuurlijke manier met de chatbot te communiceren om agenda-afspraken te plannen, bij te werken of te verwijderen, waardoor het proces naadloos en schaalbaar wordt voor zowel individuen als organisaties.

Workflow Overzicht

Wanneer een gebruiker de chat opent, wordt hij of zij begroet met een vriendelijk welkomstbericht, waarin de mogelijkheden van de chatbot worden uitgelegd om te helpen bij het plannen van vergaderingen met slechts een paar details (zoals wie, wanneer en waar). Deze interactie wordt afgehandeld door de volgende volgorde:

Verwerken van Gebruikersverzoeken

Wanneer een gebruiker een bericht verzendt (bijvoorbeeld “Plan een vergadering met John volgende week dinsdag om 15:00 uur”), vangt de workflow deze invoer op en verwerkt deze via de volgende logica:

• Chat Input: Accepteert berichten van de gebruiker.
• Chat History: Houdt eerdere interacties bij voor contextbewuste gesprekken.
• AI-agent: Fungeert als de intelligente kern, interpreteert de intentie van de gebruiker en coördineert de relevante acties.

De AI-agent is uitgerust met verschillende gespecialiseerde tools om vergadergerelateerde taken uit te voeren:

Geïntegreerde Tools en Mogelijkheden

• Google Zoeken: Hiermee kan de agent informatie opzoeken of details verifiëren indien nodig.
• URL Retriever: Maakt het mogelijk om inhoud van in het gesprek genoemde URL’s te extraheren.
• Beschikbare Tijden Vinden: Controleert Google Calendar op optimale vrije tijdssloten voor alle deelnemers.
• Gebeurtenis Aanmaken: Plant nieuwe afspraken direct in Google Calendar, met opties voor Google Meet-links en herinneringen.
• Gebeurtenis Verwijderen: Verwijdert afspraken uit de agenda en brengt indien nodig de deelnemers op de hoogte.
• Gebeurtenissen Bekijken: Toont aankomende afspraken of zoekt naar specifieke vergaderingen in een agenda.
• Huidige Tijd Tool: Geeft de huidige datum en tijd voor tijdgevoelige planningen.

Al deze tools zijn verbonden met de AI-agent, die beslist welke gebruikt wordt op basis van het verzoek van de gebruiker.

Uitvoer en Gebruikersfeedback

Zodra de AI-agent een taak heeft voltooid (zoals het plannen of annuleren van een vergadering), wordt er een reactie gegenereerd die aan de gebruiker wordt getoond via een andere Chat Output-component, ter bevestiging van de actie of met verdere instructies.

Waarom deze Workflow Handig is

• Schaalbaarheid: Automatiseert repetitieve planningsactiviteiten, waardoor gebruikers meer vergaderingen met minder handmatig werk kunnen afhandelen.
• Naadloze Integratie: Verbindt direct met Google Calendar, waardoor contextwisselingen en handmatige invoer worden verminderd.
• Gebruikersvriendelijk: Dankzij natuurlijke taalverwerking kan iedereen vergaderingen plannen zonder technische kennis.
• Contextbewustzijn: Behoudt chatgeschiedenis voor gepersonaliseerde, intelligente assistentie.
• Uitbreidbaar: Het modulaire ontwerp maakt het mogelijk om extra tools of integraties toe te voegen indien nodig.

Voorbeeldscenario’s voor Gebruikers

• Vergadering boeken: “Kun je een call plannen met Sarah en Tom aanstaande vrijdag om 14:00 uur?”
• Tijdslot zoeken: “Wat is het vroegste tijdstip volgende week waarop ik vrij ben voor een vergadering van een uur met Jane?”
• Vergadering annuleren: “Annuleer mijn vergadering met het marketingteam morgen.”
• Afspraken tonen: “Laat alle vergaderingen zien die voor deze week gepland staan.”

Samenvattingstabel van Belangrijkste Componenten

Conclusie

Deze workflow is ideaal voor het automatiseren en opschalen van het vaak tijdrovende proces van vergaderingen plannen. Door gebruik te maken van AI en directe Google Calendar-integratie stelt het gebruikers in staat hun agenda efficiënt te beheren, tijd te besparen en de kans op fouten of dubbele boekingen te verkleinen—alles via een intuïtieve chatinterface.