Flowbeschrijving
Doel en voordelen
Persoonlijke AI-assistent met Google Agenda-bewustzijn
Deze workflow is ontworpen als een persoonlijke AI-assistent die gebruikers helpt hun schema te beheren door integratie met Google Agenda. De assistent begrijpt niet alleen gebruikersvragen, maar werkt ook samen met verschillende tools om agendabeheer te automatiseren, planningsinformatie te geven en zelfs webzoekmogelijkheden te benutten.
Workflowstructuur en componenten
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste componenten en hun rol in de workflow:
| Component | Doel |
|---|
| Chat Opened Trigger | Detecteert wanneer de chat wordt geopend en start de workflow. |
| Message Widget | Toont een vriendelijk welkomstbericht over de capaciteiten van de assistent. |
| Chat Output | Toont berichten aan de gebruiker in de chatinterface. |
| Chat Input | Ontvangt tekstinvoer of vragen van de gebruiker. |
| Chat History | Houdt een geschiedenis bij van eerdere chatberichten voor contextuele gesprekken. |
| AI Agent | De centrale AI die de intentie van de gebruiker interpreteert, context beheert en tools kiest. |
| Google Search | Stelt de assistent in staat informatie op internet te zoeken om gebruikersvragen te ondersteunen. |
| URL Content Retriever | Haalt content op van URL’s gevonden via Google Zoeken en verwerkt deze. |
| Find Available Times | Vindt optimale tijdsslots in de agenda van de gebruiker (en genodigden) voor afspraken. |
| Create Event | Maakt automatisch nieuwe agenda-afspraken aan op verzoek van de gebruiker. |
| Delete Event | Verwijdert opgegeven afspraken uit de Google Agenda van de gebruiker. |
| View Events | Toont agenda-afspraken binnen een opgegeven tijdsbereik, met optionele filters. |
| Current Date Tool | Biedt de assistent context over de huidige datum en tijd. |
Werking van de workflow
Wanneer een gebruiker de chat opent, start de workflow met een welkomstbericht waarin de mogelijkheden van de assistent worden uitgelegd, zoals het controleren van schema’s, vrije tijden zoeken, afspraken plannen en herinneringen sturen. Hiermee wordt de context gezet en de gebruiker uitgenodigd om te communiceren.
Zodra de gebruiker een bericht of verzoek stuurt (bijvoorbeeld “Zoek een vrije plek deze week” of “Plan een vergadering met John”), ontvangt de AI-agent de invoer samen met de huidige chatgeschiedenis als context. De agent kan dan:
- Het schema en de beschikbaarheid van de gebruiker ophalen uit Google Agenda.
- Komende afspraken zoeken en tonen.
- Beschikbare tijden vinden voor nieuwe afspraken, rekening houdend met de agenda’s van de gebruiker en genodigden.
- Nieuwe afspraken aanmaken, eventueel met Google Meet-links en herinneringen.
- Afspraken verwijderen op verzoek van de gebruiker.
- Informatie van internet ophalen of relevante documenten verwerken als de vraag van de gebruiker externe info vereist.
- De huidige datum en tijd gebruiken om tijdige en relevante antwoorden te geven.
Alle antwoorden en updates worden teruggestuurd naar de gebruiker via de chat voor een soepele gespreksbeleving.
Voordelen van automatisering en schaalbaarheid
Deze workflow automatiseert uiteenlopende planningsactiviteiten, waardoor handmatig werk en het risico op dubbele boekingen of gemiste afspraken drastisch worden verminderd. Door AI-redenering te combineren met direct agendabeheer en webzoekfuncties, wordt het volgende mogelijk:
- Naadloos plannen: Vind direct vrije tijden en plan vergaderingen zonder eindeloos heen-en-weer mailen.
- Efficiënt agendabeheer: Maak, bekijk of verwijder agenda-afspraken met slechts één chatopdracht.
- Contextueel bewustzijn: De assistent onthoudt eerdere interacties en past zijn antwoorden daarop aan.
- Integratie van externe informatie: Gebruik Google Zoeken en documentverwerking om complexere vragen te ondersteunen (zoals het vinden van vergaderonderwerpen of informatie over deelnemers).
- Tijdbesparende automatisering: Behandelt repetitieve planningswerkzaamheden, zodat gebruikers zich op belangrijkere zaken kunnen richten.
Voorbeeldtoepassingen
- Persoonlijke productiviteit: Vergeet nooit meer een vergadering of deadline; ontvang herinneringen en agendabeheer via natuurlijke conversatie.
- Teamcoördinatie: Vind eenvoudig gezamenlijke vrije tijden voor groepsvergaderingen en automatiseer uitnodigingen.
- Onderzoek en voorbereiding: Haal webinformatie over aanstaande afspraken of vergaderingen op.
- Administratieve efficiëntie: Automatiseer routinematig agendabeheer voor leidinggevenden of teams.
Samenvattende tabel van mogelijkheden
| Mogelijkheid | Hoe het wordt bereikt |
|---|
| Schema controleren | View Events tool + AI Agent |
| Vrije tijd zoeken | Find Available Times tool + AI Agent |
| Afspraken aanmaken | Create Event tool + AI Agent |
| Afspraken verwijderen | Delete Event tool + AI Agent |
| Web zoeken | Google Search + URL Content Retriever + AI Agent |
| Context onthouden | Chat History + AI Agent |
| Datum/tijd info geven | Current Date Tool + AI Agent |
Door al deze stappen te automatiseren, creëert de workflow een schaalbare, intelligente persoonlijke assistent die ingezet kan worden voor individuen of hele organisaties—met een flinke productiviteitsboost en minder planningsproblemen tot gevolg.
