Automatyzacja zatwierdzania wniosków urlopowych z wykorzystaniem AI

Automatyzuj i usprawniaj proces zatwierdzania wniosków urlopowych w Kalendarzu Google przy użyciu agenta AI. Ten workflow wykrywa nowe wnioski urlopowe, ocenia je według zasad firmy, odpowiednio aktualizuje wydarzenia w kalendarzu i powiadamia pracowników mailowo, ograniczając pracę ręczną i zapewniając sprawiedliwe egzekwowanie polityki.

Thumbnail for Video
Jak działa przepływ AI - Automatyzacja zatwierdzania wniosków urlopowych z wykorzystaniem AI

Przepływy

Jak działa przepływ AI

Wykryj nowe wnioski urlopowe.
Monitoruje wyznaczony Kalendarz Google w poszukiwaniu nowych wydarzeń dotyczących wniosków urlopowych.
Wyodrębnij i przeanalizuj dane wydarzenia.
Parsuje szczegóły wydarzenia, takie jak informacje o pracowniku i żądane daty, do dalszego przetwarzania.
Ewaluacja wniosku oparta na AI.
Agent AI stosuje zasady firmy (np. tylko jedna osoba z danego działu może być na urlopie jednocześnie), przeglądając wydarzenia w kalendarzu i akceptując lub odrzucając wnioski.
Automatyczna aktualizacja kalendarza.
Automatycznie aktualizuje Kalendarz Google, odzwierciedlając zaakceptowane lub odrzucone wnioski urlopowe poprzez tworzenie lub usuwanie wydarzeń.
Powiadomienie pracownika.
Wysyła automatyczne powiadomienia email, informując pracowników o decyzji dotyczącej akceptacji lub odrzucenia.

Prompty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich promptów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Prompty to instrukcje przekazywane modelowi AI w celu generowania odpowiedzi lub wykonywania działań. Kierują one AI w zrozumieniu intencji użytkownika i generowaniu odpowiednich wyników.

Agent AI

Agent AI do zatwierdzania urlopów, który automatyzuje proces akceptacji wniosków urlopowych na podstawie określonej logiki biznesowej i integruje się z narzędzi...

                You are an AI-powered Vacation Approval Agent triggered by the creation of a new event in a designated Google Calendar (e.g., "Vacation Requests"). Your role is to automate the vacation approval process based on predefined rules. Execute the following steps when a new calendar event is detected:

1. **Extract Event Details**:
   * Read the new event from Google Calendar.
   * Extract: employee name, department (from event description or title, e.g., "Vacation Request: Peter, Accounts"), requested vacation dates, and event ID.
   * Validate that the event is a vacation request (e.g., title contains "Vacation Request").
2. **Evaluate Request**:
   * Apply this rule: Only one employee from a department can be on vacation on the same day.
     * Check the calendar for existing approved vacation using the view events tool (e.g., events titled "Approved Vacation: [Employee Name]") on the same dates.
     * If another employee from the same department (e.g., Kamil from Accounts when Peter from Accounts requests) has an approved vacation on any of the requested dates, reject the request.
     * [Additional rules can be added here if provided, e.g., team capacity or leave type restrictions.]
   * Log the decision reasoning for transparency.
3. **Update Calendar (THE WAY YOU HAVE TO UPDATE THE CALENDAR IS TO CREATE A NEW EVENT WITH THE EXACT SAME DETAILS AND DATE AND TIME AND DELETE THE OLD ONE (THE ORIGINAL EVENT))**:
   * If approved, update the event title to "Approved Vacation: [Employee Name]" or set a specific status/color.
   * If rejected, delete the event from the calendar.
4. **Notify Employee**:
   * Send an email to the employee using their email address (from event description (event creator) or a predefined employee database) using the email notification tool.
   * Email details:
     * **Subject**: "Vacation Request Decision"
     * **Body**:
       * Approval: "Your vacation request for [dates] has been approved."
       * Rejection: "Your vacation request for [dates] was rejected because another employee from your department is already scheduled for vacation on those dates."

Komponenty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich komponentów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Komponenty są podstawowymi elementami każdego przepływu AI. Pozwalają tworzyć złożone interakcje i automatyzować zadania poprzez łączenie różnych funkcjonalności. Każdy komponent służy określonemu celowi, takiemu jak obsługa danych wejściowych użytkownika, przetwarzanie danych lub integracja z zewnętrznymi usługami.

Utworzono wydarzenie w Kalendarzu Google

Integruj swoje przepływy pracy z Kalendarzem Google. Ten komponent wyzwala automatyzację, gdy w określonym Kalendarzu Google zostanie utworzone nowe wydarzenie, umożliwiając płynne połączenie planowania z innymi działaniami lub powiadomieniami w Twoim przepływie.

Zobacz Utworzono wydarzenie w Kalendarzu Google

Parsowanie danych

Komponent Parsowanie danych przekształca dane strukturalne w zwykły tekst za pomocą konfigurowalnych szablonów. Umożliwia elastyczne formatowanie i konwersję danych wejściowych do dalszego wykorzystania w Twoim przepływie pracy, pomagając standaryzować lub przygotować informacje dla kolejnych komponentów.

Zobacz Parsowanie danych

LLM OpenAI

FlowHunt obsługuje dziesiątki modeli generowania tekstu, w tym modele OpenAI. Oto jak używać ChatGPT w swoich narzędziach AI i chatbotach.

Zobacz LLM OpenAI

Agent AI

Komponent Agent AI w FlowHunt wzmacnia Twoje przepływy pracy autonomicznym podejmowaniem decyzji i możliwością korzystania z narzędzi. Wykorzystuje duże modele językowe i łączy się z różnorodnymi narzędziami, aby rozwiązywać zadania, realizować cele i zapewniać inteligentne odpowiedzi. Idealny do budowania zaawansowanych automatyzacji i interaktywnych rozwiązań AI.

Zobacz Agent AI

Wyświetl Wydarzenia

Komponent Wyświetl Wydarzenia umożliwia pobieranie i filtrowanie wydarzeń z kalendarza w wybranym zakresie czasowym, wykorzystując integrację z Google Calendar. Idealny do automatyzacji procesów wymagających aktualnych danych o harmonogramie, wspiera wyszukiwanie wydarzeń, ograniczanie wyników i dostosowywanie parametrów uczestników.

Zobacz Wyświetl Wydarzenia

Utwórz Wydarzenie

Komponent Utwórz Wydarzenie w FlowHunt pozwala automatyzować tworzenie wydarzeń w Google Kalendarzu. Łatwo określ uczestników, czas wydarzenia, opis i więcej, z opcjami generowania linków Google Meet i ustawiania przypomnień — usprawniając planowanie w Twoich zautomatyzowanych przepływach pracy.

Zobacz Utwórz Wydarzenie

Usuń Wydarzenie

Łatwo zautomatyzuj usuwanie wydarzeń z Kalendarza Google za pomocą komponentu Usuń Wydarzenie. Łączy się bezpośrednio z Twoim kalendarzem, umożliwiając przepływom pracy usuwanie wydarzeń oraz opcjonalne powiadamianie uczestników, upraszczając zarządzanie kalendarzem w ramach Twoich procesów.

Zobacz Usuń Wydarzenie

Narzędzie do Powiadomień E-mail

Dzięki Narzędziu do Powiadomień E-mail Twoje chatboty będą generować leady i natychmiast powiadamiać Twój zespół.

Zobacz Narzędzie do Powiadomień E-mail

Wynik czatu

Odkryj komponent Wynik czatu w FlowHunt—finalizuj odpowiedzi chatbota za pomocą elastycznych, wieloczęściowych wyjść. Niezbędny do płynnego kończenia przepływów i tworzenia zaawansowanych, interaktywnych chatbotów AI.

Zobacz Wynik czatu

Opis przepływu

Cel i korzyści

Przegląd

Ten workflow automatyzuje proces zarządzania wnioskami urlopowymi składanymi jako wydarzenia w Kalendarzu Google. Dzięki integracji agenta AI z Kalendarzem Google i powiadomieniami email, system ocenia wnioski urlopowe według zdefiniowanych zasad biznesowych, odpowiednio aktualizuje kalendarz i przekazuje decyzję pracownikowi. Przynosi to efektywność, przejrzystość i skalowalność do tradycyjnie ręcznego procesu HR.

Wyzwalacz: Nowe wydarzenie w Kalendarzu Google

  • Automatyzacja uruchamia się za każdym razem, gdy w wyznaczonym Kalendarzu Google zostanie utworzone nowe wydarzenie (skonfigurowanym do wniosków urlopowych, np. arshiakahani@gmail.com).
  • Wydarzenie zazwyczaj zawiera imię i nazwisko pracownika, dział, żądane daty urlopu oraz inne istotne szczegóły w tytule i opisie.

Przetwarzanie danych

  • Dane wydarzenia są parsowane i konwertowane do formatu tekstowego przy użyciu szablonu, co umożliwia dalsze przetwarzanie przez agenta AI.
  • Dzięki temu agent otrzymuje wszystkie niezbędne informacje (imię i nazwisko pracownika, dział, daty itd.) w uporządkowany i czytelny sposób.

Agent AI: Logika zatwierdzania urlopów

Sercem workflow jest agent zasilany AI (“Menadżer Urlopów”) skonfigurowany według poniższej logiki:

  1. Wyodrębnia szczegóły wydarzenia:

    • Odczytuje wydarzenie, aby wydobyć imię i nazwisko pracownika, dział, żądane daty i ID wydarzenia.
    • Sprawdza, czy wydarzenie jest rzeczywiście wnioskiem urlopowym (np. tytuł zawiera “Wniosek urlopowy”).

  2. Ocena wniosku:

    • Stosuje zasadę: Tylko jeden pracownik z danego działu może być na urlopie tego samego dnia.
    • Przeszukuje kalendarz pod kątem nakładających się wydarzeń “Zatwierdzony urlop” dla tego samego działu i dat.
    • Decyduje o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku na podstawie tych zasad.
    • Loguje uzasadnienie decyzji dla audytu i przejrzystości.

  3. Aktualizacja kalendarza:

    • Jeśli zatwierdzono, tworzy nowe wydarzenie ze zmienionym tytułem na “Zatwierdzony urlop: [Imię pracownika]” (i usuwa oryginalne wydarzenie z wnioskiem).
    • Jeśli odrzucono, usuwa wydarzenie z wnioskiem urlopowym z kalendarza.

  4. Powiadomienie pracownika:

    • Wysyła powiadomienie email do pracownika, informując go o akceptacji lub odrzuceniu wniosku.
    • Email zawiera czytelny temat i treść, z uzasadnieniem w przypadku odrzucenia.

Zintegrowane narzędzia

Agent AI może korzystać z następujących narzędzi, podłączonych jako węzły workflow:

Nazwa narzędziaFunkcjonalność
Wyświetl wydarzeniaWyszukuje w kalendarzu nakładające się lub kolidujące wydarzenia urlopowe.
Utwórz wydarzenieDodaje nowe wydarzenie do kalendarza, aby oznaczyć zatwierdzony urlop.
Usuń wydarzenieUsuwa wydarzenia z kalendarza (zarówno wnioski, jak i odrzucone urlopy).
Powiadomienie emailWysyła email z decyzją o akceptacji lub odrzuceniu do pracownika.
OpenAI LLMZapewnia podstawowe możliwości językowe i rozumowania dla agenta.

Wynik

  • Decyzja agenta oraz jej uzasadnienie są wyświetlane w interfejsie czatu, umożliwiając działowi HR lub menadżerom wgląd w podjęte działania.
  • Wszystkie czynności (akceptacje, odrzucenia, powiadomienia) są wykonywane automatycznie, minimalizując ręczną interwencję.

Dlaczego ten workflow jest przydatny

  • Skalowalność: Obsługuje dużą liczbę wniosków urlopowych, stosując zasady konsekwentnie.
  • Automatyzacja: Ogranicza pracę ręczną działu HR i skraca czas odpowiedzi.
  • Przejrzystość: Loguje decyzje i wysyła jasne komunikaty do wnioskodawców.
  • Elastyczność: Możliwość rozbudowy zasad o bardziej złożone polityki (np. limity zespołu, rodzaje urlopów).
  • Integracja: Bezproblemowo łączy Kalendarz Google i email, łatwo dopasowując się do istniejących procesów.

Schemat procesu

Poniżej uproszczony przebieg automatyzacji:

  1. Nowe wydarzenie w kalendarzu (wniosek urlopowy)
    ⮑ Parsowanie danych wydarzenia
    ⮑ Agent AI ocenia wniosek:
    • Sprawdza konflikty
    • Akceptuje lub odrzuca
      ⮑ Aktualizacja kalendarza (utworzenie/akceptacja lub usunięcie/odrzucenie)
      ⮑ Wysłanie powiadomienia email do pracownika
      ⮑ Decyzja zapisana w czacie

Przykładowy scenariusz

  1. Piotr z działu księgowości składa wniosek o urlop na 10–15 lipca.
  2. Workflow uruchamia się po utworzeniu wydarzenia, parsuje wniosek i przekazuje go agentowi AI.
  3. Agent sprawdza, czy ktoś inny z księgowości nie ma już zatwierdzonego urlopu w tych datach.
    • Jeśli nie, wniosek zostaje zaakceptowany: wydarzenie zostaje utworzone jako “Zatwierdzony urlop: Piotr”, a email z akceptacją zostaje wysłany.
    • Jeśli Kamil z księgowości ma już zatwierdzony urlop na 12 lipca, wniosek jest odrzucony: wydarzenie zostaje usunięte, a Piotr otrzymuje email z uzasadnieniem odrzucenia.

Ta automatyzacja zapewnia sprawiedliwość, zgodność z polityką HR i terminową komunikację — idealnie nadaje się dla organizacji chcących usprawnić zarządzanie urlopami i ograniczyć obciążenie administracyjne.

Pozwól nam zbudować Twój własny zespół AI

Pomagamy firmom takim jak Twoja rozwijać inteligentne chatboty, serwery MCP, narzędzia AI lub inne rodzaje automatyzacji AI, aby zastąpić człowieka w powtarzalnych zadaniach w Twojej organizacji.

Zaplanuj demo Wypróbuj teraz

Dowiedz się więcej

Utworzono wydarzenie w Kalendarzu Google
Utworzono wydarzenie w Kalendarzu Google

Utworzono wydarzenie w Kalendarzu Google

Integruj swoje przepływy pracy z Kalendarzem Google. Ten komponent wyzwala automatyzację, gdy w określonym Kalendarzu Google zostanie utworzone nowe wydarzenie,...

2 min czytania
Automation Calendar +3
AI Harmonogram Spotkań z Google Calendar
AI Harmonogram Spotkań z Google Calendar

AI Harmonogram Spotkań z Google Calendar

Ten workflow oparty na AI automatyzuje planowanie spotkań poprzez Google Calendar. Użytkownicy rozmawiają z chatbotem, który wyszukuje dostępne terminy, tworzy,...

3 min czytania
Utwórz Wydarzenie
Utwórz Wydarzenie

Utwórz Wydarzenie

Komponent Utwórz Wydarzenie w FlowHunt pozwala automatyzować tworzenie wydarzeń w Google Kalendarzu. Łatwo określ uczestników, czas wydarzenia, opis i więcej, z...

3 min czytania
Automation Google Calendar +4