Asystent e-mailowy AI dla Gmaila

Przegląd

Ten przepływ pracy automatyzuje obsługę i odpowiadanie na przychodzące e-maile w Gmailu z wykorzystaniem agenta AI, wyszukiwania dokumentów dla odpowiedzi opartych na wiedzy oraz narzędzi do zarządzania Gmail (wysyłka, etykietowanie, usuwanie etykiet). Został zaprojektowany, aby usprawnić przetwarzanie poczty elektronicznej, zapewnić spójne i oparte na wiedzy odpowiedzi oraz skalować operacje e-mailowe przy minimalnej interwencji człowieka.

Jak działa przepływ pracy

1. Wyzwalacz: Otrzymano nowy e-mail

• Przepływ rozpoczyna się, gdy nowe wiadomości e-mail trafiają na podłączone konto Gmail.
• To zdarzenie działa jako wejście i przekazuje wiadomość do agenta AI do przetworzenia.

2. Agent AI: Asystent e-mailowy

• Sercem przepływu jest Agent AI skonfigurowany z fabułą „menedżera poczty” oraz jasnym celem:
  “Jesteś asystentem poczty e-mail odpowiedzialnym za profesjonalne i spokojne odpowiadanie na przychodzące e-maile, korzystając z bazy wiedzy udostępnionej w narzędziu document retriever.”
• Agent otrzymuje treść nowej wiadomości e-mail jako swój prompt.

Narzędzia podłączone do agenta

Agent posiada rozszerzone możliwości dzięki kilku narzędziom, co pozwala mu na więcej niż tylko generowanie tekstu:

• Narzędzie wysyłania e-maili: Pozwala agentowi tworzyć i wysyłać odpowiedzi bezpośrednio przez Gmaila.
• Narzędzie dodawania etykiet: Umożliwia agentowi organizowanie lub kategoryzowanie e-maili poprzez dodawanie etykiet.
• Narzędzie usuwania etykiet: Daje agentowi możliwość usuwania etykiet z e-maili w razie potrzeby.
• Narzędzie wyszukiwania dokumentów: Zapewnia agentowi dostęp do bazy wiedzy, pozwalając mu opierać odpowiedzi na aktualnej dokumentacji wewnętrznej lub zasobach.

3. Wyszukiwanie dokumentów

• Ten komponent przeszukuje zdefiniowane źródła wiedzy w poszukiwaniu odpowiednich dokumentów na podstawie treści e-maila.
• Pobiera do 3 dokumentów na zapytanie, zapewniając, że odpowiedzi mogą być oparte na najnowszych lub najbardziej adekwatnych informacjach.
• Agent korzysta z tego narzędzia według potrzeb przy tworzeniu odpowiedzi.

4. Narzędzia Gmail do zarządzania e-mailami

• Wysyłanie e-maila: Agent może tworzyć i wysyłać wiadomości, w tym ustalać odbiorców, temat, treść i załączniki.
• Zarządzanie etykietami: Agent może zarówno dodawać, jak i usuwać etykiety, aby automatycznie organizować i śledzić e-maile.

5. Wyjście: Widok rozmowy

• Po przetworzeniu wiadomości przez agenta (w tym ewentualnym zapytaniu do bazy wiedzy, wysłaniu odpowiedzi lub etykietowaniu e-maila), odpowiedź jest wyświetlana w interfejsie przypominającym czat lub w logu.

Struktura przepływu pracy

Kluczowe korzyści i zastosowania

• Skalowalność: Obsługuje duże ilości przychodzących e-maili bez wąskich gardeł ludzkich.
• Spójność: Każda odpowiedź jest profesjonalna i oparta na najnowszej wiedzy.
• Automatyzacja: Ogranicza ręczną pracę przy obsłudze skrzynek wsparcia, sprzedaży lub informacji.
• Integracja wiedzy: Korzysta z dokumentacji wewnętrznej lub zewnętrznej, aby zapewnić precyzyjne, kontekstowe odpowiedzi.
• Zarządzanie skrzynką odbiorczą: Automatycznie organizuje e-maile przy pomocy etykiet, pomagając zespołom zachować porządek.

Przykładowe zastosowania

• Obsługa klienta: Natychmiastowa odpowiedź na pytania klientów z wykorzystaniem aktualnych FAQ i dokumentacji.
• Zapytania sprzedażowe: Odpowiedzi do leadów z indywidualnymi, opartymi na wiedzy informacjami i śledzenie ich statusu za pomocą etykiet.
• Wewnętrzne zgłoszenia: Przekazywanie i odpowiadanie na pytania pracowników na podstawie polityk firmowych zapisanych w bazie dokumentów.

Podsumowanie

Ten przepływ pracy stanowi potężny wzorzec automatyzacji obsługi e-maili. Dzięki integracji Gmaila z zaawansowaną AI oraz mechanizmami wyszukiwania dokumentów, organizacje mogą zapewnić szybkie, dokładne i profesjonalne odpowiedzi, jednocześnie utrzymując porządek w skrzynce odbiorczej. Pomaga to skalować operacje, podnosić jakość obsługi i uwalniać zasoby ludzkie do bardziej złożonych zadań.