Opis przepływu
Cel i korzyści
Przegląd
Ten przepływ pracy automatyzuje obsługę i odpowiadanie na przychodzące e-maile w Gmailu z wykorzystaniem agenta AI, wyszukiwania dokumentów dla odpowiedzi opartych na wiedzy oraz narzędzi do zarządzania Gmail (wysyłka, etykietowanie, usuwanie etykiet). Został zaprojektowany, aby usprawnić przetwarzanie poczty elektronicznej, zapewnić spójne i oparte na wiedzy odpowiedzi oraz skalować operacje e-mailowe przy minimalnej interwencji człowieka.
Jak działa przepływ pracy
1. Wyzwalacz: Otrzymano nowy e-mail
- Przepływ rozpoczyna się, gdy nowe wiadomości e-mail trafiają na podłączone konto Gmail.
- To zdarzenie działa jako wejście i przekazuje wiadomość do agenta AI do przetworzenia.
2. Agent AI: Asystent e-mailowy
- Sercem przepływu jest Agent AI skonfigurowany z fabułą „menedżera poczty” oraz jasnym celem:
“Jesteś asystentem poczty e-mail odpowiedzialnym za profesjonalne i spokojne odpowiadanie na przychodzące e-maile, korzystając z bazy wiedzy udostępnionej w narzędziu document retriever.” - Agent otrzymuje treść nowej wiadomości e-mail jako swój prompt.
Narzędzia podłączone do agenta
Agent posiada rozszerzone możliwości dzięki kilku narzędziom, co pozwala mu na więcej niż tylko generowanie tekstu:
- Narzędzie wysyłania e-maili: Pozwala agentowi tworzyć i wysyłać odpowiedzi bezpośrednio przez Gmaila.
- Narzędzie dodawania etykiet: Umożliwia agentowi organizowanie lub kategoryzowanie e-maili poprzez dodawanie etykiet.
- Narzędzie usuwania etykiet: Daje agentowi możliwość usuwania etykiet z e-maili w razie potrzeby.
- Narzędzie wyszukiwania dokumentów: Zapewnia agentowi dostęp do bazy wiedzy, pozwalając mu opierać odpowiedzi na aktualnej dokumentacji wewnętrznej lub zasobach.
3. Wyszukiwanie dokumentów
- Ten komponent przeszukuje zdefiniowane źródła wiedzy w poszukiwaniu odpowiednich dokumentów na podstawie treści e-maila.
- Pobiera do 3 dokumentów na zapytanie, zapewniając, że odpowiedzi mogą być oparte na najnowszych lub najbardziej adekwatnych informacjach.
- Agent korzysta z tego narzędzia według potrzeb przy tworzeniu odpowiedzi.
4. Narzędzia Gmail do zarządzania e-mailami
- Wysyłanie e-maila: Agent może tworzyć i wysyłać wiadomości, w tym ustalać odbiorców, temat, treść i załączniki.
- Zarządzanie etykietami: Agent może zarówno dodawać, jak i usuwać etykiety, aby automatycznie organizować i śledzić e-maile.
5. Wyjście: Widok rozmowy
- Po przetworzeniu wiadomości przez agenta (w tym ewentualnym zapytaniu do bazy wiedzy, wysłaniu odpowiedzi lub etykietowaniu e-maila), odpowiedź jest wyświetlana w interfejsie przypominającym czat lub w logu.
Struktura przepływu pracy
Etap | Działanie | Cel/Korzyść |
---|
Nowa wiadomość Gmail | Wyzwalacz przy nadejściu e-maila | Automatyzacja odbioru poczty |
Agent AI | Czyta, rozumie i odpowiada na e-mail | Skaluje profesjonalne, spójne odpowiedzi |
Wyszukiwanie dokumentów | Dostarcza agentowi odpowiednią wiedzę | Zapewnia rzeczowe, poparte informacjami odpowiedzi |
Narzędzie wysyłania | Pozwala agentowi odpowiadać bezpośrednio | Pełna automatyzacja odpowiedzi e-mailowych |
Narzędzia etykietowania | Agent organizuje e-maile przez etykiety | Automatyczne zarządzanie skrzynką odbiorczą |
Wyjście czatowe | Wyświetla odpowiedź agenta | Przejrzystość, monitoring, dalsze integracje |
Kluczowe korzyści i zastosowania
- Skalowalność: Obsługuje duże ilości przychodzących e-maili bez wąskich gardeł ludzkich.
- Spójność: Każda odpowiedź jest profesjonalna i oparta na najnowszej wiedzy.
- Automatyzacja: Ogranicza ręczną pracę przy obsłudze skrzynek wsparcia, sprzedaży lub informacji.
- Integracja wiedzy: Korzysta z dokumentacji wewnętrznej lub zewnętrznej, aby zapewnić precyzyjne, kontekstowe odpowiedzi.
- Zarządzanie skrzynką odbiorczą: Automatycznie organizuje e-maile przy pomocy etykiet, pomagając zespołom zachować porządek.
Przykładowe zastosowania
- Obsługa klienta: Natychmiastowa odpowiedź na pytania klientów z wykorzystaniem aktualnych FAQ i dokumentacji.
- Zapytania sprzedażowe: Odpowiedzi do leadów z indywidualnymi, opartymi na wiedzy informacjami i śledzenie ich statusu za pomocą etykiet.
- Wewnętrzne zgłoszenia: Przekazywanie i odpowiadanie na pytania pracowników na podstawie polityk firmowych zapisanych w bazie dokumentów.
Podsumowanie
Ten przepływ pracy stanowi potężny wzorzec automatyzacji obsługi e-maili. Dzięki integracji Gmaila z zaawansowaną AI oraz mechanizmami wyszukiwania dokumentów, organizacje mogą zapewnić szybkie, dokładne i profesjonalne odpowiedzi, jednocześnie utrzymując porządek w skrzynce odbiorczej. Pomaga to skalować operacje, podnosić jakość obsługi i uwalniać zasoby ludzkie do bardziej złożonych zadań.