AI HubSpot Menedżer Kontaktów

Ten przepływ pracy oparty na AI automatyzuje zarządzanie kontaktami w HubSpot CRM. Użytkownicy mogą łatwo wyszukiwać, tworzyć lub aktualizować kontakty poprzez interfejs czatu obsługiwany przez agenta AI, który wykorzystuje narzędzia HubSpot i OpenAI LLM do inteligentnej interakcji. Idealny dla zespołów sprzedażowych i RevOps, które szukają usprawnionych operacji CRM.

Jak działa przepływ AI - AI HubSpot Menedżer Kontaktów

Jak działa przepływ AI

Użytkownik inicjuje zarządzanie kontaktami

Użytkownik otwiera interfejs czatu i otrzymuje wiadomość powitalną oraz opcje wyszukiwania, tworzenia lub aktualizacji kontaktów.

Użytkownik wybiera lub wprowadza działanie

Interaktywne przyciski i pole czatu pozwalają użytkownikowi wybrać, czy chce wyszukać kontakt, utworzyć nowy lub zaktualizować istniejące dane.

Agent AI obsługuje żądanie użytkownika

Agent AI, napędzany przez OpenAI i wyposażony w narzędzia HubSpot, interpretuje intencje użytkownika i określa wymaganą akcję w CRM.

Akcje kontaktowe w HubSpot

Przepływ pracy wykonuje wymaganą operację w HubSpot: wyszukiwanie, tworzenie lub aktualizację kontaktu na podstawie danych od użytkownika.

Wyświetlenie wyników i dalsze kroki

Wyniki są prezentowane użytkownikowi na czacie, a agent może poprosić o dodatkowe informacje lub potwierdzić kolejne kroki, aby dane CRM były aktualne.

Prompty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich promptów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Prompty to instrukcje przekazywane modelowi AI w celu generowania odpowiedzi lub wykonywania działań. Kierują one AI w zrozumieniu intencji użytkownika i generowaniu odpowiednich wyników.

Agent AI

Agent AI do zarządzania kontaktami w HubSpot za pomocą narzędzi i LLM. Zawiera historię i cel podane przez użytkownika jako wskazówki dla LLM, aby ukierunkować ...

                Backstory:
Hubspot assistant

Goal:
you are a helpful AI assistant in charge of adding and updating contacts on Hubspot by using the Hubspot tools at your disposal always use the tools to do this.
you should gather the necessary information from the user and take necessary action (create or update that contact).

If a contact already exists let the user know and ask them if they want to update it or add a new contact.

and if user is searching for a contact search for it and give them a detailed answer

Komponenty wykorzystane w tym przepływie

Poniżej znajduje się pełna lista wszystkich komponentów wykorzystanych w tym przepływie do osiągnięcia jego funkcjonalności. Komponenty są podstawowymi elementami każdego przepływu AI. Pozwalają tworzyć złożone interakcje i automatyzować zadania poprzez łączenie różnych funkcjonalności. Każdy komponent służy określonemu celowi, takiemu jak obsługa danych wejściowych użytkownika, przetwarzanie danych lub integracja z zewnętrznymi usługami.

Opis przepływu

Cel i korzyści

Przepływ pracy Menedżer Kontaktów HubSpot

Ten przepływ pracy został zaprojektowany, aby zautomatyzować i usprawnić proces zarządzania kontaktami w HubSpot CRM. Oferuje interaktywnego asystenta w formie czatu, który pomaga użytkownikom tworzyć, aktualizować oraz wyszukiwać kontakty, zapewniając czystość i aktualność listy kontaktów. Przepływ wykorzystuje możliwości AI (OpenAI LLM) i integruje się bezpośrednio z API HubSpot, czyniąc to potężnym narzędziem do skalowania zarządzania relacjami z klientami bez ręcznej ingerencji.

Przegląd przepływu pracy

Gdy użytkownik otwiera czat, zostaje powitany przyjazną wiadomością z informacją o możliwościach asystenta. Interfejs prezentuje przyciski akcji do najczęstszych zadań: wyszukiwania istniejącego kontaktu, tworzenia nowego lub aktualizacji istniejącego. W zależności od wyboru lub wpisu użytkownika, przepływ prowadzi go przez wymagane kroki, zbiera niezbędne informacje i bezpośrednio komunikuje się z HubSpot, aby wykonać żądaną operację.

Główne komponenty

KomponentFunkcjonalność
Chat Opened TriggerWykrywa otwarcie czatu przez użytkownika i inicjuje przepływ pracy
Message WidgetWyświetla konfigurowalną wiadomość powitalną/instrukcję
Button WidgetsPrezentuje użytkownikowi opcje: “Wyszukaj kontakt”, “Utwórz nowy kontakt”, “Aktualizuj kontakt”
Chat OutputPokazuje wiadomości i odpowiedzi dla użytkownika
Chat InputZbiera dane użytkownika do swobodnych zadań i wprowadzania danych
Chat HistoryPrzechowuje historię ostatnich wiadomości czatu dla kontekstowych odpowiedzi
OpenAI LLMZapewnia zdolności konwersacyjne i rozumowania asystenta AI
AI AgentOrkiestruje akcje, wywołuje narzędzia i generuje odpowiedzi
Narzędzia HubSpotIntegruje z API HubSpot, aby tworzyć, aktualizować lub wyszukiwać kontakty

Przepływ krok po kroku

  1. Powitanie i opcje
  • Po otwarciu czatu (ChatOpenedTrigger), użytkownik otrzymuje wiadomość powitalną przez MessageWidget.
  • Użytkownik widzi klikalne przyciski do głównych akcji:
    • Wyszukaj kontakt
    • Utwórz nowy kontakt
    • Aktualizuj kontakt
  1. Interakcja z użytkownikiem
  • Użytkownik może kliknąć jeden z przycisków lub wpisać wiadomość, aby określić swój zamiar.
  • W zależności od klikniętego przycisku, odpowiednia wiadomość zostaje wyświetlona przez węzły ChatOutput w celu potwierdzenia akcji.
  1. Asystent zasilany AI
  • Przepływ pracy utrzymuje kontekst ostatnich rozmów za pomocą ChatHistory (ostatnie 5 wiadomości, do 800 tokenów).
  • Wykorzystuje LLM od OpenAI (OpenAILLM) jako backend do rozumienia żądań użytkownika oraz generowania inteligentnych, kontekstowych odpowiedzi.
  • AIAgent jest skonfigurowany z jasnym celem i historią: zawsze korzysta z narzędzi HubSpot do zarządzania kontaktami, zbiera potrzebne informacje i decyduje o właściwej akcji (tworzenie, aktualizacja lub informowanie o istniejących kontaktach).
  1. Integracja z HubSpot
  • Trzy węzły narzędziowe komunikują się z HubSpot:
    • CreateContact: Dodaje nowy kontakt na podstawie podanych danych.
    • UpdateContact: Aktualizuje istniejący kontakt na podstawie przekazanych informacji i identyfikatora kontaktu.
    • SearchContact: Wyszukuje kontakty według właściwości (np. e-mail, imię).
  • Agent AI używa tych narzędzi do wykonania żądanego zadania, pytając użytkownika o dodatkowe szczegóły lub wykonując operację bezpośrednio.
  1. Odpowiedź i rezultat
  • Po przetworzeniu żądania (tworzenie, aktualizacja lub wyszukiwanie), agent AI przekazuje wyniki użytkownikowi przez węzeł ChatOutput, zapewniając płynne doświadczenie konwersacyjne.

Dlaczego ten przepływ pracy jest przydatny?

  • Automatyzuje rutynowe zadania CRM: Umożliwia zarządzanie kontaktami za pomocą języka naturalnego lub kliknięcia przycisku, eliminując żmudne, ręczne wprowadzanie i wyszukiwanie danych.
  • Skalowalne wsparcie: Agent AI może obsługiwać wiele równoczesnych zapytań, co sprawia, że nadaje się dla zespołów lub scenariuszy wsparcia klienta.
  • Spójność i jakość danych: Asystent zawsze korzysta z poprawnego procesu, zapewniając, że kontakty są tworzone, aktualizowane lub wyszukiwane w ustandaryzowany sposób.
  • Świadomość kontekstu: Dzięki historii czatu i AI, asystent może zachować kontekst na kilku etapach, czyniąc rozmowę bardziej naturalną i efektywną.
  • Przyjazny dla użytkownika: Połączenie prowadzących przycisków i swobodnego czatu sprawia, że doświadczenie jest dostępne dla użytkowników o każdym poziomie technicznym.

Przykładowe zastosowania

  • Zespoły sprzedażowe mogą szybko dodawać lub aktualizować kontakty w biegu, zmniejszając obciążenie administracyjne.
  • Wsparcie klienta może wyszukiwać lub zmieniać rekordy kontaktów podczas rozmów z klientami na żywo.
  • Zespoły marketingowe mogą mieć pewność, że ich listy są zawsze aktualne przy minimalnym nakładzie pracy.

Tabela podsumowująca

Działanie użytkownikaWynik
Kliknij “Wyszukaj”AI pyta o kryteria wyszukiwania, znajduje kontakt, prezentuje wyniki
Kliknij “Utwórz”AI zbiera informacje (imię, e-mail itd.), tworzy kontakt w HubSpot
Kliknij “Aktualizuj”AI pyta o kontakt do aktualizacji i nowe dane, aktualizuje w HubSpot
Wpisz wiadomośćAI interpretuje intencję, pyta o szczegóły, wykonuje żądaną akcję

Zalety automatyzacji i skalowania

  • Redukuje błędy i przeoczenia
  • Oszczędza zasoby ludzkie na zadania o wyższej wartości
  • Umożliwia 24/7 samoobsługę w zakresie zarządzania kontaktami
  • Zapewnia jednolity, intuicyjny interfejs do pracy z HubSpot

Wykorzystując ten przepływ pracy, organizacje mogą znacząco poprawić higienę danych CRM, szybkość reakcji i efektywność operacyjną.

Let us build your own AI Team

We help companies like yours to develop smart chatbots, MCP Servers, AI tools or other types of AI automation to replace human in repetitive tasks in your organization.

Schedule a demo Try it now

Dowiedz się więcej