Descrição do fluxo
Objetivo e benefícios
Visão Geral
Este fluxo automatiza o processo de gestão de solicitações de férias enviadas como eventos no Google Agenda. Integrando um agente de IA ao Google Agenda e notificações por e-mail, o sistema avalia as solicitações de férias conforme regras de negócios pré-definidas, atualiza o calendário e comunica a decisão ao funcionário solicitante. Isso traz eficiência, transparência e escalabilidade a um processo de RH tradicionalmente manual.
Gatilho: Novo Evento no Google Agenda
- A automação é iniciada sempre que um novo evento é criado em um Google Agenda específico (configurado para solicitações de férias, ex.:
arshiakahani@gmail.com). - O evento geralmente contém o nome do funcionário, departamento, datas solicitadas para férias e outros detalhes relevantes no título e na descrição.
Processamento de Dados
- Os dados do evento são analisados e convertidos em um formato de texto simples usando um modelo, tornando-os adequados para processamento pelo agente de IA.
- Isso garante que o agente receba todas as informações necessárias (nome do funcionário, departamento, datas, etc.) de forma estruturada e legível.
Agente de IA: Lógica de Aprovação de Férias
O núcleo do fluxo é um agente com IA (“Gerente de Férias”) configurado com a seguinte lógica:
Extrai Detalhes do Evento:
- Lê o evento para extrair nome do funcionário, departamento, datas solicitadas e ID do evento.
- Verifica se o evento é realmente uma solicitação de férias (ex.: título contém “Solicitação de Férias”).
Avalia a Solicitação:
- Aplica a regra: Apenas um funcionário por departamento pode sair de férias no mesmo dia.
- Pesquisa no calendário por eventos sobrepostos de “Férias Aprovadas” do mesmo departamento e datas.
- Decide aprovar ou rejeitar a solicitação conforme estas regras.
- Registra o motivo da decisão para auditoria e transparência.
Atualiza o Calendário:
- Se aprovado, cria um novo evento com o título alterado para “Férias Aprovadas: [Nome do Funcionário]” (e exclui o evento original de solicitação).
- Se rejeitado, exclui o evento de solicitação de férias do calendário.
Notifica o Funcionário:
- Envia um e-mail de notificação ao funcionário, informando sobre a aprovação ou rejeição.
- O e-mail inclui assunto e texto claros, com motivo para rejeição se aplicável.
Ferramentas Integradas
O agente de IA pode utilizar as seguintes ferramentas, conectadas como nós do fluxo:
| Nome da Ferramenta | Funcionalidade |
|---|
| Visualizar Eventos | Pesquisa o calendário por eventos de férias sobrepostos ou conflitantes. |
| Criar Evento | Adiciona um novo evento ao calendário para marcar uma férias aprovada. |
| Excluir Evento | Remove eventos do calendário (usado tanto para limpar solicitações quanto para rejeitadas). |
| E-mail de Notificação | Envia e-mails de aprovação ou rejeição ao funcionário. |
| OpenAI LLM | Fornece a capacidade de linguagem e raciocínio subjacente ao agente. |
Saída
- A decisão e justificativa do agente são exibidas em uma interface de chat, permitindo que o RH ou gestores revisem as ações tomadas pelo sistema.
- Todas as ações (aprovações, rejeições, notificações) são realizadas automaticamente, minimizando a intervenção manual.
Por que Este Fluxo é Útil
- Escalabilidade: Lida com grande volume de solicitações de férias aplicando regras de forma consistente.
- Automação: Reduz trabalho manual do RH e o tempo de resposta.
- Transparência: Registra decisões e envia comunicações claras aos solicitantes.
- Flexibilidade: Regras e lógica podem ser ampliadas para incluir políticas mais complexas (ex.: capacidade da equipe, tipos de ausência).
- Integração: Conecta Google Agenda e e-mail de forma fluida, facilitando a adaptação aos processos já existentes.
Diagrama do Fluxo do Processo
Abaixo, um fluxo simplificado da automação:
- Novo Evento no Calendário (Solicitação de Férias)
⮑ Analisar Dados do Evento
⮑ Agente de IA Avalia a Solicitação:- Verifica conflitos
- Aprova ou rejeita
⮑ Calendário Atualizado (Criar/Aprovar ou Excluir/Rejeitar)
⮑ E-mail de Notificação Enviado ao Funcionário
⮑ Decisão Registrada na Saída do Chat
Exemplo de Cenário
- Pedro do departamento de Contabilidade envia uma solicitação de férias para 10 a 15 de julho.
- O fluxo é acionado com a criação do evento, analisa a solicitação e a repassa ao agente de IA.
- O agente verifica se outra pessoa da Contabilidade já tem férias aprovadas nessas datas.
- Se não houver, a solicitação é aprovada: o evento é recriado como “Férias Aprovadas: Pedro” e um e-mail de aprovação é enviado.
- Se Kamil da Contabilidade já tiver férias aprovadas em 12 de julho, a solicitação é rejeitada: o evento é excluído e Pedro recebe um e-mail de rejeição com o motivo.
Esta automação garante justiça, conformidade com políticas de RH e comunicação ágil—tornando-se ideal para organizações que desejam otimizar a gestão de ausências e reduzir a sobrecarga administrativa.
