Gerenciador de Contatos AI HubSpot

Este fluxo de trabalho com IA automatiza a gestão de contatos no HubSpot CRM. Usuários podem facilmente pesquisar, criar ou atualizar contatos por meio de uma interface de chat alimentada por um agente de IA que utiliza ferramentas do HubSpot e o OpenAI LLM para interação inteligente. Ideal para equipes de vendas e RevOps que buscam operações de CRM mais ágeis.

Como o Fluxo de IA funciona - Gerenciador de Contatos AI HubSpot

Como o Fluxo de IA funciona

Usuário Inicia a Gestão de Contatos

O usuário abre a interface de chat e recebe uma mensagem de boas-vindas e opções para pesquisar, criar ou atualizar contatos.

Usuário Seleciona ou Insere Ação

Botões interativos e entrada de chat permitem ao usuário escolher se deseja pesquisar um contato, criar um novo ou atualizar detalhes existentes.

Agente de IA Gerencia Solicitação do Usuário

Um agente de IA, alimentado pelo OpenAI e equipado com ferramentas do HubSpot, interpreta a intenção do usuário e determina a ação de CRM necessária.

Ações de Contato no HubSpot

O fluxo de trabalho executa a operação necessária no HubSpot: pesquisa, criação ou atualização de um contato, conforme a entrada do usuário.

Exibir Resultados e Acompanhamento

Os resultados são exibidos ao usuário no chat, e o agente pode solicitar informações adicionais ou confirmar os próximos passos para manter os dados do CRM atualizados.

Prompts usados neste fluxo

Abaixo está uma lista completa de todos os prompts usados neste fluxo para alcançar sua funcionalidade. Os prompts são as instruções dadas ao modelo de IA para gerar respostas ou executar ações. Eles orientam a IA na compreensão da intenção do usuário e na geração de saídas relevantes.

Agente de IA

Agente de IA para gerenciar contatos no HubSpot usando ferramentas e LLM. Contém a história e o objetivo fornecidos pelo usuário como prompts para o LLM orienta...

                Backstory:
Hubspot assistant

Goal:
you are a helpful AI assistant in charge of adding and updating contacts on Hubspot by using the Hubspot tools at your disposal always use the tools to do this.
you should gather the necessary information from the user and take necessary action (create or update that contact).

If a contact already exists let the user know and ask them if they want to update it or add a new contact.

and if user is searching for a contact search for it and give them a detailed answer

Componentes usados neste fluxo

Abaixo está uma lista completa de todos os componentes usados neste fluxo para alcançar sua funcionalidade. Os componentes são os blocos de construção de cada Fluxo de IA. Eles permitem criar interações complexas e automatizar tarefas conectando várias funcionalidades. Cada componente serve a um propósito específico, como lidar com a entrada do usuário, processar dados ou integrar com serviços externos.

Descrição do fluxo

Objetivo e benefícios

Fluxo de Trabalho Gerenciador de Contatos HubSpot

Este fluxo de trabalho foi projetado para automatizar e agilizar o processo de gestão de contatos no HubSpot CRM. Ele oferece um assistente interativo baseado em chat que pode ajudar usuários a criar, atualizar e pesquisar contatos, garantindo que a lista de contatos permaneça limpa e atualizada. O fluxo de trabalho utiliza capacidades de IA (OpenAI LLM) e integra-se diretamente à API do HubSpot, tornando-se uma ferramenta poderosa para escalar o gerenciamento de relacionamento com clientes sem intervenção manual.

Visão Geral do Fluxo de Trabalho

Quando um usuário abre o chat, é recebido com uma mensagem amigável destacando as capacidades do assistente. A interface então oferece botões de ação para tarefas comuns: pesquisar um contato existente, criar um novo contato ou atualizar um contato existente. Com base na seleção ou entrada do usuário, o fluxo de trabalho o orienta pelos passos necessários, coleta informações essenciais e interage diretamente com o HubSpot para executar a operação desejada.

Componentes Principais

ComponenteFuncionalidade
Gatilho de Chat AbertoDetecta quando um usuário abre o chat e inicia o fluxo de trabalho
Widget de MensagemExibe uma mensagem de boas-vindas/instrução personalizável
Widgets de BotãoApresenta opções ao usuário: “Pesquisar contato”, “Criar novo contato”, “Atualizar contato”
Saída de ChatMostra mensagens e respostas ao usuário
Entrada de ChatColeta entradas do usuário para tarefas livres e preenchimento de dados
Histórico de ChatMantém um registro das mensagens recentes do chat para respostas contextualizadas
OpenAI LLMFornece as habilidades conversacionais e de raciocínio do assistente de IA
Agente de IAOrquestra ações, aciona ferramentas e gera respostas
Ferramentas HubSpotIntegra com a API do HubSpot para criar, atualizar ou pesquisar contatos

Fluxo Passo a Passo

  1. Boas-vindas e Opções
  • Quando o chat é aberto (ChatOpenedTrigger), o usuário é recebido com uma mensagem de boas-vindas via o MessageWidget.
  • O usuário visualiza botões clicáveis para as principais ações:
    • Pesquisar contato
    • Criar novo contato
    • Atualizar contato
  1. Interação do Usuário
  • O usuário pode clicar em um dos botões ou digitar uma mensagem para especificar sua intenção.
  • Dependendo do botão clicado, uma mensagem correspondente é exibida via os nós ChatOutput para confirmar a ação.
  1. Assistente com IA
  • O fluxo de trabalho mantém o contexto recente da conversa usando o ChatHistory (últimas 5 mensagens, até 800 tokens).
  • Ele utiliza um LLM alimentado por OpenAI (OpenAILLM) como backend para entender solicitações do usuário e gerar respostas inteligentes e contextualizadas.
  • O AIAgent é configurado com um objetivo e história claros: sempre usar as ferramentas do HubSpot para gestão de contatos, coletar as informações necessárias e decidir pela ação correta (criar, atualizar ou informar sobre contatos existentes).
  1. Integração com HubSpot
  • Três nós de ferramenta integram-se ao HubSpot:
    • CreateContact: Adiciona um novo contato com os detalhes fornecidos.
    • UpdateContact: Atualiza um contato existente com base nas informações fornecidas e ID do contato.
    • SearchContact: Pesquisa contatos por propriedades (ex: e-mail, nome).
  • O agente de IA utiliza essas ferramentas para executar a tarefa solicitada, seja solicitando mais detalhes ao usuário ou realizando a operação diretamente.
  1. Resposta e Saída
  • Após processar a solicitação (criar, atualizar ou pesquisar), o agente de IA comunica os resultados ao usuário através do nó ChatOutput, garantindo uma experiência conversacional fluida.

Por que este Fluxo de Trabalho é Útil?

  • Automatiza Tarefas Rotineiras de CRM: Ao facilitar a gestão de contatos por linguagem natural ou cliques em botões, elimina tarefas repetitivas de digitação e pesquisa de dados.
  • Suporte Escalável: O agente de IA pode lidar com várias solicitações simultâneas, o que o torna adequado para equipes ou cenários de atendimento ao cliente.
  • Consistência e Qualidade de Dados: O assistente sempre utiliza o processo correto, garantindo que contatos sejam criados, atualizados ou pesquisados de forma padronizada.
  • Consciência de Contexto: Com histórico de chat e IA, o assistente mantém o contexto em múltiplos passos, tornando a conversa mais natural e eficiente.
  • Fácil de Usar: A combinação de botões guiados e entrada de chat livre torna a experiência acessível para usuários de todos os níveis técnicos.

Exemplos de Casos de Uso

  • Equipes de Vendas podem adicionar ou atualizar contatos rapidamente, reduzindo a carga administrativa.
  • Atendimento ao Cliente pode pesquisar ou alterar registros de contato durante conversas em tempo real com clientes.
  • Equipes de Marketing garantem que suas listas estejam sempre atualizadas com mínimo esforço.

Tabela Resumo

Ação do UsuárioResultado
Clicar em “Pesquisar”IA solicita critérios de busca, pesquisa contato e apresenta resultados
Clicar em “Criar”IA coleta informações (nome, e-mail, etc.), cria contato no HubSpot
Clicar em “Atualizar”IA pede o contato a ser atualizado e novas informações, atualiza no HubSpot
Digitar uma MensagemIA interpreta a intenção, faz perguntas de esclarecimento e executa a ação solicitada

Benefícios de Automação & Escalabilidade

  • Reduz erros e omissões manuais
  • Libera recursos humanos para tarefas de maior valor
  • Permite autoatendimento 24/7 para gestão de contatos
  • Oferece uma interface unificada e intuitiva para interação com o HubSpot

Ao utilizar este fluxo de trabalho, as organizações podem melhorar significativamente a higiene dos dados de CRM, a capacidade de resposta e a eficiência operacional.

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