Automatizované schvaľovanie dovolenkových žiadostí pomocou AI

Prehľad

Tento pracovný tok automatizuje proces spracovania dovolenkových žiadostí, ktoré sú zadávané ako udalosti v Google Kalendári. Integráciou AI agenta s Google Kalendárom a e-mailovými notifikáciami systém vyhodnotí dovolenkové žiadosti podľa vopred stanovených firemných pravidiel, podľa toho aktualizuje kalendár a informuje žiadajúceho zamestnanca o rozhodnutí. To prináša efektivitu, transparentnosť a škálovateľnosť do tradične manuálneho HR procesu.

Spúšťač: Nová udalosť v Google Kalendári

• Automatizácia sa spustí vždy, keď je v konkrétnom Google Kalendári vytvorená nová udalosť (nastavený pre dovolenkové žiadosti, napr. arshiakahani@gmail.com).
• Udalosť zvyčajne obsahuje meno zamestnanca, oddelenie, požadované dátumy dovolenky a ďalšie relevantné podrobnosti v názve a popise.

Spracovanie údajov

• Údaje z udalosti sa spracujú a prevedú do jednoduchého textového formátu pomocou šablóny, aby boli vhodné na ďalšie spracovanie AI agentom.
• Tým je zabezpečené, že agent dostane všetky potrebné informácie (meno zamestnanca, oddelenie, dátumy atď.) v štruktúrovanej a prehľadnej podobe.

AI agent: Logika schvaľovania dovoleniek

Jadrom pracovného toku je AI agent („Manažér dovoleniek“) s touto logikou:

1. Extrahuje podrobnosti udalosti:

   • Prečíta udalosť a získa meno zamestnanca, oddelenie, požadované dátumy a ID udalosti.
   • Overí, že ide skutočne o dovolenkovú žiadosť (napr. názov obsahuje „Dovolenková žiadosť“).

2. Vyhodnotí žiadosť:

   • Aplikuje pravidlo: Iba jeden zamestnanec z oddelenia môže byť na dovolenke v ten istý deň.
   • Vyhľadá v kalendári prekryvné udalosti „Schválená dovolenka“ pre rovnaké oddelenie a dátumy.
   • Na základe týchto pravidiel rozhodne o schválení alebo zamietnutí žiadosti.
   • Zaznamená odôvodnenie rozhodnutia na kontrolu a transparentnosť.

3. Aktualizuje kalendár:

   • Ak je žiadosť schválená, vytvorí novú udalosť s názvom zmeneným na „Schválená dovolenka: [Meno zamestnanca]“ (a pôvodnú žiadosť zmaže).
   • Ak je zamietnutá, dovolenkovú žiadosť z kalendára zmaže.

4. Notifikuje zamestnanca:

   • Pošle notifikačný e-mail zamestnancovi s informáciou o schválení alebo zamietnutí.
   • E-mail obsahuje jasný predmet a text, vrátane dôvodu zamietnutia, ak je to relevantné.

Integrované nástroje

AI agent môže použiť tieto nástroje, pripojené ako uzly pracovného toku:

Výstup

• Rozhodnutie agenta a jeho odôvodnenie sa zobrazia v chatovom rozhraní, kde si ich môže HR alebo manažér skontrolovať.
• Všetky akcie (schválenia, zamietnutia, notifikácie) sú vykonávané automaticky, čím sa minimalizuje manuálny zásah.

Prečo je tento pracovný tok užitočný

• Škálovateľnosť: Zvládne veľké množstvá dovolenkových žiadostí s konzistentným uplatňovaním pravidiel.
• Automatizácia: Znižuje manuálnu záťaž HR a skracuje reakčné časy.
• Transparentnosť: Zaznamenáva rozhodnutia a posiela jasné oznámenia žiadateľom.
• Flexibilita: Pravidlá a logiku možno rozšíriť aj na komplexnejšie politiky (napr. kapacita tímu, typy voľna).
• Integrácia: Bezproblémovo prepája Google Kalendár a e-mail, čo uľahčuje začlenenie do existujúcich procesov.

Schéma toku procesu

Nižšie je zjednodušený tok automatizácie:

1. Nová udalosť v kalendári (Dovolenková žiadosť)
   ⮑ Spracovanie údajov udalosti
   ⮑ AI agent hodnotí žiadosť:
   • Kontroluje konflikty
   • Schváli alebo zamietne
     ⮑ Kalendár aktualizovaný (Vytvoriť/Schváliť alebo Zmazať/Zamietnuť)
     ⮑ Notifikačný e-mail odoslaný zamestnancovi
     ⮑ Rozhodnutie zaznamenané v chat outpute

Príkladový scenár

1. Peter z účtovného oddelenia pošle dovolenkovú žiadosť na 10. – 15. júla.
2. Pracovný tok sa spustí pri vytvorení udalosti, spracuje žiadosť a odošle ju AI agentovi.
3. Agent skontroluje, či už niekto z účtovného oddelenia nemá schválenú dovolenku na tieto dátumy.
   • Ak nie, žiadosť je schválená: udalosť sa preuloží ako „Schválená dovolenka: Peter“ a pošle sa schvaľovací e-mail.
   • Ak už má Kamil z účtovného schválenú dovolenku na 12. júla, žiadosť je zamietnutá: udalosť sa zmaže a Peter dostane zamietací e-mail s dôvodom.

Táto automatizácia zabezpečuje férovosť, súlad s HR politikami a včasnú komunikáciu – je preto ideálna pre organizácie, ktoré chcú zefektívniť správu dovoleniek a znížiť administratívnu záťaž.