AI Email asistent pre Gmail

Prehľad

Tento workflow automatizuje spracovanie a odpovedanie na prichádzajúce emaily v Gmaile pomocou AI agenta, získavania dokumentov zo znalostnej bázy a Gmail nástrojov na správu (odoslanie, označenie, odstránenie štítkov). Je navrhnutý na zefektívnenie spracovania emailov, poskytovanie konzistentných a znalostne podložených odpovedí a škálovanie emailových operácií s minimálnym zásahom človeka.

Ako workflow funguje

1. Spúšťač: Prijatý nový email

• Workflow sa spustí, keď je v pripojenom Gmail účte prijatá nová emailová správa.
• Táto udalosť slúži ako vstup a odovzdá správu AI agentovi na spracovanie.

2. AI Agent: Emailový asistent

• Jadro workflowu tvorí AI agent s nastaveným backstory „mail manager“ a výslovným cieľom:
  „Ste emailový asistent zodpovedný za profesionálne a pokojné odpovedanie na prichádzajúce emaily s využitím znalostnej bázy, ktorú máte k dispozícii v nástroji na získavanie dokumentov.“
• Agent dostane obsah nového emailu ako svoj prompt.

Nástroje pripojené k agentovi

Agent je rozšírený o niekoľko nástrojov, ktoré mu umožňujú vykonávať viac než len generovanie textu:

• Nástroj na odoslanie emailu: Umožňuje agentovi priamo vytvárať a odosielať odpovede cez Gmail.
• Nástroj na pridanie štítku: Agent môže organizovať alebo kategorizovať emaily pridaním štítkov.
• Nástroj na odstránenie štítku: Dáva agentovi možnosť odstrániť štítky z emailov podľa potreby.
• Nástroj na získavanie dokumentov: Poskytuje agentovi prístup k znalostnej báze, takže môže svoje odpovede podložiť aktuálnou internou dokumentáciou či zdrojmi.

3. Získavanie dokumentov

• Táto komponenta prehľadáva vopred zadané znalostné zdroje podľa obsahu emailu a hľadá relevantné dokumenty.
• Na jeden dopyt získa až 3 dokumenty, čo zabezpečí, že odpovede budú postavené na najnovších či najrelevantnejších informáciách.
• Agent využíva tento nástroj podľa potreby pri tvorbe odpovede.

4. Gmail nástroje na správu emailov

• Odoslanie emailu: Agent môže vytvárať a odosielať emaily vrátane nastavenia príjemcov, predmetu, tela a príloh.
• Správa štítkov: Agent môže pridávať aj odstraňovať štítky pre automatickú organizáciu a sledovanie emailov.

5. Výstup: Chat zobrazenie

• Po spracovaní správy agentom (vrátane dopytovania znalostnej bázy, možného odoslania odpovede alebo označenia emailu) workflow zobrazí odpoveď v chatovom rozhraní alebo logu pre používateľa.

Štruktúra workflowu

Hlavné výhody a použitia

• Škálovateľnosť: Zvláda veľké objemy prichádzajúcich emailov bez ľudských úzkých miest.
• Konzistentnosť: Každá odpoveď je profesionálna a opiera sa o najnovšie znalosti.
• Automatizácia: Znižuje manuálnu prácu pre podporu, obchod alebo info emailové adresy.
• Integrácia znalostí: Čerpá z internej alebo externej dokumentácie pre presné, kontextové odpovede.
• Správa doručenej pošty: Automaticky organizuje emaily pomocou štítkov, čo pomáha tímom udržať si poriadok.

Príklady použitia

• Zákaznícka podpora: Okamžite odpovedajte na otázky zákazníkov pomocou aktuálnych FAQ a dokumentácie.
• Obchodné dopyty: Odpovedajte na leady personalizovanými, znalostne podloženými odpoveďami a sledujte ich stav pomocou štítkov.
• Interné požiadavky: Smerujte a odpovedajte na otázky zamestnancov cez firemné politiky uložené v znalostnej báze.

Zhrnutie

Tento workflow predstavuje silný automatizačný vzor pre správu emailov. Vďaka prepojeniu Gmailu s pokročilou AI a získavaním dokumentov umožňuje organizáciám poskytovať rýchle, presné a profesionálne emailové odpovede pri zachovaní usporiadanej doručenej pošty. Pomáha škálovať operácie, zlepšiť kvalitu služieb a uvoľniť ľudské zdroje na zložitejšie úlohy.