AI-driven automatisering av semesteransökningsgodkännanden

Automatisera och effektivisera godkännandet av semesteransökningar i Google Kalender med en AI-agent. Detta arbetsflöde upptäcker nya semesteransökningar, utvärderar dem mot företagets regler, uppdaterar kalenderevenemang och meddelar anställda via e-post, vilket minskar manuellt arbete och säkerställer rättvis policytillämpning.

Thumbnail for Video
Så fungerar AI Flow - AI-driven automatisering av semesteransökningsgodkännanden

Flows

Så fungerar AI Flow

Upptäck nya semesteransökningar.
Övervakar en angiven Google Kalender efter nya evenemang för semesteransökningar.
Extrahera och tolka evenemangsdata.
Tolkar evenemangsdetaljer såsom anställdas information och önskade datum för bearbetning.
AI-driven utvärdering av ansökan.
AI-agenten tillämpar företagets regler (t.ex. endast en person per avdelning får vara på semester samtidigt) genom att granska kalenderevenemang och godkänna eller avslå ansökningar.
Automatiserad kalenderuppdatering.
Uppdaterar automatiskt Google Kalender för att återspegla godkända eller avvisade semesteransökningar genom att skapa eller ta bort evenemang.
Meddelande till anställd.
Skickar automatiska e-postmeddelanden för att informera anställda om beslutet om godkännande eller avslag.

Prompts som används i detta flow

Nedan är en komplett lista över alla prompts som används i detta flow för att uppnå dess funktionalitet. Prompts är instruktioner som ges till AI-modellen för att generera svar eller utföra åtgärder. De vägleder AI:n i att förstå användarens avsikt och generera relevanta resultat.

AI-agent

En AI-driven semesteransökningsagent som automatiserar godkännande av semesteransökningar enligt angiven affärslogik och interagerar med kalender- och e-postver...

                Du är en AI-driven semesteransökningsagent som aktiveras när ett nytt evenemang skapas i en angiven Google Kalender (t.ex. "Semesteransökningar"). Din roll är att automatisera processen för semesteransökningar enligt fördefinierade regler. Utför följande steg när ett nytt kalenderevenemang upptäcks:

1. **Extrahera evenemangsdetaljer**:
   * Läs det nya evenemanget från Google Kalender.
   * Extrahera: anställds namn, avdelning (från evenemangsbeskrivning eller titel, t.ex. "Semesteransökan: Peter, Ekonomi"), önskade semesterdatum och evenemangs-ID.
   * Validera att evenemanget faktiskt är en semesteransökan (t.ex. titel innehåller "Semesteransökan").
2. **Utvärdera ansökan**:
   * Tillämpa denna regel: Endast en anställd från en avdelning får vara på semester samma dag.
     * Kontrollera kalendern för redan godkänd semester med hjälp av verktyget för att visa evenemang (t.ex. evenemang med titeln "Godkänd semester: [Anställds namn]") på samma datum.
     * Om en annan anställd från samma avdelning (t.ex. Kamil från Ekonomi när Peter från Ekonomi ansöker) redan har godkänd semester på något av de begärda datumen, avslå ansökan.
     * [Ytterligare regler kan läggas till här om så anges, t.ex. teamkapacitet eller begränsningar för ledighetstyper.]
   * Logga beslutsmotiveringen för transparens.
3. **Uppdatera kalendern (SÄTTET DU SKA UPPDATERA KALENDERN PÅ ÄR ATT SKAPA ETT NYTT EVENEMANG MED EXAKT SAMMA DETALJER OCH DATUM OCH TID OCH TA BORT DET GAMLA (ORIGINALEVENEMANGET))**:
   * Om godkänd, uppdatera evenemangstiteln till "Godkänd semester: [Anställds namn]" eller ställ in en specifik status/färg.
   * Om avslagen, ta bort evenemanget från kalendern.
4. **Meddela anställd**:
   * Skicka ett e-postmeddelande till den anställde med hjälp av deras e-postadress (från evenemangsbeskrivningen (evenemangsskaparen) eller en fördefinierad medarbetardatabas) med hjälp av e-postverktyget för notifiering.
   * E-postdetaljer:
     * **Ämne**: "Beslut om semesteransökan"
     * **Meddelande**:
       * Godkännande: "Din semesteransökan för [datum] har godkänts."
       * Avslag: "Din semesteransökan för [datum] avslogs eftersom en annan anställd från din avdelning redan är schemalagd för semester dessa datum."

Komponenter som används i detta flow

Nedan är en komplett lista över alla komponenter som används i detta flow för att uppnå dess funktionalitet. Komponenter är byggstenarna i varje AI Flow. De låter dig skapa komplexa interaktioner och automatisera uppgifter genom att koppla olika funktioner. Varje komponent tjänar ett specifikt syfte, som att hantera användarindata, bearbeta data eller integrera med externa tjänster.

Google Kalender-händelse skapad

Integrera dina arbetsflöden med Google Kalender. Denna komponent utlöser automation när en ny händelse skapas i en angiven Google Kalender, vilket gör att du sömlöst kan koppla schemaläggning till andra åtgärder eller aviseringar i ditt flöde.

Se Google Kalender-händelse skapad

Parsa Data

Komponenten Parsa Data omvandlar strukturerad data till vanlig text med hjälp av anpassningsbara mallar. Den möjliggör flexibel formatering och konvertering av datainmatningar för vidare användning i ditt arbetsflöde, vilket hjälper till att standardisera eller förbereda information för nedströmskomponenter.

Se Parsa Data

LLM OpenAI

FlowHunt stöder dussintals textgenereringsmodeller, inklusive modeller från OpenAI. Så här använder du ChatGPT i dina AI-verktyg och chatbottar.

Se LLM OpenAI

AI-agent

Komponenten AI-agent i FlowHunt ger dina arbetsflöden autonom beslutsfattande och verktygsanvändande förmåga. Den utnyttjar stora språkmodeller och kopplar till olika verktyg för att lösa uppgifter, följa mål och ge intelligenta svar. Perfekt för att bygga avancerade automatiseringar och interaktiva AI-lösningar.

Se AI-agent

Visa händelser

Komponenten Visa händelser låter dig hämta och filtrera kalenderhändelser inom ett valt tidsintervall med hjälp av Google Kalender-integration. Perfekt för att automatisera arbetsflöden som behöver uppdaterad schemaläggningsdata – den stöder sökning av händelser, begränsning av resultat och anpassning av deltagarparametrar.

Se Visa händelser

Skapa Evenemang

Komponenten Skapa Evenemang i FlowHunt låter dig automatisera skapandet av evenemang i Google Kalender. Ange enkelt deltagare, evenemangstid, beskrivning och mer, med alternativ för att generera Google Meet-länkar och ställa in påminnelser—förenklar schemaläggning i dina automatiserade arbetsflöden.

Se Skapa Evenemang

Ta bort händelse

Automatisera enkelt borttagning av händelser från Google Kalender med komponenten Ta bort händelse. Den ansluter direkt till din kalender, vilket möjliggör arbetsflöden för att ta bort händelser och valfritt meddela deltagare, vilket effektiviserar kalenderhanteringen inom dina flöden.

Se Ta bort händelse

E-postmeddelandeverktyg

Tack vare e-postmeddelandeverktyget kan dina chatbotar generera leads och omedelbart meddela ditt team.

Se E-postmeddelandeverktyg

Chattutgång

Upptäck Chattutgång-komponenten i FlowHunt—slutför chatbottsvar med flexibla, flerdelade utdata. Oumbärlig för smidig avslutning av flöden och skapande av avancerade, interaktiva AI-chattbottar.

Se Chattutgång

Flow-beskrivning

Syfte och fördelar

Översikt

Detta arbetsflöde automatiserar hanteringen av semesteransökningar som lämnas in som Google Kalender-evenemang. Genom att integrera en AI-agent med Google Kalender och e-postnotiser utvärderar systemet semesteransökningar enligt fördefinierade affärsregler, uppdaterar kalendern därefter och kommunicerar beslutet till den ansökande medarbetaren. Detta ger effektivitet, transparens och skalbarhet till en traditionellt manuell HR-process.

Utlösare: Nytt Google Kalender-evenemang

  • Automatiseringen startar varje gång ett nytt evenemang skapas i en specifik Google Kalender (konfigurerad för semesteransökningar, t.ex. arshiakahani@gmail.com).
  • Evenemanget innehåller vanligtvis medarbetarens namn, avdelning, begärda semesterdatum och andra relevanta uppgifter i titel och beskrivning.

Databearbetning

  • Evenemangsdata tolkas och konverteras till ett vanligt textformat med hjälp av en mall, vilket gör dem lämpliga för vidare bearbetning av AI-agenten.
  • Detta säkerställer att agenten får all nödvändig information (namn, avdelning, datum etc.) på ett strukturerat och läsbart sätt.

AI-agent: Logik för semesterhantering

Kärnan i arbetsflödet är en AI-driven agent (“Semesterhanterare”) konfigurerad med följande logik:

  1. Extraherar evenemangsdetaljer:

    • Läser evenemanget för att extrahera medarbetarens namn, avdelning, önskade datum och evenemangs-ID.
    • Kontrollerar att evenemanget verkligen är en semesteransökan (t.ex. titel innehåller “Semesteransökan”).

  2. Utvärderar ansökan:

    • Tillämpa regeln: Endast en anställd per avdelning kan vara på semester samma dag.
    • Söker i kalendern efter överlappande “Godkänd semester”-evenemang för samma avdelning och datum.
    • Beslutar om ansökan ska godkännas eller avslås enligt dessa regler.
    • Loggar motiveringen för granskning och transparens.

  3. Uppdaterar kalendern:

    • Om godkänd, skapas ett nytt evenemang med titeln ändrad till “Godkänd semester: [Namn]” (och det ursprungliga ansökningsevenemanget tas bort).
    • Om avslagen, tas semesteransökan bort från kalendern.

  4. Meddelar medarbetaren:

    • Skickar ett meddelande via e-post till den anställde, med besked om godkännande eller avslag.
    • E-postmeddelandet innehåller tydligt ämne och brödtext, samt orsak till avslag om tillämpligt.

Integrerade verktyg

AI-agenten kan använda följande verktyg, kopplade som noder i arbetsflödet:

VerktygsnamnFunktionalitet
Visa evenemangSöker i kalendern efter överlappande eller motstridiga semesterevenemang.
Skapa evenemangLägger till ett nytt evenemang i kalendern för att markera godkänd semester.
Ta bort evenemangTar bort kalenderevenemang (används både för att rensa ansökningar och avslagna semestrar).
NotifieringsmailSkickar godkännande- eller avslagsmail till den anställde.
OpenAI LLMGer agenten underliggande språk- och resonemangsförmåga.

Utdata

  • Agentens beslut och motivering visas i ett chattgränssnitt så att HR eller chefer kan granska vad systemet har gjort.
  • Alla åtgärder (godkännanden, avslag, notifieringar) utförs automatiskt, vilket minimerar manuellt arbete.

Varför detta arbetsflöde är användbart

  • Skalbarhet: Hanterar stora volymer av semesteransökningar med konsekvent regeltillämpning.
  • Automatisering: Minskar HR:s manuella arbetsbörda och svarstider.
  • Transparens: Loggar beslut och skickar tydlig kommunikation till de sökande.
  • Flexibilitet: Regler och logik kan utökas för mer komplexa policys (t.ex. teamkapacitet, olika typer av ledighet).
  • Integration: Sömlös koppling mellan Google Kalender och e-post, vilket gör det enkelt att passa in i befintliga processer.

Processflödesdiagram

Nedan visas ett förenklat flöde för automatiseringen:

  1. Nytt kalenderevenemang (Semesteransökan)
    ⮑ Tolka evenemangsdata
    ⮑ AI-agent utvärderar ansökan:
    • Kontrollerar konflikter
    • Godkänner eller avslår
      ⮑ Kalender uppdaterad (Skapa/Godkänn eller Ta bort/Avslå)
      ⮑ Notifieringsmail skickat till anställd
      ⮑ Beslut loggat i chatutdata

Exempelscenario

  1. Peter från Ekonomi lämnar in en semesteransökan för 10–15 juli.
  2. Arbetsflödet triggas vid evenemangets skapande, tolkar ansökan och skickar den till AI-agenten.
  3. Agenten kontrollerar om någon annan från Ekonomi redan har godkänd semester dessa datum.
    • Om inte, godkänns ansökan: Evenemanget återskapas som “Godkänd semester: Peter” och ett godkännandemail skickas.
    • Om Kamil från Ekonomi redan har godkänd semester 12 juli avslås ansökan: Evenemanget tas bort och Peter får ett avslagsmail med orsak.

Denna automatisering säkerställer rättvisa, efterlevnad av HR-policyer och snabb kommunikation—perfekt för organisationer som vill effektivisera ledighetshantering och minska administrativt arbete.

Låt oss bygga ditt eget AI-team

Vi hjälper företag som ditt att utveckla smarta chatbotar, MCP-servrar, AI-verktyg eller andra typer av AI-automatisering för att ersätta människor i repetitiva uppgifter i din organisation.

Boka en demo Prova nu

Lär dig mer

Skapa Evenemang
Skapa Evenemang

Skapa Evenemang

Komponenten Skapa Evenemang i FlowHunt låter dig automatisera skapandet av evenemang i Google Kalender. Ange enkelt deltagare, evenemangstid, beskrivning och me...

3 min läsning
Automation Google Calendar +4
AI-mötesplanerare med Google Kalender
AI-mötesplanerare med Google Kalender

AI-mötesplanerare med Google Kalender

Detta AI-drivna arbetsflöde automatiserar mötesbokning via Google Kalender. Användare interagerar med en chatbot som hittar lediga tider, skapar, visar eller ta...

3 min läsning
AI-e-postassistent för Gmail
AI-e-postassistent för Gmail

AI-e-postassistent för Gmail

Automatisera hanteringen av din Gmail-inkorg med en AI-agent som läser inkommande mejl, använder din kunskapsbas för att skapa professionella svar och kan skick...

3 min läsning