AI-e-postassistent för Gmail

Översikt

Detta arbetsflöde automatiserar hantering och besvarande av inkommande mejl i Gmail med hjälp av en AI-driven agent, dokumenthämtning för kunskapsbaserade svar och Gmail-verktyg för hantering (skicka, märka, ta bort märkning). Det är utformat för att effektivisera e-posthanteringen, ge konsekventa och kunskapsunderstödda svar samt skala upp e-posthanteringen med minimal mänsklig inblandning.

Hur arbetsflödet fungerar

1. Utlösare: Nytt mejl mottaget

• Arbetsflödet startar när ett nytt mejl tas emot i det anslutna Gmail-kontot.
• Denna händelse fungerar som indata och skickar meddelandet till AI-agenten för bearbetning.

2. AI-agent: E-postassistent

• Kärnan i arbetsflödet är en AI-agent konfigurerad med bakgrundshistorien “mail manager” och det uttryckliga målet:
  “Du är en e-postassistent som ansvarar för att svara på inkommande mejl på ett professionellt och lugnt sätt med hjälp av kunskapsbasen som tillhandahålls i dokumenthämtaren.”
• Agenten får innehållet i det nya mejlet som sin prompt.

Verktyg kopplade till agenten

Agenten är förstärkt med flera verktyg som gör det möjligt att agera utöver att bara generera text:

• Skicka e-post-verktyg: Gör det möjligt för agenten att utarbeta och skicka svar direkt via Gmail.
• Lägg till etikett-verktyg: Låter agenten organisera eller kategorisera mejl genom att lägga till etiketter.
• Ta bort etikett-verktyg: Ger agenten möjlighet att ta bort etiketter från mejl vid behov.
• Dokumenthämtare: Ger agenten tillgång till en kunskapsbas, så att den kan grunda sina svar i uppdaterad intern dokumentation eller resurser.

3. Dokumenthämtare

• Denna komponent söker i fördefinierade kunskapskällor efter relevanta dokument baserat på mejlets innehåll.
• Den hämtar upp till 3 dokument per förfrågan, vilket säkerställer att svaren kan grundas på den senaste eller mest relevanta informationen.
• Agenten använder detta som ett verktyg, vilket innebär att den kan söka i kunskapsbasen vid behov när den utformar ett svar.

4. Gmail-verktyg för e-posthantering

• Skicka mejl: Agenten kan skapa och skicka mejl, inklusive att ange mottagare, ämne, innehåll och bilagor.
• Etiketthantering: Agenten kan både lägga till och ta bort etiketter för att hjälpa till att automatiskt organisera och spåra mejl.

5. Utdata: Chattvisning

• När agenten har bearbetat meddelandet (inklusive att ha sökt i kunskapsbasen och eventuellt skickat ett svar eller märkt mejlet), visar arbetsflödet svaret i ett chattliknande gränssnitt eller logg.

Arbetsflödets struktur

Viktiga fördelar och användningsområden

• Skalbarhet: Hanterar stora volymer inkommande mejl utan mänskliga flaskhalsar.
• Konsekvens: Säkerställer att varje svar är professionellt och bygger på den senaste kunskapen.
• Automatisering: Minskar manuellt arbete för support-, sälj- eller infoadresser.
• Kunskapsintegration: Utnyttjar intern eller extern dokumentation för korrekta, kontextanpassade svar.
• Inkorgshantering: Organiserar automatiskt mejl med etiketter, vilket hjälper team att hålla ordning.

Exempel på användningsområden

• Kundsupport: Svara omedelbart på kundfrågor med uppdaterade FAQ:er och dokumentation.
• Säljinboxar: Svara på leads med skräddarsydda, kunskapsbaserade svar och följ deras status med etiketter.
• Interna förfrågningar: Svara på och dirigera medarbetares frågor med företagspolicyer lagrade i dokumenthämtaren.

Sammanfattning

Detta arbetsflöde representerar ett kraftfullt automationsmönster för e-posthantering. Genom att integrera Gmail med avancerad AI och dokumenthämtning kan organisationer leverera snabba, korrekta och professionella e-postsvar samtidigt som inkorgen hålls organiserad. Det bidrar till att skala upp verksamheten, förbättra servicekvaliteten och frigöra mänskliga resurser för mer komplexa uppgifter.