Yapay Zekâ Destekli İzin Talebi Onay Otomasyonu

Google Takvim’de izin talebi onaylarını bir yapay zekâ aracıyla otomatikleştirin ve hızlandırın. Bu iş akışı, yeni izin taleplerini tespit eder, şirket kurallarına göre değerlendirir, takvim etkinliklerini buna göre günceller ve çalışanları e-posta ile bilgilendirir. Böylece manuel iş yükü azalır ve adil politika uygulaması sağlanır.

AI Akışı nasıl çalışır - Yapay Zekâ Destekli İzin Talebi Onay Otomasyonu

Akışlar

AI Akışı nasıl çalışır

Yeni İzin Taleplerini Algıla.
Belirlenen bir Google Takvimde yeni izin talebi etkinliklerini izler.
Etkinlik Verisini Çıkart ve Ayrıştır.
Çalışan bilgileri ve talep edilen tarihler gibi etkinlik detaylarını işleme için ayrıştırır.
Yapay Zekâ Tabanlı Talep Değerlendirmesi.
Yapay zekâ aracı, takvim etkinliklerini inceleyerek şirket kurallarını (ör. aynı departmanda aynı anda sadece bir kişi izinli olabilir) uygular ve talepleri onaylar veya reddeder.
Takvim Güncelleme Otomasyonu.
Onaylanan veya reddedilen izin taleplerini yansıtmak için Google Takvim'i otomatik olarak günceller; etkinlikler oluşturur veya siler.
Çalışan Bildirimi.
Onay veya ret kararını bildirmek için çalışanlara otomatik e-posta gönderir.

Bu akışta kullanılan promptlar

Aşağıda bu akışın işlevselliğini gerçekleştirmek için kullanılan tüm promptların eksiksiz bir listesi bulunmaktadır. Promptlar, yanıtlar üretmek veya eylemler gerçekleştirmek için AI modeline verilen talimatlardır. AI'yı kullanıcı niyetini anlamada ve ilgili çıktılar üretmede yönlendirir.

Yapay Zekâ Aracısı

Belirlenmiş iş mantığına göre izin taleplerini otomatik olarak onaylayan ve takvim ile e-posta araçlarıyla etkileşim kuran yapay zekâ tabanlı İzin Onay Aracısı....

                Sen, belirlenen bir Google Takvimde (ör. "İzin Talepleri") yeni bir etkinlik oluşturulduğunda tetiklenen yapay zekâ tabanlı bir İzin Onay Aracısısın. Rolün, önceden tanımlanmış kurallara dayalı olarak izin onay sürecini otomatikleştirmektir. Yeni bir takvim etkinliği tespit edildiğinde aşağıdaki adımları uygula:

1. **Etkinlik Detaylarını Çıkart**:
   * Google Takvim'den yeni etkinliği oku.
   * Şunları çıkart: çalışan adı, departman (etkinlik açıklamasından veya başlığından, ör. "İzin Talebi: Peter, Muhasebe"), talep edilen izin tarihleri ve etkinlik ID'si.
   * Etkinliğin bir izin talebi olduğunu doğrula (ör. başlıkta "İzin Talebi" geçiyor mu kontrol et).
2. **Talebi Değerlendir**:
   * Kuralı uygula: Aynı departmandan yalnızca bir çalışan aynı gün izinli olabilir.
     * Takvimde mevcut onaylı izinleri, etkinlik görüntüleme aracını kullanarak (ör. başlığı "Onaylı İzin: [Çalışan Adı]" olan etkinlikler) aynı tarihlerde kontrol et.
     * Eğer aynı departmandan başka bir çalışan (ör. Peter izin isterken Muhasebe'den Kamil) talep edilen tarihlerde onaylı izindeyse, talebi reddet.
     * [Buraya sağlanırsa ek kurallar eklenebilir, ör. ekip kapasitesi veya izin türü kısıtlamaları.]
   * Kararın nedenini şeffaflık için kaydet.
3. **Takvimi Güncelle (TAKVİMİ GÜNCELLEME ŞEKLİN YENİ BİR ETKİNLİĞİ AYNI DETAY, TARİH VE SAATLE OLUŞTURUP ESKİ ETKİNLİĞİ SİLMEKTİR (ORİJİNAL ETKİNLİK))**:
   * Onaylanırsa, etkinlik başlığını "Onaylı İzin: [Çalışan Adı]" olarak değiştir veya belirli bir durum/renk ata.
   * Reddedilirse, etkinliği takvimden sil.
4. **Çalışanı Bilgilendir**:
   * Çalışanın e-posta adresini (etkinlik açıklamasından (etkinlik sahibi) veya önceden tanımlı çalışan veritabanından) kullanarak e-posta bildirim aracıyla e-posta gönder.
   * E-posta detayları:
     * **Konu**: "İzin Talebi Kararı"
     * **Gövde**:
       * Onay: "[tarihler] için izin talebiniz onaylandı."
       * Ret: "[tarihler] için izin talebiniz reddedildi çünkü departmanınızdan başka bir çalışan bu tarihlerde zaten izinde."

Bu akışta kullanılan bileşenler

Aşağıda bu akışın işlevselliğini gerçekleştirmek için kullanılan tüm bileşenlerin eksiksiz bir listesi bulunmaktadır. Bileşenler her AI Akışının yapı taşlarıdır. Çeşitli işlevleri bağlayarak karmaşık etkileşimler oluşturmanıza ve görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Her bileşen kullanıcı girişini işleme, veri işleme veya harici hizmetlerle entegrasyon gibi belirli bir amaca hizmet eder.

Google Takvim Etkinliği Oluşturuldu

Google Takvim ile iş akışlarınızı entegre edin. Bu bileşen, belirli bir Google Takvim'de yeni bir etkinlik oluşturulduğunda otomasyonu tetikler ve zamanlamayı diğer işlemler veya bildirimlerle sorunsuzca bağlamanızı sağlar.

Gör Google Takvim Etkinliği Oluşturuldu

Verileri Ayrıştır

Verileri Ayrıştır bileşeni, yapılandırılmış verileri özelleştirilebilir şablonlar kullanarak düz metne dönüştürür. Bu sayede, iş akışınızda bilgileri standartlaştırmak veya sonraki bileşenlere hazırlamak için esnek biçimlendirme ve veri dönüştürme sağlar.

Gör Verileri Ayrıştır

LLM OpenAI

FlowHunt onlarca metin üretme modelini destekler, buna OpenAI modelleri de dahildir. ChatGPT'yi yapay zeka araçlarınızda ve sohbet botlarınızda nasıl kullanacağınız burada anlatılıyor.

Gör LLM OpenAI

Yapay Zeka Aracısı

FlowHunt'taki Yapay Zeka Aracısı bileşeni, iş akışlarınıza özerk karar verme ve araç kullanma yetenekleri kazandırır. Büyük dil modellerinden güç alır ve çeşitli araçlara bağlanarak görevleri çözer, hedefleri takip eder ve akıllı yanıtlar sunar. Gelişmiş otomasyonlar ve etkileşimli yapay zeka çözümleri oluşturmak için idealdir.

Gör Yapay Zeka Aracısı

Etkinlikleri Görüntüle

Etkinlikleri Görüntüle bileşeni, Google Takvim entegrasyonundan yararlanarak belirli bir zaman aralığında takvim etkinliklerini getirmenizi ve filtrelemenizi sağlar. Güncel programlama verilerine ihtiyaç duyan iş akışlarını otomatikleştirmek için idealdir; etkinlik araması, sonuçları sınırlama ve katılımcı parametrelerini özelleştirme gibi özellikleri destekler.

Gör Etkinlikleri Görüntüle

Etkinlik Oluştur

FlowHunt'taki Etkinlik Oluştur bileşeni, Google Takvim'de etkinliklerin otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Katılımcıları, etkinlik saatini, açıklamayı ve daha fazlasını kolayca belirleyin; Google Meet bağlantıları oluşturma ve hatırlatıcı ayarlama seçenekleriyle zamanlamayı otomatik iş akışlarınızda kolaylaştırın.

Gör Etkinlik Oluştur

Etkinliği Sil

Etkinliği Sil bileşeni ile Google Takvim’den etkinliklerinizi kolayca otomatik olarak kaldırın. Takviminize doğrudan bağlanarak, etkinliklerin silinmesini ve isteğe bağlı olarak katılımcıların bilgilendirilmesini sağlayan iş akışları oluşturmanıza olanak tanır; böylece takvim yönetimini iş akışlarınız içinde kolaylaştırır.

Gör Etkinliği Sil

E-posta Bildirim Aracı

E-posta Bildirim Aracı sayesinde, chatbot'larınız potansiyel müşterileri toplar ve ekibinizi anında bilgilendirir.

Gör E-posta Bildirim Aracı

Sohbet Çıktısı

FlowHunt'taki Sohbet Çıktısı bileşenini keşfedin—sohbet botu yanıtlarını esnek, çok parçalı çıktılarla tamamlayın. Akışın sorunsuz tamamlanması ve gelişmiş, etkileşimli AI sohbet botları oluşturmak için gereklidir.

Gör Sohbet Çıktısı

Akış açıklaması

Amaç ve faydalar

Genel Bakış

Bu iş akışı, Google Takvim etkinliği olarak yapılan izin taleplerinin yönetimini otomatikleştirir. Bir yapay zekâ aracı ile Google Takvim ve e-posta bildirimlerinin entegrasyonu sayesinde, sistem izin taleplerini önceden tanımlı iş kurallarına göre değerlendirir, takvimi buna göre günceller ve kararı talepte bulunan çalışana iletir. Bu, geleneksel olarak manuel yürütülen İK süreçlerine verimlilik, şeffaflık ve ölçeklenebilirlik kazandırır.

Tetikleyici: Yeni Google Takvim Etkinliği

  • Otomasyon, belirli bir Google Takvimde yeni bir etkinlik oluşturulduğunda (izin talepleri için yapılandırılmış, ör. arshiakahani@gmail.com) başlatılır.
  • Etkinlik başlık ve açıklamasında genellikle çalışanın adı, departmanı, talep edilen izin tarihleri ve diğer ilgili bilgiler yer alır.

Veri İşleme

  • Etkinlik verisi, bir şablon kullanılarak ayrıştırılır ve düz metin formatına dönüştürülür, böylece yapay zekâ aracı tarafından işlenmeye uygun hale gelir.
  • Böylece aracı, gerekli tüm bilgilere (çalışan adı, departman, tarihler vb.) yapılandırılmış ve okunabilir bir şekilde ulaşır.

Yapay Zekâ Aracısı: İzin Onay Mantığı

İş akışının merkezinde aşağıdaki mantıkla yapılandırılmış yapay zekâ tabanlı bir aracı (“İzin Yöneticisi”) yer alır:

  1. Etkinlik Detaylarını Çıkarır:

    • Etkinliği okuyarak çalışanın adını, departmanını, talep edilen tarihleri ve etkinlik ID’sini çıkartır.
    • Etkinliğin gerçekten bir izin talebi olup olmadığını kontrol eder (ör. başlıkta “İzin Talebi” geçiyor mu).

  2. Talebi Değerlendirir:

    • Kuralı uygular: Aynı departmandan aynı gün yalnızca bir çalışan izinli olabilir.
    • Takvimde aynı departman ve tarihlerde çakışan “Onaylı İzin” etkinliklerini arar.
    • Bu kurallara göre talebi onaylar veya reddeder.
    • Denetim ve şeffaflık için karar gerekçesini kaydeder.

  3. Takvimi Günceller:

    • Onaylanırsa, başlığını “Onaylı İzin: [Çalışan Adı]” olarak değiştirerek yeni bir etkinlik oluşturur (ve orijinal talep etkinliğini siler).
    • Reddedilirse, izin talebi etkinliğini takvimden siler.

  4. Çalışanı Bilgilendirir:

    • Onay veya ret bilgisini içeren bir bildirim e-postası gönderir.
    • E-posta, açık bir konu ve gövde metniyle gönderilir; gerekirse ret sebebini de içerir.

Entegre Araçlar

Yapay zekâ aracı, iş akışı düğümleri olarak aşağıdaki araçları kullanabilir:

Araç Adıİşlevi
Etkinlikleri GörüntüleTakvimde çakışan veya örtüşen izin etkinliklerini arar.
Etkinlik OluşturOnaylanan izinler için takvime yeni etkinlik ekler.
Etkinlik SilTakvim etkinliklerini kaldırır (hem talepler hem de reddedilen izinler için kullanılır).
Bildirim E-postasıÇalışana onay veya ret e-postası gönderir.
OpenAI LLMAracının temel dil ve akıl yürütme yeteneğini sağlar.

Çıktı

  • Aracının kararı ve gerekçesi bir sohbet arayüzünde görüntülenir; İK veya yöneticiler sistemin yaptığı işlemleri inceleyebilir.
  • Tüm işlemler (onay, ret, bilgilendirme) otomatik olarak gerçekleştirilir ve manuel müdahale en aza indirilir.

Bu İş Akışı Neden Faydalı?

  • Ölçeklenebilirlik: İzin taleplerini tutarlı kural uygulamasıyla yüksek hacimlerde yönetir.
  • Otomasyon: İK iş yükünü ve yanıt sürelerini azaltır.
  • Şeffaflık: Kararları kaydeder ve talepte bulunanlara net bilgilendirme sağlar.
  • Esneklik: Kural ve mantık daha karmaşık politikalara (ör. ekip kapasitesi, izin türleri) kolayca genişletilebilir.
  • Entegrasyon: Google Takvim ve e-posta ile sorunsuz çalışır; mevcut süreçlere kolayca uyum sağlar.

İş Akışı Diyagramı

Aşağıda otomasyonun basitleştirilmiş akışı verilmiştir:

  1. Yeni Takvim Etkinliği (İzin Talebi)
    ⮑ Etkinlik Verisi Ayrıştırılır
    ⮑ Yapay Zekâ Aracısı Talebi Değerlendirir:
    • Çakışmaları kontrol eder
    • Onaylar veya reddeder
      ⮑ Takvim Güncellenir (Oluştur/Onayla veya Sil/Reddet)
      ⮑ Çalışana Bildirim E-postası Gönderilir
      ⮑ Karar Sohbet Çıktısına Kaydedilir

Örnek Senaryo

  1. Muhasebe’den Peter, 10–15 Temmuz için izin talebinde bulunur.
  2. İş akışı, etkinlik oluşturulunca tetiklenir, talep ayrıştırılır ve yapay zekâ aracısına iletilir.
  3. Aracı, aynı tarihlerde başka bir Muhasebe çalışanının onaylı izni olup olmadığını kontrol eder.
    • Yoksa, talep onaylanır: Etkinlik “Onaylı İzin: Peter” olarak yeniden oluşturulur ve onay e-postası gönderilir.
    • Eğer Muhasebe’den Kamil’in 12 Temmuz’da onaylı izni varsa, talep reddedilir: Etkinlik silinir ve Peter’a, nedenini belirten bir ret e-postası gönderilir.

Bu otomasyon, adaleti, İK politikalarına uygunluğu ve zamanında bilgilendirmeyi garanti eder—izin yönetimini kolaylaştırmak ve idari yükü azaltmak isteyen kuruluşlar için idealdir.

Kendi AI Ekibinizi oluşturalım

Sizinki gibi şirketlere akıllı chatbotlar, MCP Sunucuları, AI araçları veya organizasyonunuzdaki tekrarlanan görevlerde insanları değiştirmek için diğer AI otomasyon türlerini geliştirmede yardım ediyoruz.

Demo planlayın Şimdi deneyin

Daha fazla bilgi

Etkinlik Oluştur
Etkinlik Oluştur

Etkinlik Oluştur

FlowHunt'taki Etkinlik Oluştur bileşeni, Google Takvim'de etkinliklerin otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Katılımcıları, etkinlik saatini, açıklamayı ve d...

3 dakika okuma
Automation Google Calendar +4
Google Takvim Etkinliği Oluşturuldu
Google Takvim Etkinliği Oluşturuldu

Google Takvim Etkinliği Oluşturuldu

Google Takvim ile iş akışlarınızı entegre edin. Bu bileşen, belirli bir Google Takvim'de yeni bir etkinlik oluşturulduğunda otomasyonu tetikler ve zamanlamayı d...

2 dakika okuma
Automation Calendar +3
Google Takvim ile Yapay Zeka Toplantı Planlayıcı
Google Takvim ile Yapay Zeka Toplantı Planlayıcı

Google Takvim ile Yapay Zeka Toplantı Planlayıcı

Bu yapay zeka destekli iş akışı, Google Takvim üzerinden toplantı planlamayı otomatikleştirir. Kullanıcılar, uygun zamanları bulan, etkinlik oluşturan, görüntül...

3 dakika okuma