Yapay Zekâ Destekli İzin Talebi Onay Otomasyonu

Genel Bakış

Bu iş akışı, Google Takvim etkinliği olarak yapılan izin taleplerinin yönetimini otomatikleştirir. Bir yapay zekâ aracı ile Google Takvim ve e-posta bildirimlerinin entegrasyonu sayesinde, sistem izin taleplerini önceden tanımlı iş kurallarına göre değerlendirir, takvimi buna göre günceller ve kararı talepte bulunan çalışana iletir. Bu, geleneksel olarak manuel yürütülen İK süreçlerine verimlilik, şeffaflık ve ölçeklenebilirlik kazandırır.

Tetikleyici: Yeni Google Takvim Etkinliği

• Otomasyon, belirli bir Google Takvimde yeni bir etkinlik oluşturulduğunda (izin talepleri için yapılandırılmış, ör. arshiakahani@gmail.com) başlatılır.
• Etkinlik başlık ve açıklamasında genellikle çalışanın adı, departmanı, talep edilen izin tarihleri ve diğer ilgili bilgiler yer alır.

Veri İşleme

• Etkinlik verisi, bir şablon kullanılarak ayrıştırılır ve düz metin formatına dönüştürülür, böylece yapay zekâ aracı tarafından işlenmeye uygun hale gelir.
• Böylece aracı, gerekli tüm bilgilere (çalışan adı, departman, tarihler vb.) yapılandırılmış ve okunabilir bir şekilde ulaşır.

Yapay Zekâ Aracısı: İzin Onay Mantığı

İş akışının merkezinde aşağıdaki mantıkla yapılandırılmış yapay zekâ tabanlı bir aracı (“İzin Yöneticisi”) yer alır:

1. Etkinlik Detaylarını Çıkarır:

   • Etkinliği okuyarak çalışanın adını, departmanını, talep edilen tarihleri ve etkinlik ID’sini çıkartır.
   • Etkinliğin gerçekten bir izin talebi olup olmadığını kontrol eder (ör. başlıkta “İzin Talebi” geçiyor mu).

2. Talebi Değerlendirir:

   • Kuralı uygular: Aynı departmandan aynı gün yalnızca bir çalışan izinli olabilir.
   • Takvimde aynı departman ve tarihlerde çakışan “Onaylı İzin” etkinliklerini arar.
   • Bu kurallara göre talebi onaylar veya reddeder.
   • Denetim ve şeffaflık için karar gerekçesini kaydeder.

3. Takvimi Günceller:

   • Onaylanırsa, başlığını “Onaylı İzin: [Çalışan Adı]” olarak değiştirerek yeni bir etkinlik oluşturur (ve orijinal talep etkinliğini siler).
   • Reddedilirse, izin talebi etkinliğini takvimden siler.

4. Çalışanı Bilgilendirir:

   • Onay veya ret bilgisini içeren bir bildirim e-postası gönderir.
   • E-posta, açık bir konu ve gövde metniyle gönderilir; gerekirse ret sebebini de içerir.

Entegre Araçlar

Yapay zekâ aracı, iş akışı düğümleri olarak aşağıdaki araçları kullanabilir:

Çıktı

• Aracının kararı ve gerekçesi bir sohbet arayüzünde görüntülenir; İK veya yöneticiler sistemin yaptığı işlemleri inceleyebilir.
• Tüm işlemler (onay, ret, bilgilendirme) otomatik olarak gerçekleştirilir ve manuel müdahale en aza indirilir.

Bu İş Akışı Neden Faydalı?

• Ölçeklenebilirlik: İzin taleplerini tutarlı kural uygulamasıyla yüksek hacimlerde yönetir.
• Otomasyon: İK iş yükünü ve yanıt sürelerini azaltır.
• Şeffaflık: Kararları kaydeder ve talepte bulunanlara net bilgilendirme sağlar.
• Esneklik: Kural ve mantık daha karmaşık politikalara (ör. ekip kapasitesi, izin türleri) kolayca genişletilebilir.
• Entegrasyon: Google Takvim ve e-posta ile sorunsuz çalışır; mevcut süreçlere kolayca uyum sağlar.

İş Akışı Diyagramı

Aşağıda otomasyonun basitleştirilmiş akışı verilmiştir:

1. Yeni Takvim Etkinliği (İzin Talebi)
   ⮑ Etkinlik Verisi Ayrıştırılır
   ⮑ Yapay Zekâ Aracısı Talebi Değerlendirir:
   • Çakışmaları kontrol eder
   • Onaylar veya reddeder
     ⮑ Takvim Güncellenir (Oluştur/Onayla veya Sil/Reddet)
     ⮑ Çalışana Bildirim E-postası Gönderilir
     ⮑ Karar Sohbet Çıktısına Kaydedilir

Örnek Senaryo

1. Muhasebe’den Peter, 10–15 Temmuz için izin talebinde bulunur.
2. İş akışı, etkinlik oluşturulunca tetiklenir, talep ayrıştırılır ve yapay zekâ aracısına iletilir.
3. Aracı, aynı tarihlerde başka bir Muhasebe çalışanının onaylı izni olup olmadığını kontrol eder.
   • Yoksa, talep onaylanır: Etkinlik “Onaylı İzin: Peter” olarak yeniden oluşturulur ve onay e-postası gönderilir.
   • Eğer Muhasebe’den Kamil’in 12 Temmuz’da onaylı izni varsa, talep reddedilir: Etkinlik silinir ve Peter’a, nedenini belirten bir ret e-postası gönderilir.

Bu otomasyon, adaleti, İK politikalarına uygunluğu ve zamanında bilgilendirmeyi garanti eder—izin yönetimini kolaylaştırmak ve idari yükü azaltmak isteyen kuruluşlar için idealdir.