Giới thiệu Copilot trong Word

Nếu bạn muốn viết tài liệu nhanh hơn và rõ ràng hơn, Copilot trong Microsoft Word sẽ là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng. Copilot được tích hợp trực tiếp trong ứng dụng, nghĩa là bạn không cần một trang web hay công cụ riêng biệt. Nó sẽ đồng hành cùng bạn trong quá trình soạn thảo, viết, tóm tắt, phân tích, dịch hoặc định dạng. Điểm tuyệt vời nhất là bạn có thể sử dụng mà không làm gián đoạn dòng suy nghĩ.

Ba điểm nổi bật chính:

1. Copilot tích hợp hoàn toàn vào Word và hỗ trợ soạn thảo, phân tích, viết lại và hoàn thiện nội dung.
2. Nó giúp cả khi bạn đang đứng trước trang trắng lẫn khi cần cải thiện văn bản sẵn có.
3. Cung cấp các công cụ linh hoạt về giọng điệu, cấu trúc, độ rõ ràng, sáng tạo và giảm thiên vị.

Đọc thêm các bài viết của Học viện AI:
https://www.flowhunt.io/academy/

Bắt đầu soạn thảo

Một trong những tính năng mạnh nhất của Copilot trong Word là khả năng bắt đầu soạn thảo cho bạn.
Điều này rất lý tưởng khi bạn đang nhìn vào một trang trắng và chưa biết bắt đầu từ đâu.

Bạn chỉ cần mô tả những gì mình muốn. Ví dụ:

Soạn thảo một hướng dẫn ngắn giải thích cách chuẩn bị cho một cuộc họp nhóm, bao gồm các mẹo về tạo lịch trình, ghi chú và theo dõi sau họp.

Copilot sẽ ngay lập tức tạo ra một bản nháp có cấu trúc để bạn chỉnh sửa tiếp.

Từ đó, bạn có thể điều chỉnh bản nháp bằng các lệnh như:

• Làm cho chuyên nghiệp hơn
• Thêm kết luận cho phần mở đầu này
• Rút ngắn phần giữa

Ngoài ra còn có tính năng Truyền cảm hứng cho tôi để gợi ý ý tưởng mới khi bạn bí ý tưởng.

Tóm tắt dễ dàng

Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu dài hoặc phức tạp, Copilot có thể tóm tắt giúp bạn nhanh chóng nắm được ý chính.

Bạn có thể gõ:

Vui lòng cung cấp cho tôi bản tóm tắt của tài liệu này.

Hoặc nhấn vào Tóm tắt tài liệu này trực tiếp trên giao diện.

Bạn cũng có thể chọn định dạng tóm tắt:

• Gạch đầu dòng cho bài thuyết trình
• Ngôn ngữ đơn giản cho người ngoài ngành
• Tổng quan có cấu trúc cho báo cáo nội bộ

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giúp bạn hiểu tổng quan mà không cần đọc từng dòng.

Tăng cường nội dung của bạn

Đối với các nhiệm vụ nghiên cứu, Copilot có thể gợi ý thông tin liên quan để củng cố bài viết của bạn.
Bạn có thể yêu cầu:

Vui lòng đề xuất thông tin và dữ liệu phù hợp để tăng giá trị cho nội dung này.

Tùy vào chế độ bạn sử dụng, Copilot có thể lấy dữ liệu từ:

• Nguồn dữ liệu nội bộ của tổ chức
• Nguồn web bên ngoài

Tuy nhiên, bạn vẫn nên kiểm tra lại nguồn để đảm bảo tính chính xác và tin cậy.

Cải thiện độ rõ ràng, phong cách và khả năng đọc

Copilot có thể chỉnh sửa văn bản của bạn trực tiếp. Ví dụ:

Phân tích đoạn văn này và đề xuất cải thiện về độ rõ ràng, phong cách và sự súc tích.

Điều này giúp nội dung dễ đọc và trau chuốt hơn.
Bạn cũng có thể điều chỉnh bài viết phù hợp nhiều đối tượng khác nhau:

• Viết lại cho đối tượng học sinh cấp 3
• Làm cho đoạn này tự tin hơn
• Thêm sự đồng cảm vào giọng điệu

Làm trang trọng hoặc thân mật văn bản

Nếu bạn cần thay đổi giọng điệu của tài liệu, Copilot có thể thực hiện chỉ trong vài giây.

Ví dụ:

• Làm cho văn bản này trang trọng hơn
• Làm cho thân mật hơn

Sau khi đã thiết lập giọng điệu, Copilot cũng có thể kiểm tra toàn bộ tài liệu để đảm bảo sự nhất quán và cảnh báo những chỗ lệch tông.

Giảm thiên vị và tăng tính bao trùm

Copilot có thể quét tài liệu để phát hiện ngôn từ thiên vị và đề xuất phương án thay thế bao trùm hơn.
Điều này rất hữu ích khi chuẩn bị các báo cáo chính thức, giao tiếp công chúng hoặc bất kỳ nội dung nào cần đáp ứng tiêu chuẩn tổ chức.

Hỗ trợ sáng tạo với từ đồng nghĩa và động từ mạnh

Nếu bạn đang viết sáng tạo hay phân tích mà lặp lại từ ngữ, Copilot có thể gợi ý các lựa chọn thay thế.

Ví dụ:

• Đưa ra năm từ đồng nghĩa cho cụm từ này
• Gợi ý các động từ mạnh hơn cho bản tóm tắt điều hành này

Điều này giúp tăng sự đa dạng, chính xác và tạo ấn tượng mạnh hơn.

Tinh chỉnh câu lệnh của bạn

Một trong những thói quen quan trọng khi làm việc với Copilot là tinh chỉnh câu lệnh.
Câu lệnh càng rõ ràng, cụ thể thì kết quả trả về càng chất lượng.

Hãy thử thêm vào:

• Bối cảnh
• Giới hạn
• Mục tiêu của bạn
• Đối tượng hướng đến

Hãy thử nghiệm, lặp lại và mở rộng câu lệnh cho đến khi kết quả không chỉ tốt mà còn chính xác như bạn cần.

Tóm tắt

Copilot trong Word không chỉ là công cụ soạn thảo. Nó có thể:

• Tạo bản nháp có cấu trúc chỉ từ một mô tả ngắn
• Tóm tắt tài liệu dài ở mọi định dạng
• Gợi ý thông tin nghiên cứu và cải thiện nội dung
• Nâng cao độ rõ ràng, giọng điệu và tính bao trùm
• Đề xuất từ đồng nghĩa và động từ mạnh hơn
• Giúp bạn tinh chỉnh quá trình viết

Nếu bạn muốn hiểu trọn vẹn về Copilot và sử dụng hiệu quả trên toàn bộ Microsoft 365, hãy khám phá chương trình đào tạo Microsoft 365 Copilot Essentials của chúng tôi:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/