أتمتة الردود على رسائل البريد الإلكتروني في Outlook بواسطة الذكاء الاصطناعي

يقوم هذا المسار بأتمتة عملية استقبال رسائل البريد الإلكتروني عبر Outlook، واستخراج محتواها، وتعزيز السياق بوثائق قاعدة المعرفة ذات الصلة، وتوليد ردود احترافية مدعومة بالذكاء الاصطناعي. كما يوفر إمكانية لوكيل الذكاء الاصطناعي لإرسال الردود مباشرة من خلال Outlook، مما يخلق نظاماً متكاملاً للرد الآلي على البريد الإلكتروني.

العملية خطوة بخطوة

1. استقبال وتحليل الرسائل الواردة

• التفعيل: تبدأ العملية عند استقبال رسالة جديدة في Outlook (عقدة “استقبال رسالة جديدة في Outlook”).
• الاستخراج: يتم استخراج بيانات البريد الإلكتروني — بما في ذلك المرسل، المستلمين، نسخة إلى (CC)، نسخة مخفية (BCC)، الموضوع، ونص الرسالة — وإتاحتها للمعالجة اللاحقة.

2. تنسيق البيانات

• التحويل: تُرسل بيانات البريد الإلكتروني الخام إلى عقدة التحليل (“تحليل البيانات”)، التي تحولها إلى نص بسيط باستخدام قالب محدد. يضمن ذلك أن يكون الإدخال إلى وكيل الذكاء الاصطناعي منظماً ونظيفاً.

3. تعزيز المعرفة

• استرجاع المعرفة: يدمج المسار أداة “استرجاع الوثائق”. يبحث هذا المكون عبر مصادر المعرفة المتصلة (وثائق داخلية، ويكيات، أسئلة متكررة، وغيرها) عن ثلاثة وثائق ذات صلة كحد أقصى استناداً إلى محتوى البريد الوارد. تضمن استراتيجية الاسترجاع تغطية متوازنة من كل وثيقة وتتضمن الأقسام ذات الصلة من المحتوى والبيانات الوصفية.

4. توليد الرد بواسطة الذكاء الاصطناعي

• نموذج اللغة: يتم استخدام نموذج اللغة من Anthropic AI (على وجه التحديد نموذج “Claude 3.5 Haiku”) لتوليد الردود. يتم ضبط النموذج بحد أقصى 4000 رمز وقيمة حرارة 0 لإجابات حتمية وموثوقة.
• وكيل الذكاء الاصطناعي: جوهر المسار هو وكيل الذكاء الاصطناعي المعد بالإعدادات التالية:
  • الخلفية: يعمل كـ"مشغل بريد إلكتروني".
  • الهدف: “الإجابة على الرسائل بشكل احترافي بناءً على مصدر المعرفة المقدم في مسترجع الوثائق، باستخدام النبرة والتنسيق الصحيحين.”
  • الأدوات: يمكن للوكيل استخدام كل من أداة استرجاع المعرفة وأداة إرسال البريد في Outlook، مما يتيح له البحث عن المعلومات وإرسال الردود عند الحاجة.
  • الأداء: تم ضبط الوكيل للعمل حتى 10 تكرارات، بحد أقصى 300 ثانية لتنفيذ المهمة، وحد أقصى 100 طلب في الدقيقة. يستخدم التخزين المؤقت لتحسين الكفاءة.

5. صياغة وإرسال الردود

• أداة إرسال البريد: يمكن للوكيل استدعاء أداة “إرسال بريد في Outlook”. يتيح له ذلك صياغة الرسائل وإرسالها، بما في ذلك تحديد المستلمين وCC وBCC والموضوع والمرفقات — ليتم أتمتة عملية الرد بالكامل.

6. الإخراج

• عرض للمستخدم: يُوجه الرد النهائي الذي أنشأه الذكاء الاصطناعي إلى عقدة “مخرج الدردشة”، ليتم عرض الرسالة في واجهة المستخدم للمراجعة أو التدقيق.

ملخص مرئي

لماذا هذا المسار مفيد

• قابلية التوسع: يؤتمت عملية كانت يدوية ومستهلكة للوقت، مما يتيح التعامل السريع مع كميات كبيرة من الرسائل دون الحاجة لموارد بشرية إضافية.
• الاتساق: يضمن ردوداً احترافية ودقيقة ومتوافقة مع العلامة التجارية من خلال الاستفادة من مصادر المعرفة الداخلية المحدثة.
• الاستجابة: يقلل بشكل كبير من زمن الرد على استفسارات العملاء أو الاستفسارات الداخلية.
• إمكانية التدقيق: كل خطوة قابلة للتتبع والمراجعة، مما يدعم الامتثال ومراقبة الجودة.
• قابلية التوسيع: يمكن دمج مصادر معرفة أو أدوات إضافية بسهولة (مثل جدولة التقويم، إجراءات CRM) لمسارات عمل أكثر تعقيداً.

باختصار:
هذا المسار مثالي للمنظمات التي تتطلع إلى أتمتة دعم العملاء، أو مكاتب المساعدة الداخلية، أو أي سيناريو يتطلب فيه ردود بريد إلكتروني عالية الجودة ومدعومة بالمعرفة وعلى نطاق واسع. يستفيد من قوة نماذج اللغة الحديثة، والاسترجاع القوي للمعرفة، والتكامل السلس مع البريد الإلكتروني لتقديم حل أتمتة شامل من البداية للنهاية.