Vyhledávání kontaktů v HubSpotu

Co je komponenta Vyhledávání kontaktů v HubSpotu

Komponenta Vyhledávání kontaktů v HubSpotu vám umožní najít a filtrovat kontakty podle jakékoliv vlastnosti v HubSpotu, včetně vlastních polí. Ve spojení s možností volby operátorů poskytuje desítky unikátních scénářů použití.

Klíčové výhody této komponenty

• Flexibilní vyhledávání podle polí: Filtrování kontaktů podle libovolné vlastnosti v HubSpotu, včetně vlastních polí. Získáte tak plnou kontrolu nad tím, jaká data potřebujete cílit nebo získávat.
• Podpora pokročilých operátorů: Používejte podmínky jako rovná se, větší než, menší než, mezi, obsahuje a další. Díky tomu lze provádět přesné a přizpůsobené dotazy.
• Kompatibilita s workflow: Používejte v kombinaci s dalšími komponentami pro tvorbu kompletních toků. Ideální pro sledování leadů, upozornění nebo synchronizaci dat mezi nástroji.
• Zlepšení datové hygieny: Snadno identifikujte neúplné nebo zastaralé záznamy kontaktů. Pomůže vám udržovat vaše CRM čisté a aktuální.
• Filtrování podle času: Vyhledávání podle data vytvoření či úpravy. Perfektní pro nastavení výročních nabídek, znovuaktivaci nebo detekci neaktivních leadů.
• Možnosti vlastního výstupu: Odesílejte výsledky kamkoliv potřebujete – chat, Slack, Google Sheets, email a další. Umožňuje snadnou automatizaci reportingu a upozornění.

Nastavení komponenty

Operátor

Operátory jsou matematické funkce popisující vztah mezi vaším dotazem a tím, co hledáte. Například můžete hledat přesnou shodu emailů, ale také kontakty vytvořené po určitém datu, kontakty bez určité vlastnosti a mnoho dalšího.

Název vlastnosti

Můžete vyhledávat podle vlastností HubSpotu nebo vlastních objektů. Ve spojení s operátory to umožňuje desítky unikátních scénářů použití. Kromě informací o kontaktu, jako jsou jména, emaily nebo společnosti, můžete také filtrovat podle data vytvoření či úpravy, fáze životního cyklu a dalších údajů.

Další nastavení

• Omezení: Nastavte počet kontaktů, které chcete získat. Výchozí hodnota je 1 pro přesné shody, ale můžete ji zvýšit pro hromadné akce. Mějte na paměti, že s počtem výsledků roste čas zpracování i cena.
• Popis nástroje: Přidejte doplňující informace, které agentovi pomohou pochopit, jak nástroj použít.
• Název nástroje: Zadejte název, který by měl agent ve výstupech používat pro tuto komponentu. Slouží pro vaše pohodlí.
• Verbose: Zvolte, zda má agent zobrazovat svůj myšlenkový postup v rozhraní FlowHunt chatu. To je zvlášť užitečné při ladění.

Handlery

• Nástroj: Připojte komponentu k AI Agentovi jako nástroj. Toto je hlavní výstup, který umožní agentovi používat tuto komponentu například pro vytváření nových záznamů kontaktů.
• Po přidání kontaktu: Připojte další komponenty, které určují, co se má stát po vytvoření kontaktu. Například můžete nastavit Slack notifikace, automaticky aktualizovat Google Sheet nebo dále zpracovávat data.

Jak používat komponentu Vyhledávání kontaktů v HubSpotu

Nyní, když víte, co komponenta umí, podívejme se, jak ji použít. Než ji uvidíte v akci, zde jsou nejčastější příklady využití, které ilustrují, jaké problémy tato komponenta pomáhá řešit:

• Compliance a datová hygiena: Použití operátorů „není v“, „nemá vlastnost“ nebo „obsahuje token“ pro nalezení testovacích leadů, chybějících polí kontaktů nebo nekompletních záznamů pro potlačení či vyčištění.
• Detekce neaktivních leadů: Automatická upozornění na kontakty s lifecycle=lead, které nebyly upraveny po určitou dobu.
• Geo-kampaně: Vyhledávání kontaktů z konkrétních zemí, měst nebo PSČ pro generování a rozesílání lokalizovaných kampaní, pozvánek na akce apod.
• Časově omezené kampaně: Vyhledávání kontaktů s konkrétním datem vytvoření pro výroční nabídky.
• Připomínky na automatické obnovení: Použití operátoru „menší nebo rovno“ na datum poslední úpravy pro vyhledání zákazníků blížících se k obnovení a spuštění kontroly či speciálních nabídek.
• Nový kontakt z klíčových účtů: Detekce nově vytvořených kontaktů z cílových firem pro okamžité spuštění interních upozornění nebo předání správnému obchodníkovi.
• Směrování na základě PSČ: Použití operátoru „je v“ pro přiřazení kontaktů k předdefinovanému seznamu PSČ a přidělení regionálnímu obchodníkovi či k lokalizované kampani.
• Chytré směrování podle zájmu: Použití vlastních polí jako „Zájem = Produkt A“ pro okamžité předání kontaktů relevantnímu obchodníkovi nebo obsahové cestě.

Vytvoření flow pro detekci neaktivních leadů

Vyzkoušíme si komponentu na jednoduchém případě detekce neaktivních leadů. Jinými slovy, budeme hledat kontakty, které mají fázi životního cyklu = lead A datum poslední úpravy X dní zpět.

Pro ukázku to otestujeme jako chatflow. Tento proces lze však plně automatizovat jako cron úlohu a výstupy odesílat kamkoliv potřebujete, například Slack nebo Gmail notifikace pro snadný přístup, případně do tabulky pro automatické reporty.

Postup:

1. Protože jde o chatflow, přidejte Chat Input, Output a History.
2. Přidejte AI Agenta, který bude používat komponentu HubSpot jako nástroj.
3. Protože budete zadávat dvě podmínky hledání, potřebujete dvě komponenty Vyhledávání kontaktů v HubSpotu.
4. Propojte komponenty podle schématu níže:

5. Dále nastavte hledaný Operátor a Název vlastnosti.
6. První komponenta hledá lastmodifieddate, které je větší nebo rovno než X dní zpět. Jinými slovy, hledá neaktivní záznamy:

7. Druhá komponenta hledá lifecyclestage, které je rovno lead. Tímto zajistíte, že se do výsledků nedostanou stávající zákazníci ani jiné typy záznamů:

8. To je vše, co potřebujete pro chatflow, kde lze pokládat dotazy v chatu a získávat výsledky zpět do chatu. Tento Flow lze dále rozvíjet a udělat z něj automaticky spouštěný tok, který výsledky odesílá do aplikací třetích stran místo do chatu.

Vyzkoušejme to v praxi. Do chatu zadáme následující pokyn:

Vrať kontakty, kde je fáze životního cyklu lead A datum poslední úpravy větší nebo rovno 5 dní.

V plně automatizovaném workflow byste instrukce napevno vložili do nastavení AI Agenta a komponenty Vyhledávání kontaktů. Protože jde o chatflow, můžeme instrukci jednoduše zadat do chatu.

Po krátkém zpracování nám Flow vrátil jeden kontakt:

Zkontrolujme, zda je výsledek správný. V seznamu kontaktů v HubSpotu vidíme 4 záznamy. Jeden z nich je však zákazník. Další dva byly upraveny dnes (10. dubna). To znamená, že kontakt, který Flow vrátil, skutečně jako jediný splňuje zadaná kritéria:

V našem příkladu spouštíme Flow ručně a výsledky vyhledávání se vrací do chatu. Můžete ho však snadno předělat na plně automatizované řešení spuštěné jako cron úloha a zaměnit chat výstup za jakýkoliv jiný, například komponentu pro vytvoření Google Sheet pro automatické reporty nebo nástroj pro odeslání Slack zprávy či emailového upozornění.